2017.06.07オンデマンド印刷

【プレゼン資料を印刷する前に】プレゼンテーション資料作成のコツ

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プレゼンテーション資料作成

プレゼンテーション資料作成の際に広く使われているツールといえば、パワーポイントです。営業職や企画職の場合、パワーポイントを使用したプレゼン資料の作成は必須業務の1つともいえるのではないでしょうか。しかし、インパクトのある分かりやすいプレゼン資料を作ることが難しい、と考えている方も多いはずです。

そこで今回は、プレゼンテーション資料作成のコツをまとめました。資料を印刷する前に、ぜひチェックしてください。

自己満足ではなく相手側に立って作る

相手側に立って作るプレゼン資料を作る際、どうしても自己満足な資料になってしまう、という方もいるでしょう。しかし、プレゼン資料は相手に分かりやすく伝えることが目的のものです。見た目の良さばかりを追求してしまったり、資料の中で主観を多く盛り込んでしまったりと、自分中心の独りよがりな資料になってしまうことは避けましょう。相手に対していかに分かりやすく簡潔に物事を伝えることができるか、というところに重点を置きながら資料作成をする必要があります。

分かりやすいプレゼン資料を作成したい場合、使用するカラーは3色程度にとどめることをおすすめします。

1つ目は、主に文字に使用するベースカラーです。2つ目は、見出しやボックスなど強調したい箇所に使用するメインカラー。そして3つ目に、メインカラーと区別したい箇所や特に注目してほしい箇所に使用するアクセントカラーです。3色にとどめることで資料全体に統一感が生まれ、資料の見やすさがアップします。

3つのカラーを決めたら、それ以外のカラーはなるべく使用しないよう気を付けましょう。3色だけだと寂しい、もっとカラフルにして目立たせたい、と考える方は多いかもしれません。しかし色が多いとそれだけ煩雑な印象になり、まとまりがなくなってしまいます。

また、使用するフォントやフォントサイズにも注意が必要です。プレゼン資料は印刷だけでなくスライドにした場合のことも考え、遠くからでも見やすいかどうかを意識して選びましょう。おすすめのフォントは、メイリオ・Meiryo UI・MS Pゴシックの3つです。

また、使用する文字サイズは大・中・小の3種類に設定し、見出しは大、テキスト部分は中、注釈は小など、サイズを使い分けることをおすすめします。文字サイズを使い分けることで、資料がより見やすくなるでしょう。

プレゼンテーション資料全体を整理

資料全体を整理整頓いくら資料の内容が魅力的であっても、資料全体が整理整頓されていなければ相手の心をつかむことはできません。すっきりと整った資料作成を心掛け、見る人に好感を持ってもらえるようにしましょう。

資料を整えたい場合、まずは文字や図形の位置をそろえてください。テキストの開始位置がずれてしまっていたり、間隔が一定ではなく微妙に違っていたりすると、全体的に稚拙な印象になってしまいます。パワーポイントには端や間隔をそろえる機能が備わっているため、有効活用すると良いでしょう。

プレゼン内容を簡潔にまとめる

資料作成の際、伝えたいことをあれもこれもと詰め込みすぎて、かえって分かりづらくなってしまうことは多々あるはずです。あまりたくさんのことを伝えようとしても、プレゼンが終わった際に「結局どんな内容だった?」と印象に残らなくなってしまうことも考えられます。そのため、伝えたい内容を絞って簡潔にまとめることを徹底しましょう。組み込む文章も、できるだけシンプルに短くすることがポイントです。本当に伝えたい内容は大きく、そうでない内容は小さく表示するなど、注目すべきところが一目瞭然になるよう工夫しましょう。

おわりに

今回は、プレゼンテーション資料作成のコツをご紹介しました。ポイントはさまざまですが、基本的には相手が「読みやすい」「分かりやすい」と感じられるよう配慮することが大切です。本当に伝えたい内容をいかにシンプルに分かりやすく伝えることができるか、それがプレゼン資料作成において重視すべきことではないでしょうか。

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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