2020.06.12オンデマンド印刷 , ビジネスユーザー

【働き方改革】部署別にみる業務効率化のポイント

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業務効率化のポイント業務効率化は、働き方改革の実現に欠かせません。業務効率化のためにITツールを導入して作業時間を短縮する、会議の回数・時間を見直すなどのほかに、業務の質もスピードも維持するのにアウトソーシングも有効です。

今回は、業務効率化のポイントと併せて、部署別の業務効率化に役立つ方法を紹介します。

 

働き方改革に大切な『業務効率化』とは?

長時間労働の解消を目的に掲げられている働き方改革の実現に欠かせない業務効率化とは、従来の仕事の質も量も維持しながら業務時間を短くすることです。

 

仕事の質も量も維持して業務時間を短縮するには、無駄な業務を無くす、業務に適した人員配置をする、人によって仕事の質に差が出ないようにすることなどが求められます。

 

『業務効率化』で働き方改革を実現しよう!

働き方改革と切り離せない業務効率化の実行には、ITツールやクラウドサービスの導入、業務を効率的に進めるための仕組みづくりや意識を変えるといった個人単位での対策にとどまらず、組織単位での業務の見直しも重要です。

幅広い仕事の業務効率化に活かせるポイントを紹介します。

 

 

業務に優先順位をつける

業務に優先順位をつける複数の業務を効率的にこなすには、優先度の高いものからこなすことがポイントです。

業務の重要度、締め切りまでの時間、完成までに必要な時間などを考えると優先順位をつけやすいでしょう。

締め切りまでに時間がある、または、決められていない業務や苦手意識のある業務は、取りかかるまでに時間がかかったり、着手しても集中できなかったりということが起こる傾向があります。
業務に集中して取り組み質の高い仕事をこなせるように、自分で締め切りを設定して少しずつ進めていくことがおすすめです。

 

 

テンプレートを用意する

何度も同じ文面・単語を使用したメール作成のような、業務中に繰り返し行われる作業があるでしょう。たとえば文書や資料作成では、テンプレートの活用、使用頻度の高い単語の辞書登録、ショートカットキーの使用などでパソコン操作がスピーディになり、業務効率化が実現できます。

 

何度も同じように行われている作業を洗い出し、スピーディに仕上げるために必要なこと・できることを分析することで、業務効率化につながる方法が見つかるでしょう。

 

個人のスキルに合う業務を任せる

苦手な仕事よりも得意な仕事をできる方がスムーズに、そして、やりがいを感じながら仕事を進めることができるでしょう。そこで、質を維持した業務効率化の実現には、従業員のスキルや実績から適性のある業務を見極めて活躍できる仕事を任せることがポイントです。

 

会議を減らす

会議を減らす業務効率化のポイントを押さえているにもかかわらず残業や休日出勤が減らない場合、会議の回数や時間や参加人数の見直しもおすすめです。

定期的に行われている会議の中には、開催スパンを空けても業務に支障がないものもあるので、参加者に適当と感じるスパンや理想の時期を確認するといいでしょう。

回数を減らすのが難しい場合、毎回参加しなくても業務に支障がない従業員の参加を任意性にしてみるのもいいでしょう。参加人数を減らすことで、会議時間を短縮しやすくなります。
その際、会議の情報を不参加者にもしっかりと共有できるような対策をとっておきましょう。

回数や時間の削減で会議に費やしていた時間を他の業務に使えるようになることで、効率化の実現を期待できます。

会議の削減でコミュニケーションの減少が懸念されるので、チャットツールで面白かったことの共有や雑談ができるグループをつくるといった、直接会話できなくてもコミュニケーションを図れる機会は確保して、部署間のつながりを維持することも心がけましょう。

 

テレワークを導入する

テレワークは勤務場所も時間も問わない働き方なので、外回りで空いた時間に作業できる、出張せずに会議ができて移動時間をなくせるなど、業務に費やす時間を増やせるメリットがあります。

自宅での勤務も可能となれば、育児や介護で出社が難しい従業員の雇用維持にも有効です。

 

ITツールやクラウドを活用する

ITツールやクラウドの活用は、業務効率化の促進に貢献します。チャットツールやウェブ会議サービスの導入で、いつでも必要な情報を共有したり場所を問わず会議したりできるので、情報伝達や会議開催の手間が省かれます。

 

また、人事労務管理やタスク管理ができるクラウドサービスの導入は、経費の計算や案件の管理などの効率化につながります。

 

アウトソーシングを活用する

未経験でも慣れればできるような単純作業を外部委託することで、優先順位の高い業務に集中して取り組めます。

また、専門性の高い仕事のアウトソーシングもおすすめです。たとえば、新規顧客の獲得や高い宣伝効果などを目的とした自社メディアを持つ企業は多いですが、効果的なメディアをつくり上げるには高いスキルや専門知識が求められます。

短期間で企業がメリットを得られる高い可能性を期待できることから、アウトソーシングは専門性の高い仕事にも有効でしょう。

 

【働き方改革】部署別にみる業務効率化の取り組み例

部署によってメインの仕事が異なることから、業務効率化のために取り入れるべき仕組みやサービスも部署ごとに異なると考えられます。「広報」「総務」「営業」の業務を例に、業務効率化に有効な具体的な方法を見ていきましょう。

 

広報:販促物の制作時間を削減できるサービス

広報:販促物の制作時間を削減できるサービス自社の新商品やサービスの発信を担当する広報では、DMやカタログといった販促物の制作も業務の1つです。販促物の制作業務では、デザインの考案、発注、管理といった複数の作業が求められます。

 

デザインを専門とする社員が自社にいない中でデザインを考えようとして、販促に効果的なものの制作方法が分からないと悩む方は多いでしょう。

デザインから全て外部委託すると、満足度の高いものを制作することはできますが、自社で制作するよりもコストがかかることに加え、軽微な修正でも時間がかかることも。

 

効果的な販促物の制作には、オンライン上で軽微なデザインの修正(商品・サービスの補足説明を加える、リリース日を変更するなど)や発注が可能なサービスを活用することで、制作に必要な作業の効率化を図れます。

小ロットから発注可能、デジタルカタログにも対応しているサービスであれば、在庫管理の手間や廃棄のコストの削減で販促物の管理に係る業務効率化もできます。

 

総務:クラウド上で管理も発注もできる名刺発注サービス

総務:クラウド上で管理も発注もできる名刺発注サービス文書や備品管理など全ての部署に関する業務を担当する総務では、名刺作成も担当します。人事異動や組織変更などがあれば名刺をつくり直さなければならず、業務の範囲が多岐にわたる総務にとって、名刺作成は効率化を図りたい業務の一つではないでしょうか。

効率的な名刺作成の実現のためには、あらかじめデザインを決めておき、フォーマットをつくっておいたり、依頼された社員に内容を確認したりなどの効率化を考えることがポイントです。

 

名刺作成に係る業務効率化には、クラウド上で管理・発注できるサービスの活用が効果的です。クラウド上で従業員の情報を管理できるので、異動で名刺の変更が必要となった場合もスピーディに対応できます。仕上がりイメージを確認できるメールの送信サービスもあれば、内容確認もスムーズです。

デザイン完成後はクラウド上で発注もできるので、デザインの作成から発注までの工程が簡略化され、効率的に名刺を用意できるようになります。

 

営業:資料作成のアウトソーシング

営業:資料作成のアウトソーシング自社製品・サービスの説明を分かりやすくするのに資料は役立つので、営業担当の方であれば資料作成を担当したことがあるでしょう。お客様とのやりとりや外出の多い営業の方にとって、質の高い資料を限られた時間で作成するのは大変な業務です。

見やすい資料作成にはパワーポイントのようなプレゼンテーションソフトが役立ちますが、ソフトになかなか慣れず作成に時間がかかる方もいるでしょう。

 

限られた時間で分かりやすい資料を作成するには、アウトソーシングが有効なことがあります。プロに資料のデザイン作成をしてもらうことで、資料作成に費やしていた時間に他の業務ができるので、従業員一人あたりがこなせる業務が増えます。

一人ができる業務量が増えることで、部署全体の業務効率化につながります。自身で修正できるよう、資料の納品と同時にデザインデータを渡してもらえるサービスもあります。

 

おわりに

働き方改革の実現に欠かせない業務効率化は、業務を行うのに必要な作業を可能な限り簡略化する、業務に適した人材を配置するなどが求められます。

業務効率化には業務の進め方を見直す、ITツールを導入するなどが有効ですが、アウトソーシングの活用もおすすめです。

資料や名刺などの管理も発注もクラウド上でできるサービスであれば、内容確認や修正といった管理が簡単で、プロによるスピーディな制作・納品が実現されます。効率化を図りたい業務は部署ごとに異なるので、効率化するために自分たちでできることを実践しながら、効率化に役立つサービスの活用も検討してみてください。

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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