マイナンバー制度による企業への影響と、企業の対応・対策方法を確認しよう

最近、ニュースで何かと耳にすることが多い「マイナンバー制度」。2015年10月から個人へのマイナンバー通知が始まり、2016年1月には運用がスタートします。それを受けて、各企業は事前にマイナンバー制度の受け入れ体制を十分に整え、すぐに順応できるように準備をしておく必要があります。

そこで今回は、マイナンバー制度による企業への影響と、企業の対応・対策方法についてまとめました。

マイナンバー制度とは？

マイナンバー制度の正式名称は、「社会保障・税番号制度」。つまり、国民一人一人に独自の番号を割り振り、その番号によって個人情報を管理する制度です。

番号はランダムに構成された12桁の数字で、一度支給されたら生涯変わることはありません。また、番号だけでは決して個人が特定できないようになっています。

2015年10月〜11月末頃までに、全国の自治体からマイナンバーが記載された「通知カード」が自宅に郵送されます。必要に応じて自治体に申請すると、2016年1月以降に個人番号カードの交付を受けることも可能です。

マイナンバーは主に源泉徴収票や確定申告書など、税務書に提出する届出書や調書などに記載することが必要となります。

マイナンバーが企業に与える影響とは？

企業では、源泉徴収票などの所得税関連の書類はもちろん、算定基礎届といった社会保険関連の書類など、役所に提出するものに従業員それぞれのマイナンバーを記載しなければならなくなります。まずは従業員一人一人にマイナンバーの提示を求める必要があるのです。収集したマイナンバーは厳重に管理する必要があるため、マイナンバー管理のためのシステムをしっかりと構築しなければなりません。

企業の対応・対策方法

マイナンバー制度導入にあたり、企業がすべき対策方法はいくつかあります。

まずは先述したように、企業内の組織体制をしっかり整えること。収集したマイナンバーは厳重に管理する必要があるため、人事部や経理部、情報システム部など、直接マイナンバーに関わる部署はもちろん、各営業所や支店などあらゆる分野においてマイナンバー管理体制をきちんと確立させる必要があるでしょう。

例えばマイナンバー管理者を限定する、マイナンバー管理部署は防犯体制の整った環境に移動させるといった対策が考えられます。

マイナンバーの通知はもう始まっています。そして運用まではもう限られた時間しか残されていません。まだシステムが整っていない企業は、早急に対策を練る必要があるでしょう。マイナンバーの収集方法から利用、保管、廃棄までのルールをしっかりと決め、2016年1月のマイナンバー運用を迎えることが大切です。

また、企業が各個人のマイナンバーを管理するにあたり、厳しい処罰に触れることがないように万全の対策を練る必要があります。もしも不正な利益を図る目的でマイナンバーを提供・盗用した場合は、その行為者のみならず、行為者が所属する組織（企業など）に対しても、懲役または罰金が科せられるという直罰規定が定められています。決してマイナンバーを悪用されることがないよう、マイナンバーの取り扱いには十分に気を付ける必要があるのです。

おわりに

今回は、マイナンバー制度による企業への影響と、企業の対応・対策方法についてご紹介しました。マイナンバー制度導入によってもたらされる企業への影響は非常に大きく、管理や運用において企業が請け負う負荷は今後間違いなく増大していくことでしょう。その中でできる限り効率良く対応していけるよう、企業内でプロジェクト体制を整え、しっかりと対策を練っていくことが求められます。