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マニュアル・取扱説明書はデジタル化!文書電子化のメリット・デメリット

文書電子化のメリット・デメリット

近年では、保管スペースを確保できない、必要なときに書類が見つからないなどの理由でさまざまな文書が電子化されています。従来は紙媒体が一般的だった製品マニュアルや取扱説明書も電子化され、身近にパソコンやタブレット、スマートフォンがあれば、いつでもマニュアルを確認することができるようになりました。

そこで今回は、文書電子化のメリットとデメリットをご紹介します。文書の電子化に興味がある方はぜひ参考にしてください。

文書電子化とは

文書電子化とは、紙媒体に印刷した文書をスキャンしてインターネット上あるいはCDやDVD、USB上にデジタルデータとして保管することを指します。文書電子化によって作成された文書は、言葉を入れ替えて「電子化文書」とも呼ばれます。
はじめからテキストデータとしてコンピューター上で作成された文書の場合は「電子文書」と呼ばれます。

文書電子化のメリット

【メリット1】保管場所を取らない

保管場所を取らない

「捨てられないけれど保管する場所もない」という書類は、どのようなオフィスにもあるのではないでしょうか。
このような書類の保管場所の確保は大変ですが、電子化文書であれば心配無用です。文書電子化によって保管場所を減らし、空いたスペースを別の用途に活用することができます。

【メリット2】検索が容易である

大量に保管された紙文書の中から、閲覧したい文書を探し出すことは非常に手間が掛かります。しかし、電子化した文書であれば必要な情報をスピーディーに探し出すことが可能です。

【メリット3】持ち運びしやすい

重くてかさばる紙文書は、持ち運びには向いていません。たくさんの文書の移動を1度に行う場合は郵送費が発生することも考えられます。一方、電子化文書であれば表示する端末さえあればいつでもどこでも閲覧でき、紙文書と比較して持ち運びの手間や労力が掛かりません。

【メリット4】内容の更新や差し替えが容易

電子化した文書の場合、内容の更新や差し替えはデータを書き換えるだけで済みます。頻繁に情報を更新しなければならない文書の場合、非常に便利です。

文書電子化のデメリット

【デメリット1】電子化に手間や時間が掛かる

手間や時間が掛かる

紙媒体の文書を電子化する場合、一般的には文書のスキャンという作業が発生します。冊子になっている文書をスキャンする場合は断裁しなければならない場合もあるなど、手間が掛かってしまいます。

大量の文書を電子化したい場合は、その分断裁やスキャンの作業が必要です。自社だけで電子化を行おうとすると、コア業務が滞る可能性もあるでしょう。

【デメリット2】システム障害や媒体劣化によるリスクがある

電子化された文書は、データが保管されているサーバーやコンピューターにシステム障害が起きた場合に閲覧できなくなるリスクを持っています。また、文書を保存している媒体も、時間の経過とともに劣化する可能性があります。

【デメリット3】視認性が低下する恐れがある

文書を電子化すると、当然コンピューターなどの画面に表示させることとなります。そのため、画面の光で目が疲れやすくなることが考えられます。文字の大きさやレイアウトなどにもよりますが、紙媒体の方が視認性に優れている場合もあるのです。

おわりに

電子化文書には、保管に場所を取らず、検索や操作、更新が比較的容易、さらに持ち運びしやすいというメリットがあります。
今抱えている大量のマニュアルや書類も、文書電子化サービスを提供している印刷会社に依頼すればデータ化することができます。紙媒体の文書の保管にお悩みの場合は、電子化を検討されてはいかがでしょうか。

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