イベント企画初心者のためのポイント
解説！企画書の書き方や考え方は？

今回はイベント企画初心者の方のために基本となるポイントを解説します！

ここ数年でイベントの形も大きく変わり、リアルインベントだけでなくオンラインのイベントも増え大きく発展しました。

この記事ではそんなオンライン・オフラインイベントを初めて企画する場合に必要な、企画書の書き方から考え方、集客のコツまでノウハウをまとめてみましたので、イベント初心者の方は参考にしてみてください。

 

イベント企画初心者の押さえるべきポイント

まずはイベント企画を5W1H（2H）でまとめる

イベントを企画する際に、基本の考え方となるのが5W1H(2H)です。

「When：いつ」
「Where：どこで」
「Who：だれに」
「What：何を」
「Why：なぜ」
「How：どのように」
「How Much：いくら」

をまずは考えましょう。

これはビジネスの基本でもあり、イベント企画に関する考え方に限ったはなしではありませんが、たくさんの人が関わるイベント企画時において、この5W1H(2H)を事前にしっかりと決めておかないと、目的や手段が大きくブレてしまうなんてことも考えられます。

実行に移す際にも大切な指針となりますので、まずは5W1H(2H)をまとめていきましょう。

 

「Why」イベントの目的を考える

イベント企画の5W1H(2H)を考える場合、「なぜ」のイベント開催の目的にあたるWhyから考えることをおすすめします。

イベントを開催・参加することが目的ではなく、なぜ開催するかという目的が重要になるからです。

ゴール設定もこの目的に含まれますので、イベントに集客した後にどうするのかなども考える必要があるでしょう。

 

「Who」イベントで誰に伝えたいのかを考える

目的であるWhyを考えた後は、どんな人に来てもらいたのか「だれに」にあたるWhoを考えましょう。

どんな人をターゲットにするかで、以降で考える必要があるコンテンツの作り方やPRの仕方などにも関わって来ます。

マーケティングにおいても、どんな人をターゲットにするかを考えることは最重要ポイントのひとつになりますので、こんな人というターゲットをより細かく考えることが大切になります。

 

「What」イベントの内容を考える

「何を」にあたるWhatは、イベントの内容やコンテンツになる部分です。

ビジネス分野のイベントであれば、提供しているサービスや商品もWhatの一部に含まれます。

WhyとWhoで考えた目的とターゲットになる人に参加してもらえるようにする手段にあたる部分になりますので、どんなコンテンツを提供し、どのようにPRすればいいのかを考えましょう。

代表的なコンテンツの例として、プレゼンテーションやディスカッションをするなどイベントの肝となる部分ですので、目的が定まった後は一番時間をかけることになると思います。

 

「When」「Where」いつ・どこでイベントをおこなうか考える

ここまで考えた目的・ターゲット・手段は「いつ」「どこで」イベントをおこなうことがもっとも効果的であるかを考えます。

ターゲットとなる人に効果的な日時・場所でイベント開催できるかは集客や結果にも大きく関わってきます。

主催のイベントであるか、既存のイベントに参加するかで日時の選択は変わってしまう場合がありますが、効果的な日時や開催場所が確保できない場合は、イベントそのものをおこなうべきか考え直す必要すらありますので、重要な検討事項となります。

 

「How」イベントで必要なツール・動きなどを考える

Howの「どのように」は、イベント企画において具体的に必要なツールや当日の役割や動きを考えます。

Whatで考えたコンテンツに沿ったツールを準備し、当日の流れや動きを細かく決める必要があります。

とくにオフラインイベントであれば、ブース出展するのに必要なツールからノベルティのような販促グッズなど、事前の細かな準備は沢山あります。

また、事前におこなうイベントの告知もこの部分に含めて考え、何のツールを使いどのように集客するかを考えるのは、イベントを成功に導くための大きなウェイトを占めています。

 

「How much」イベントの予算を考える

通常の5W1Hの考え方の「H」は「How」を指しますが、ビジネスにおける2つ目の「H」には「How much」が含まれます。

最後にこれまで計画したイベント企画に対して、どの程度の予算がかかるかを算出します。

実際にイベントにかかる費用も重要ですが、イベントをおこなうことでどの程度のリターンを得ることができるかなど、費用対効果を考えた上で予算を出しましょう。

イベント運営にかかる費用だけでなく、イベント告知の広告にどの程度投資するかなどによって集客の人数にも影響しますので、綿密な予算の算出が必要です。

 

イベントを企画する場合の種類とメリット

ここ数年でイベント開催の形が大きく変わったことから、イベントを企画する場合でも、オンラインかリアルイベントかなどイベント開催の種類を選択する必要が出てきました。

改めて、イベントの種類とメリットなどをおさらいしておきましょう。

リアルイベント

オンラインイベントが増えたことから、これまでの通常のイベントはリアルイベントやオフラインイベントと呼ばれる様になりました。

リアルイベントが他より優れている点は、以下の様な点といわれています。

・対面によるファン化

・接客による販売（売上アップ）

・リアルコミュニケーションにより反応がすぐわかる

 

感染対策などが必須となりますが、オンラインイベントが主流となっているいまでは、リアルなコミュニケーションを取れる点でのメリットが多くなっています。

 

オンラインイベント

ここ数年で大きくイベントの形を変えたのがオンラインイベントの開催です。

非対面での感染症対策に配慮した方法で広まりましたが、誰でもどこでも参加できることで地方や海外からでも参加できると、大きなメリットとなりました。

・参加が手軽なので参加数、商談数などが増やせる

・データ化できる

 

そのほかにも、上記のようなメリットが生まれるなどこれまでになかった利点も生まれることから、今後もオンラインイベントの発展は進んでいくでしょう。

 

ハイブリット型イベント

リアルとオンラインのいいとこ取りをしたのが、ハイブリット型イベントです。

ハイブリッドイベントとは、イベント会場でリアルなイベントを開催すると同時に、そのまま生ライブ配信、バーチャルブース設置など、オンライン上でもイベントを体験できるイベントのことです。

お互いオンラインだとできることは限られていましたが、音楽やエンターテイメントなどのイベントには相性が良いイベント手法となっています。

費用や技術は必要になるものの、今後このようなハイブリット型イベントもどんどん発展していくことが考えられます。

 

イベント企画書の書き方・考え方は

まとめたポイントを書き出してみよう

イベントを企画する担当者の方は企画するにあたって
「企画書を用意しないとならない、、」
という悩みがあると思いますが、ここまで読んでいただいた方はもう困ることはありません。

前項までで解説した5W1H(2H)をそれぞれの項目ごとに書き出してみましょう。

・目的

・ターゲット

・コンテンツの内容

・場所、日時

・イベントに必要なものや人

・イベントにかかる費用と期待する効果

 

これらがしっかりまとまっていれば、立派な企画書が出来上がるはずです。

多くの人の前でプレゼンなどが必要な場合でも、それぞれのカテゴリごとにスライドを作ってタイトルさえつければプレゼン資料の出来上がりです。

 

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イベント企画までの流れと考え方

企画書ができ予算を取ることができたら、すべての準備作業に入ります。

ここで改めて、イベントの企画から実施までの流れを確認しましょう。

イベント企画の流れ

 

1. イベント企画の考案
   冒頭で述べた「5W1H（2H）」の考え方をおさえて企画を設計していきます。
   
   
2. 企画書の作成
   1で検討した内容を実際に資料や紙に落とし込んで、誰が見てもわかる内容で企画内容をまとめていきます。
   
   
3. 場所・日時の確定
   会場や日程はこの時点で確定してしまいましょう。会場をおさえ、会場規模・イベント規模にあわせた必要な人員をおさえます。スタッフ確保は早めに協力を要請しておきましょう。
   
   
4. 告知・広告の開始
   集客のために告知宣伝活動を行います。チラシ、ウェブ広告、SNS、営業による案内、他部署との連携、外部メディアの活用など、イベント企画に応じて最適な告知方法を検討します。
   
   
5. イベント運営に必要な準備の開始（人・ツール）
   会場設置のための装飾ツール、備品、照明など想定される準備品は全てリスト化しておきましょう。スタッフの役割分担・登壇者のスケジュール確認も同時進行で行います。
   
   
6. イベント開催
   リハーサルを入念に行い本番へ臨みましょう。万が一、エラーが起こっても慌てないように、とっさの指示判断ができる現場責任者を明確にしておくと安心です。
   
   
7. 効果測定・振り返り
   目標とした集客ができたのか？売上達成できたのか？リード獲得できたのか？エンゲージメントはあがったのか？など、イベント目的をどう達成できたのか、また出来なかったのであれば反省点はどこにあったのか次に活かせるように振り返りをしましょう。

 

イベント企画の考え方

イベント自体の考え方は、上記で解説したように、5W1H(2H)をもとに企画すればある程度まとまりますが、「Why」の目的で考えたようにイベントを行うことが目的ではないはずです。

とくに企業においては、イベントを企画・実施するということはイベントをおこなうことで会社にどのような利益が得られるかを求められます。

担当者や責任者として予算管理や人員配置、コンテンツや販促物のチェックと管理することは多岐にわたり、いつのまにか実行することが目的になってしまっていたなんてこともめずらしくありません。

振り返りや効果がどの程度あったかまでを検証し、たとえうまくいかなかったとしても、どこがうまくいかなかったか、次回はどこを改善するかまでを考えることがイベント企画において大切な考え方になるでしょう。

 

まとめ

イベント企画初心者の方に向けたポイントなどを解説してきました。
企業や組織でイベントを企画し開催することはそんなに簡単なことではありません。
とくに担当者や責任者になる方は、企画力やリーダーシップなどが問われる場面でもあります。

今回解説した基本のポイントや考え方などを押さえて、より効果があるイベントを企画・開催に繋げてみてください。

 

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