会議の効率化で働き方改革！
効率化・時間短縮のためのポイントとは

「日頃から会議が多く、業務が進まない」「会議に集まっても、特に何も決まらない」。このような会議に対して無駄を感じているという方の中には、具体的な対策が思いつかずに困っている方もいると思います。

そこで今回は、会議を効率化・時間短縮して働き方改革をするためのポイントをご紹介します。

会議の効率化・時間短縮ポイント【事前準備】

会議を効率良く進めるためには、しっかりとした事前準備を行うことが重要です。会議に先立ち、以下の4点を済ませておきましょう。

【1】会議の目的、ゴールを決めておく

同じ会議でも、参加者が意見を出し合って新しいアイデアを生み出すための会議（ブレスト会議）もあれば、重要事項を決定するための会議もあります。会議の目的とゴール（ブレスト会議でアイデアを30本出すなど）を決めて、参加者に周知するようにしましょう。

【2】アジェンダや資料を事前に共有する

アジェンダや資料が事前に共有されていないと、参加者は会議で議論される内容を十分に理解せずに会議に臨むため、活発な意見交換が難しくなることがあります。アジェンダや資料は遅くとも前日までに共有し、目を通してもらいましょう。

【3】進行役を決めておく

会議の進行役（ファシリテーター）は、中立的な立場から議論の合意形成を図ります。会議の進行役を決めておくことで、特定の参加者ばかりが発言をしたり、意見の違いから感情的な対立が生まれたりすることを防げます。

【4】会議の参加者を限定する

関係者すべてを会議に呼ぶと、人数が増えて一人ひとりの発言時間が短くなってしまいます。そのため、参加者は議論に直接関係のある社員に限定し、他の関係者には資料と議事録の送付だけにとどめるのも1つの方法です。

会議の効率化・時間短縮ポイント【会議中】

会議のルールを設けることで、密度の濃い会議にすることができます。ポイントは以下の3つです。

【1】スマホやPCの持ち込みを禁止する

会議にスマホやPCを持ち込み、メールチェックや会議とは無関係の業務（内職）に精を出す社員も少なくありません。会議がいつも長引いてしまうという場合は、プレゼンテーション担当者や議事録担当者を除いて、スマホやPCの持ち込みを禁止するというルールを設けてみてはいかがでしょうか。

【2】発言時のルールを決めておく

有意義な会議となるよう、発言時のルールを決めておきましょう。「お互いの意見を尊重する」「参加者の意見に最後まで耳を傾ける」「発言する際は、挙手をして進行役の指名を受ける」などのルールを設けることによって、会議がスムーズに進みやすくなります。

【3】意思決定は会議中に行う

会議が終わらない理由の1つは、「会議時間内に意思決定できなくても、時間を延ばせば良い」と参加者が考えているからです。

会議の時間を設定したら、その時間内に意思決定（ブレスト会議の場合はアイデア出し）まで行うようにしましょう。議題ごとに時間を区切る、スムーズに会議が進んだ場合は予定よりも早く会議を終了するなどの方法も取り入れてみると良いのではないでしょうか。

貸し会議室やコワーキングスペースで、外出時でも効率良く会議

外出先で会議をする必要がある場合は、貸し会議室やコワーキングスペースを利用できます。ファミリーレストランやカフェとは異なり、人数分の席を確保できなかったり、店内が騒がしくて話に集中できなかったりすることはありません。

貸し会議室やコワーキングスペースからビデオ通話で社内の会議に参加することも可能なため、外出先から会議のために帰社し、会議終了後にまた外出するという手間も省けます。

また、利用時間に応じて料金が発生することが一般的なため、時間を意識して会議を行うことで、無駄を省けるという効果も期待できるでしょう。

おわりに

今回は、会議を効率良く進めるためのポイントについてご紹介しました。

事前準備と会議のルールづくりを行うことで、会議の時間短縮を図ることができます。また、会議を行う際は会議室への移動を必要とするため、移動時間の削減も含めて考えるようにしましょう。外出先での打ち合わせやビデオ通話による会議を行う場合は、貸し会議室やコワーキングスペースの利用を検討されることをおすすめします。

キンコーズのおすすめ商品はこちら