新型コロナウイルス感染症の感染拡大が始まった当初、展示会は軒並み延期・中止やオンライン展示会に切り替えての実施がほとんどでした。現在はイベント制限が緩和され、オフラインでの開催も増えてきています。オフラインで行う展示会のほうが商品の魅力やサービスの良さが伝わりやすいため、参加を検討している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、現在も対面での接触が感染リスクを伴う行為であることには変わりありません。展示会の出展時には感染対策の実施が必要です。

そこで今回は、withコロナ時代の展示会での感染対策や準備のポイントについてご紹介します。

withコロナにおける展示会の感染リスク

人が一堂に会するイベント事は感染リスクが高いとされていることから、展示会の感染リスクについて懸念をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

やはり対面での会話を伴う商談や試食などを実施する場合は感染リスクが高まるため、対策が必要です。コロナ渦で行われる展示会では、主催者側も換気や消毒などの感染対策を徹底していますが、出展者側でも万全の対策を取るよう努めましょう。

【withコロナの展示会】事前準備のポイント

1.出展の内容を決定する

まずは、出展の目的や目標を明確にします。当日の説明や商談がコンパクトになるよう、展示する商品の数を絞り込み、より伝わりやすいブース作りを心掛けることが大切です。試食やデモ実演などが必要であれば、具体的な内容を決めておきましょう。

2.出展の準備

目的や目標、出展内容が決定したら、準備をしていきます。ここでは、withコロナ時代に必要となるアイテムも合わせて、必要なものをご紹介します。

【感染症対策として必要なもの】

・消毒液

・マスク

・フェイスシールド

・ペーパータオル

・使い捨て手袋

・アクリルボード

【展示に必要になるもの】

・展示品

・商品サンプル

・ポスターやパネル

・商品カタログ

・名刺

これまでの展示会では対面での会話を通して商品の説明をすることが中心でしたが、現在は頻繁な声掛けはなかなか難しい状況です。マスクを着用していると相手の声が聞き取りにくいというデメリットもあります。

そこで注力したいのが、ブースを充実させることです。ポスターやパネルなど説明用の資料をいつも以上に用意すると良いでしょう。

また、展示物にも抗菌対策が必要です。例えば、多くの方の接触や接近が考えられるタッチパネルやポスターなどは、抗菌対策を施すことをおすすめします。

3.商談の準備

商談を短時間で終えられるよう、サービスや商品の説明内容をよく確認しておきましょう。通常の商談内容に加え、コロナ渦だからこそくるであろう質問についても想定しておくと安心です。オンライン会議ツールなどを活用してシミュレーションを実施し、展示会当日に備えましょう。

【withコロナの展示会】来場予定者へお願いしたいこと

withコロナの展示会では、来場予定者にも感染予防対策の協力をお願いする必要があります。

商談アポは事前に予約いただく

商談を希望する来場予定者の方には、事前に予約システムを利用して商談日時を予約いただくようにしましょう。予約の際に説明を希望する商材やニーズなどを記載いただければ、当日の資料準備や説明内容の短縮につながります。

また、ブースに来ていただいた際に商談の対応ができないと、その場でお待ちいただくか再訪いただくことになります。人の行き来を減らすためにも、事前の商談予約を呼び掛けましょう。

オンライン名刺交換を活用する

名刺交換は、名刺を介しての接触感染リスクを伴うため、できれば避けたいところ。しかし、商談相手と名刺交換をしないわけにはいきません。

そこでおすすめなのが、オンライン名刺交換です。接触時間を減らしながらも名刺交換ができますし、スピーディーに名刺管理ツールへの連携ができるのもメリットです。

【withコロナの展示会】出展側の社員が注意すべきこと

続いて、展示会に出展する企業の社員が気をつけたいことをご紹介します。

日別名簿を作成する

展示会に参加した社員や、説明会・商談にいらした方の名簿を作成して、日別に管理しておくようにします。万が一感染者が出た場合は、名簿を確認し連絡することができます。そのため、名簿は少なくとも3週間以上保管しておきましょう。

体調に不安があれば展示会への参加は避ける

展示会に参加する社員については、体温と体調を厳密に確認するようにしてください。展示会当日、37.5℃以上の発熱がある場合や体調に不安がある場合は、該当社員や濃厚接触の恐れがある社員の参加は避けましょう。

マスクは必ず着用し、大声での集客は避ける

マスクは鼻から顎までを覆うように正しく着用し、商談中も外すことのないように注意しましょう。また、大声で呼びかけや商談をすることは避けます。距離も最低でも1ｍ（理想は2ｍ以上）は離れて話すことが理想です。握手などの接触も控えるようにしましょう。

こまめな手洗い・消毒を実施

手洗いや手指の消毒は、感染症対策の基本です。こまめな手洗い・消毒を実施するようにしましょう。

商談相手の安心感を高めるため、商談前には必ず手指の消毒を行うことをおすすめします。

【withコロナの展示会】会期中の展示会ブース内の感染対策

パーテーションを設置する

新型コロナウイルス感染症は、飛沫感染する感染症です。商談する場所で対面になる場合は、パーテーションを設置しましょう。

持ち運びが簡単な軽量のパーテーションなら、会場への持ち込み時はもちろん、表面の消毒やブース内の移動も楽になります。

テーブルやイス、接触する部分はこまめに消毒をする

商談に利用するテーブルやイスは、商談ごとに毎回消毒するようにします。ブース内の高頻度で接触する部分についてもこまめに消毒しておきましょう。

商談ブースでの飲食の提供はできるだけ控える

会話を伴う飲食は感染リスクが高まるため、ブース内や商談時の飲食提供は極力控えたほうが良いでしょう。もし、飲み物を提供する場合は、ペットボトルのままの提供や紙コップに入れて提供することをおすすめします。

密集しないように注意する

密集してしまいそうなときは、間隔を空けるように誘導します。

また、ブース内の入場も人数制限をすると良いでしょう。待機列ができそうな場合は、密集しないようにソーシャルディスタンスを保つための足元サインを設置すると安心です。

通常よりも来場者数は少ないかもしれませんが、場合によっては人が一箇所に集まることも想定できます。できるだけ、密集が起こらないように心がけましょう。

ノベルティに感染対策グッズを配布するのもおすすめ

ノベルティとして感染対策グッズを配布するのも良いでしょう。感染予防ノベルティグッズは、マスクやミニ除菌スプレー、ウェットティッシュなどが一般的です。

珍しいノベルティグッズとしては、マスクケースがおすすめです。食事中などマスクを外さなければいけない場面でマスクケースが大活躍。他とは被りにくいため、印象に残りやすい点もメリットです。

【withコロナの展示会】会期後の対応・フォロー

展示会後は、これまで通り名刺交換した方へのお礼のご連絡や、依頼されたサンプル・見積書の送付などを速やかに行いましょう。ただ、withコロナ時代だからこその対応・フォローの仕方があります。ここでは、withコロナの展示会における会期後の対応とフォローについてご紹介します。

片付け後にも除菌

展示会の最中だけではなく、会期後も除菌が必要です。使用した机やイスはもちろん、パネルなどの備品も除菌していきます。

廃棄物は袋に入れて処分する

使用したマスクやフェイスシールド、ゴム手袋などを破棄する際は、ウイルスが付着している恐れがあるため、袋に入れて密封した状態で破棄します。

オンライン商談の活用

直接訪問することが難しい場合もあるため、展示会後はオンライン商談を活用するようにしましょう。ブースで直接商談した方についても、詳細をお伝えするためにオンライン商談の活用が有効です。

オンライン商談やリモート営業については、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。

オンライン商談の活用を！テレワーク中のリモート営業を成功させるコツ

おわりに

今回は、展示会での出展時に行いたい感染対策や準備のポイントについてご紹介しました。

withコロナ時代の展示会へ出展する際は、感染対策が重要です。事前に商談アポが取れるように予約サービスやオンライン名刺交換などのオンラインツールを活用しましょう。

ブースの感染対策もとても大切です。手指の消毒やパーテーション、マスクなどを用意して感染症を広めないように努めましょう。