事前注文＆出先で受取！
オンラインプリントを使ったスマート出張のススメ

出張先で使用する書類などの印刷物が数多くあるとき、前日までに必要な部数すべてを出力してハンドキャリーで直接持ち込んで一苦労した、という経験をお持ちの方もいると思います。また、出先で急に必要になった書類を出力するため、勤務先からデータを手に入れることに四苦八苦したという方もいるのではないでしょうか。

今回は、オンラインプリントを活用して出張時の手間を省き、移動をより楽にするコツをご紹介します。荷物と手間を可能な限り省いた、「スマート出張」を実現するためにぜひご活用ください。

【出張を快適にする印刷術その1】コンビニプリントの活用

一昔前に比べて、コンビニにあるマルチコピー機は大幅に進化しています。今では多くのコンビニチェーンでオンラインプリントサービスが展開されており、簡単な利用方法で出力したいデータを全国のコンビニでプリントアウトすることが可能です。

コンビニチェーンによってプリントサービスの利用法は異なりますが、代表的なものとして以下の2種類が挙げられます。

1.ユーザー登録をした上で、指定のサイトやアプリでデータを送信し、店頭で出力する

2.事前登録などは不要で、指定のアドレスにメール添付でデータを送信し、店頭で出力する

「プリントアウトした書類がとりあえず必要」という場合には十分活用できますが、コンビニプリントでは以下のように注意したい点も多くあります。

・数十枚を超える多くの枚数が必要となると、店頭では出力しにくい

・コンビニチェーンによっては、一部の地域で店舗展開がされていない

・サービスの種類によって、対応していないファイル形式がある

・高品質な用紙や印刷を求める場合、コンビニプリントでは対応が難しい

・データをクラウドサービスに送信することは、社内情報の機密保持上不安がある

上記の点を確認し、問題なければコンビニプリントは便利で有用な方法といえるでしょう。しかし、枚数や印刷品質、あるいは機密保持の問題でコンビニプリントの利用が難しいとなれば、次にご紹介する「印刷会社にオンライン発注して出張先で受け取る方法」がおすすめです。

【出張を快適にする印刷術その2】印刷会社にオンライン発注する方法

出張に伴って大量または高品質の印刷物が必要な場合には、印刷会社にネットで制作を依頼の上、配送や店頭で受け取る方法がおすすめです。

出張で使用する印刷物で「用紙を指定したい」「プリント部数が多い」「製本が必要」などの要望があれば、オフィスに居ながらにして印刷会社にデータを直接送って発注できるオンラインサービスを活用すると良いでしょう。もちろん、印刷会社であれば社外秘の情報がもれる心配もありません。

出来上がった印刷物を配送してもらえる場合は、出張先を配送先に指定すれば安心して出張に出掛けられます。また、全国展開している印刷会社であれば、出張先の最寄り店舗を受取先に指定して、出先の店舗で直接受け取れるサービスも利用可能です。ただし、印刷会社に出張用の書類を制作依頼する場合には、印刷会社の納期に合うスケジュールでデータを作成することが必要なため、気を付けましょう。

おわりに

今回は、出張時に必要な書類のデータをネットで注文して出先で受け取れる「スマート出張」の方法についてご紹介しました。

「出張先で作成したデータをすぐにプリントアウトしたい」「1枚単位で少数のプリントが必要」「機密上問題がない」という場合にはコンビニでのプリントサービスがおすすめです。また、「多くの書類を出張先まで持ち運ぶのが大変」「製本して冊子にした資料が出張先で必要」「機密情報を守りたい」などの場合には、印刷会社のオンラインサービスで注文というように、用途や要望に応じてプリントの方法を使い分けると良いでしょう。