2017.06.07オンデマンド印刷

大量の書類はデータ化で整理!紙文書電子化サービスの利点

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紙文書電子化サービスオフィスにあふれかえった大量の書類や、紙文書の保管費用に頭を悩ませてはいませんか?大量の書類をデータ化して整理することは、スペースの確保やコスト削減だけではなく、業務や経営の面でも大きなメリットになります。

そこで今回は、紙文書電子化サービスの利点をご紹介します。

省スペース化によるコスト削減

貴重なオフィス内のスペースを紙文書の保管に使用している場合、企業や業種によって文書量に差があるにせよ、その費用は決して安価なものではありません。日本経済団体連合会の試算によると、経済界における税務書類の保存コストは、年間でおよそ3,000億円にも上ります。

紙文書を電子化する場合、使用頻度の少ないデータを費用がより安く済む外部倉庫に移管できれば、保管に掛かるコストを削減することができます。また、不要な文書の処分も容易に行えるため、保管に使っていたオフィス内のスペースも他の目的のために有効活用することができるでしょう。

業務の効率化

業務の効率化紙文書の場合、必要な情報を探すのにどうしても時間が掛かってしまいます。文書の保管場所まで足を運び、大量の文書の中から索引などを利用し、自分で1つ1つ探さなければならないためです。また、他の人が文書を閲覧している間は参照することができません。

しかし文書を電子化すれば、データを検索で呼び出すだけで必要な情報を簡単に集められるだけでなく、複数のデータを体系的に閲覧することが可能になるため、作業効率が格段にアップします。

さまざまな人が1度に同じ情報を閲覧できることから、支店がある企業などでは遠隔拠点との情報共有も容易になるでしょう。さらに、オフィス内に積まれた文書を一掃することで、従業員が働きやすい快適な環境を整えることができます。

セキュリティの向上

セキュリティの向上紙文書の中には機密事項や個人情報などが含まれる重要書類もありますが、それらをまとめて厳重に管理するといっても、紙媒体のままでは閲覧者や利用履歴を厳密に管理することは難しいかもしれません。また、参照の際に現物を使用しなければならないため、情報漏洩や紛失のリスクも高まります。

このような文書を電子化し、重要書類の原本は書庫や金庫に閉まって保管、基本的には出さないようにするという手もあります。電子化された重要データのアクセス権限を一部の人間のみに制限することで、徹底的にリスクを回避した情報管理を実現できるでしょう。

リスクマネジメントの強化

「事業継続計画(BCP)」という言葉があります。災害やパンデミックなどが起こった場合でも、速やかに事業を復旧・継続できる仕組みのことを意味します。BCPを遂行する意味でも、紙文書の電子化は大きな役割を果たすでしょう。

情報が紙文書でしか保存されていない場合、非常時には保管場所までたどり着くこと自体が困難なこともあり、最悪の場合は情報自体の消失も予想されます。紙文書を電子化し、バックアップを作成してさまざまな拠点で分散管理をした場合、情報がなくなることを避けられるだけではなく、緊急時に素早くデータを取り寄せることが可能です。

おわりに

紙文書電子化の際に1つ注意してほしいことは、すべての文書を電子化するのか、特定のものだけを電子化するのかなど、企業として文書整理のルールをあらかじめ決めておくことです。ルールがきちんと定められた上で紙文書がデータとして整理される場合、情報活用の効率が向上し、新たなビジネスの創出も期待できるでしょう。

しかし紙文書の電子化は自社で行うと多大な手間や時間が掛かります。紙文書電子化サービスを受け付けている業者に依頼し、簡単に電子化を実現しましょう。

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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