図面の管理や整理方法に困った場合の
解消方法は？電子化・データ化のすすめ

紙図面を管理する中でよくある問題として、

• 「図面が多すぎていざという時に探すのに手間がかかる」
• 「探したい図面が見つからなくなった」
• 「図面が多い・大きいなどでコピーしたいのにできない」
• 「図面の共有をお願いされたけどできない」
• 「災害に見舞われたらこの図面が全て失われてしまうかも」

こんな問題に直面したことはないでしょうか？
今後、さらに紙の図面が増えることで管理場所を圧迫し、上記のような問題はさらに大きくなることも考えられます。

なんといっても図面の電子化・データ化をすることで、図面が探しやすくなります。
単純なことですが、一番わかりやすく、もっとも実感しやすいメリットです。
バラバラと置いていた図面もルールを定め共有フォルダに保管することで探しやすくなり、無駄な時間を短縮し、業務効率アップが見込めます。
さらに、社内資料を横断的に検索できるツールを導入すればより検索精度をアップさせ、より図面を検索しやすくなります。

図面の電子化・データ化をすることで、メールなどでの共有、コピーをして利用するなどということが簡単になります。
ビジネス上でのやりとりもメールやチャットシステムなどが当たり前になってきている現在では、ファイルのやりとりもオンライン上でおこなわれることがほとんどです。
電子化・データ化をしておくことで部署内や取引先と容易に図面の共有が可能となります。

紙図面をデータ化するとき、PDFデータ化だけでなくCADデータにも変換することができる業者もあります。
大抵はPDFデータを元にCADデータにトレースしてくれて、納品後すぐにCADで開いて編集したり活用することが可能です。
その分費用も掛かるので、全ての図面をCADデータにする必要はありませんが、自社の状況や必要な図面はどれかをしっかり見極めて利用すれば業務の大幅効率化をすることができます。

図面を電子化・データ化することによって、オンライン上でのセキュリティ管理が可能となります。
紙での管理をおこなっていると、管理を担当している人にセキュリティなども任せることとなり、部署移動や退職と同時にセキュリティ上の管理もリスクが大きくなります。

データ管理することで、

• ファイル閲覧の履歴を残す
• ファイルやフォルダを決まった人しか閲覧できないようにする
• 社外への持ち出しを制限する

などセキュリティ上の管理がしやすくなるのも大きなメリットです。

図面は建築や製造などそれぞれ分野で保存義務期間が設けられています。
また、建築士法や建設業法に基づいた図面の管理期間が延長される改正などもおこなわれてことにより、電子保存も認められるようになりました。
こういった期間の管理をするには、電子化しておくことでより管理がしやすくなります。
データで保存しておけば保管期限が過ぎて廃棄した場合でも、再度確認することも可能となります。

図面を紙から電子化することで、さらに進んだ管理方法として図面管理ソフトや図面管理システムを利用できるようになるのもメリットのひとつです。
図面管理ができるソフトやシステムを利用すると、より高度な管理をすることが可能となります。
使用する人が多い場合は、一元管理できることでセキュリティなどだけでなく、常に最新のデータが確認できたり、システム内で効率よく検索ができるなどのメリットがあります。

当然のことですが、データ化するにも運用システムをかえるにも少なからずコストがかかります。
ですが、従業員の残業時間やそれに対する成果などを考えればトータルコストは抑えられる場合もあります。
問題はシステム導入しても使わなくなってしまうことなので、しっかり活用できるよう準備をすることが大切です。

電子化する場合、組織でパソコン操作に慣れていない人が多いとデメリットになる場合があるでしょう。
慣れていない人からすると心理的ハードルも高くなり、導入に賛同を得られないなどということも起こり得ますので、メリットをしっかり伝えオペレーションなども事前に用意することで対策しましょう。

システム的にセキュリティ機能が高まると同時に、物理的な側面ではデータは持ち出しやすくなるともいえます。
これは図面データに限った話ではありませんが、退職した社員が個人情報を持ち出したなどの事件が起きているのも事実ではありますので、運用の方法の取り決めはしっかり事前にとりきめる必要があります。