三井石油開発株式会社

柔軟な対応ができる出張型スキャニングサービスで、
移転に向けた保管スペース縮小化の課題を解決!

CASE STUDY:21
導入商品: 紙資料・書類等の電子化
業種・業態: 石油・エネルギー
三井石油開発株式会社

1969年に三井グループの石油開発会社として誕生した三井石油開発株式会社(以下、三井石油開発)は、石油や天然ガスなどのエネルギー資源の探鉱、開発、生産事業を手がけています。2019年には創業50周年を迎え、昨年、2020年11月に本社オフィスを移転。新オフィスでは、座席を決めないフリーアドレス制の導入とともに、資料の保管スペースを減少させる方針が示されたことで、古くから残る大量の書類を電子化する必要性が出てきました。種類の異なる多くの資料や読み取りにくい手書き文書、かつ機密性の高いものも含まれ、多様な要望に応えたのが、キンコーズの出張電子化サービス(PDFスキャニングサービス)でした。

オフィスの移転に伴う保管スペースの縮小化を目指し、
古い紙資料や文書を電子化へ

三井石油開発が書類・文書の電子化に向けて動き始めたのは、オフィス移転の約1年前。文書管理を統括する経営企画部では、複数の業社にヒアリングや実際の書類によるスキャニング作業を試験的に実施し、自社に合うサービスを比較・検討した。書類は、営業や人事、技術など、部署ごとに内容が異なるため、さまざまな書類に対していかに柔軟に対応できるかが重要なポイントとなった。経営企画部の五代隆行マネジャーは「書類の受け渡しのしやすさや、変更内容への対応力などを考えると、社内でスキャニング作業を行っていただける出張型であることも大きな決め手でした。これらの条件が揃った上で、データの品質、企業の信頼性から判断して決めたのがキンコーズでした」とサービスを十分に理解した上での決断だった。

専門スタッフ出張型のオンサイト運用で、
部署ごとに種類の異なる書類にも柔軟に対応

業務は、社内の会議室に機材を搬入して専門のスタッフが駐在するオンサイト運用で行われた。セキュリティ面においても、現場は完全なオフラインで作業を行い、データはその日のうちにクラウドにアップし、情報漏洩のない状態が確保されていた。スキャニングの仕方については、事前に担当者から提出された仕様書に従って行われるが、細かい要望や注意点については作業スタッフと担当者が直接コミュニケーションをとりながら、柔軟かつ効率的に進められた。「例えば図面であれば数字や線がつぶれないように高い解像度にするとか、ページ数の多いファイルはどこの項目で分けるかとか、スキャニングを熟知されている専門スタッフの方から随時確認をいただけたことで、スムーズに電子化ができました」と、高い満足度を得ることができた。

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ゆとりあるオフィス環境づくり、
コロナ禍の在宅勤務体制にも効果を実感

今回の業務は2020年2月中旬からスタートしたが、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言によって3月中旬に中断を余儀なくされた。9月に作業は無事に再開されたが、新オフィスはコロナ禍体制へのシフトチェンジと重なることとなった。「社内的にもフリーアドレス制を見越してデスク書類の削減など進めていましたが、“在宅勤務”は全くの想定外でした。その意味でも、良いタイミングで一気に電子化が実現でき、データ管理や情報共有化の面からも他社に比べてスムーズに在宅勤務体制をつくることができたと思います」と電子化はコロナ禍対応の一助にもなったようだ。新オフィスには、アクリル板の設置や机の間隔確保などの感染対策も加えられた。そして何よりも、縮小された資料スペースに代わって休憩スペースや打ち合わせルーム等が設けられた。省スペース化を実現する資料・文書の電子化は、これからの働き方に合ったオフィス環境づくりにおいても、欠かせないキーワードとなっていきそうだ。


三井石油開発株式会社

本社所在地:
東京都千代田区大手町一丁目2番1号
Otemachi One 三井物産ビル 14F
設 立: 1969年7月19日
従業員数: 167名(2021年3月31日現在)
資本金: 331億3,340万円(2021年3月31日現在)
Web : https://www.moeco.com
事業内容: 石油、天然ガスその他のエネルギー資源の探鉱、開発、生産、販売ならびに投資

三井石油開発株式会社
経営企画部 マネジャ
五代 隆行 さん