2020.07.08オンデマンド印刷 , ビジネスユーザー

テレワークでも押印が可能になる電子署名(電子印鑑)のメリットとは?

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電子署名・電子印鑑とは新型コロナウイルス流行による緊急事態宣言の発出や働き方改革などによって、多くの企業がテレワークを実施するようになりました。しかし、テレワーク環境での契約書などへの押印対応に苦慮している企業も多いと報じられています。

そこでこの記事では、テレワーク環境でも押印がしやすくなる電子署名(電子印鑑)をご紹介します。電子印鑑が持つ法的効力やメリット、デメリットについても解説しますので、電子署名をご検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

 

電子署名・電子印鑑とは

電子署名(電子印鑑)の法的効力電子署名(電子印鑑)とは、パソコン上の書類に対して、押印したかのような効力を持たせることができるもののことです。印鑑の画像データを使用した電子印鑑と、電子証明書による非改ざん証明まで可能な電子署名の2種類があります。

 

電子署名と電子印鑑は同一のもののように扱われることがありますが、この2つには明確な違いがあります。

 

 

印影を画像に変換しただけの「電子印鑑」

お手持ちの印鑑を画像に変換したものや、専用ソフトを利用して印影データのみで作成したものを電子印鑑といいます。

 

電子印鑑はただの画像データであるため、誰がいつどこでどのように作成したものなのかが、定かではなくなります。また簡単にコピーが可能なため、セキュリティ的にも弱いとされていて、ビジネスシーンではあまり利用されません。

 

作成者などの情報まで埋め込まれた「電子署名」

一方で、作成者や使用者などの情報を埋め込むタイプのものとして、電子署名があります。

情報が埋め込まれた電子署名を押印することで、電子署名を押印した本人が書類の作成者であることを証明するとともに、その後書類が改ざんされていないことも証明できます。

 

この電子署名には、電子証明書と呼ばれる、認証事業者が発行した証明書が利用されます。電子証明書の認証事業者は、「電子署名及び認証業務に関する法律による認定認証業務一覧」という形で、経済産業省のホームページでも公開されています。

これらの認定認証事業者が本人確認などを行ってから電子証明書を発行することで、本人のものであるという証明を行います。

 

電子署名(電子印鑑)の法的効力

電子署名(電子印鑑)の法的効力では、電子署名(電子印鑑)には、実際に押印したことと同じ法的効力はあるのでしょうか。

ここからは、電子署名(電子印鑑)の法的効力についてみていきましょう。

 

電子署名(電子印鑑)が可能な文書

2005年に施行されたe-文書法では、会計帳簿、注文書、請求書など、一部の契約文書の電子化が認められるようになりました。そのため、企業間取引などで使用される多くの書類に、電子署名を公的に使用することが可能です。

 

ただし、企業によっては電子署名の使用を認めていないところもあります。このような企業との取引では、従来の印鑑での押印が必要となってしまいます。

また一部の契約書では電子署名が認められていません。例えばマンション管理組合との管理業務委託契約書や宅地建物売買等媒介契約書などが挙げられます。このような文書の場合も、書面での交付と押印が必要となります。

 

認印、実印と電子署名(電子印鑑)の法的効力の差

画像をデータ化しただけのものである電子印鑑は、どこにも登録していない印鑑である「認印」と同等の法的効力を持っているといわれています。これは、おそらく本人が確認したであろう、というレベルの証拠能力となります。なお会社印(角印)も認印のひとつになりますので、電子印鑑は会社印と同等ともいえます。

 

一方、認証業者に認証を得ている電子署名は、銀行や役所などに届け出を行っている「実印」と同等の法的効力を持つとされています。これは、本人であることを確認したというレベルの高い証拠能力になります。

なお、実印と同等の法的効力を持つとされる電子署名は、会社の実印である代表社印(丸印)とも同等ということになります。

 

このように、電子署名(電子印鑑)は、相手企業から使用を認められれば、多くの書類で従来の実印と同等の法的効力を持った状態で使用することが可能です。

 

電子署名(電子印鑑)のメリット

電子署名(電子印鑑)のメリット電子署名(電子印鑑)には、従来の印鑑と同等の法的効力があることがわかりましたが、一方で、この電子署名(電子印鑑)には、従来の印鑑にはないメリットがいくつかあります。順番に見ていきましょう。

 

業務フローの簡略化

一般的な契約の場合、書類を郵送するなどして両社で押印をする必要があるため、契約成立までに両社共に多くの手間が掛かります。一方、電子署名(電子印鑑)の場合はこのような手続きを簡略化でき、データ上の作業のみで完結するようになります。

 

コスト削減

コスト削減ペーパーレス化という観点でもおすすめされる電子署名(電子印鑑)は、印刷代が削減できるメリットもあります。あわせて、印刷したものを郵送する手間とコストも削減することが可能です。

また、一定期間保管しておかないといけない書類の保管スペースや管理コストの削減も可能になります。

これ以外に、書類に不備があった場合の再印刷、再出力の手間や時間的コストなど、契約にまつわるさまざまなコストを削減することができます。

 

内容改ざんリスクの低下

従来の押印による契約書と違い、電子署名による契約書は改ざんされた場合に判明するようになっています。そのため、割印よりも高い精度で書類の内容改ざんリスクを低減させることが可能です。

 

耐久性の強化

紙面での契約の場合、破損や劣化などのリスクがあります。しかし電子署名(電子印鑑)を使用した電子契約に切り替えることで、契約書を汚損・紛失するリスクの低減が可能です。

 

電子署名(電子印鑑)の注意点

電子署名(電子印鑑)の注意点このようにメリットの多い電子署名(電子印鑑)ですが、導入するにあたっては、注意しなければならない点もあります。ここでは2つの注意点をご紹介します。

 

導入に準備が必要

取引先企業への周知のみならず、社内にも電子署名(電子印鑑)を使用する旨を説明する必要があります。

現在ではまだ電子署名(電子印鑑)に慣れていない人も多く、どちらを使っても良いとなった場合、従来の印鑑ばかりが使用される場合もあります。

そのため、契約時のフローが変更されること、対応が簡単になることなどを社内で説明し、導入に向けて準備をする必要があります。

このような手間を惜しむと、いざ導入となった際に現場で混乱を招く恐れもあります。

 

電子署名が使用できないケースもある

上述の通り、取引先企業が全面的に電子署名(電子印鑑)の使用を認めていない場合があります。また労働条件通知書などのように、書面での交付が必要なため電子署名(電子印鑑)を使用できない書類もあり、企業によっては自社の書面であっても電子署名(電子印鑑)ですべてを対応することが難しい場合もあります。

 

おわりに

電子署名(電子印鑑)は、業務フローの簡略化とコスト削減が実現できるだけなく、実印と同等の法的効力も持つことができます。一方で、準備が必要となるほか、取引先企業の意向によっては使える書類にある程度制約が出てくるなどのデメリットも存在します。

しかし電子署名(電子印鑑)にはメリットも多くあり、今後さらに使える場面は増えてくることが想定されます。

テレワーク環境の中で、押印のためだけに出社するなどということがないように、メリットとデメリットをよく理解したうえで、電子署名(電子印鑑)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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