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カタログの受発注の作業フローが改善!
特例子会社による企業内印刷室の運営課題にも効果。

カタログの受発注の作業フローが改善!
特例子会社による企業内印刷室の運営課題にも効果。

CASE STUDY:30
導入商品: 販促物管理クラウドシステム「オンデマンドMPM」
業種・業態:情報機器

複合機メーカーであるコニカミノルタ株式会社のグループ会社として、オフィス機器の販売やデジタル技術を活用したソリューション提案を行っているコニカミノルタジャパン株式会社(以下、コニカミノルタジャパン)

そして、取り扱う商材の各種カタログの印刷業務を担っているのが、同グループの特例子会社であるコニカミノルタウイズユー株式会社(以下、ウイズユー)です。

複合機メーカーであるコニカミノルタ株式会社のグループ会社として、オフィス機器の販売やデジタル技術を活用したソリューション提案を行っているコニカミノルタジャパン株式会社(以下、コニカミノルタジャパン)

そして、取り扱う商材の各種カタログの印刷業務を担っているのが、同グループの特例子会社であるコニカミノルタウイズユー株式会社(以下、ウイズユー)です。

浜松町ビル内にCRD(社内集中印刷室)を構え、メンバーと呼ばれる障がいのある従業員が業務を担当しています。

2023年よりカタログの発注システムにキンコーズのオンデマンドMPMを導入。

その後の変化やメリットを発注側、受注側の両方の視点からお聞きしました。

浜松町ビル内にCRD(社内集中印刷室)を構え、メンバーと呼ばれる障がいのある従業員が業務を担当しています。

2023年よりカタログの発注システムにキンコーズのオンデマンドMPMを導入。その後の変化やメリットを発注側、受注側の両方の視点からお聞きしました。

各種商品カタログ
オンデマンド印刷のメニューは現時点で100種類以上にまで増加

カタログ印刷の作業風景
現在、浜松町のCRDではメンバー5名、指導員3名で運営

[ 課題 ] カタログの受発注業務の属人化

[ 課題 ] カタログの受発注業務の属人化

[ ご提案 ] オンデマンドMPMを導入し発注プロセスの改善
[ 効 果 ] 業務フローや生産性の向上、廃棄ロスを削減

[ ご提案 ]
オンデマンドMPMを導入し発注プロセスの改善
[ 効 果 ] 

業務フローや生産性の向上、廃棄ロスを削減

カタログの受発注システムにオンデマンドMPMを導入

コニカミノルタジャパン株式会社
プロフェッショナルプリント事業部 プリントソリューション統括部 マーケティングソリューション販売推進部 クロスマーケティングループ グループリーダー/清野 治樹さん

コニカミノルタジャパン株式会社

プロフェッショナルプリント事業部プリントソリューション統括部
マーケティングソリューション販売推進部クロスマーケティングループ
グループリーダー 清野 治樹さん
オンデマンド印刷機などの販売から、企業内印刷室の立ち上げ支援までを行う、営業支援を担当。

コニカミノルタジャパン株式会社
マーケティング統括部 マーケティング企画部 
メディアコンテンツG/櫨元 江里さん

コニカミノルタジャパン株式会社

マーケティング統括部 マーケティング企画部
メディアコンテンツG
櫨元 江里さん
新システムに移行後、カタログの管理全般から、オンデマンドMPMを使ったカタログ発注の確認・承認業務を担当。

※その他にインタビューにご協力いただいた方
コニカミノルタジャパン株式会社​ マーケティング統括部 マーケティング企画部 ​ メディアコンテンツG/宇都 夏希さん
​カタログの管理全般から発注を担当。旧システムからオンデマンドMPMへのシステム切り替えに従事。​

少子高齢化による労働力不足や新型コロナウイルス感染症の拡大を契機に、働き方や職場環境が急速に見直されている。そうしたお客様のさまざまな課題に合わせたソリューションを提供するため、膨大な数の商材を取り扱うコニカノルタジャパン。

商談に欠かせないカタログも多種多様に制作されており、その発注や管理は重要な仕事の一つだ。

カタログの受発注はかねてより自社製のシステムが使われてきたが、年月を経て更新が必要となり、見直しを図るタイミングでキンコーズのオンデマンドMPMが導入されることとなった。旧システムの頃からカタログの管理・発注業務を担当するマーケティング企画部の宇都さんは、

「旧システムでは、発注を希望する従業員からメールが届き、システムに入力をしていました。最新カタログの情報共有が行き届いていないことがあったため担当者に確認を取る作業も発生しており、作業フローの改善がしたいと考えていました。」

と、移行の経緯を振り返る。導入にあたっては、キンコーズと綿密な打ち合わせを繰り返し、関係者からのさまざまな要望を反映。

オンデマンドMPMでの発注画面において、すべてのカタログを文字表示ではなくサムネイル表示にしたり、カタログと価格表をセットで発注できるようにしたりと、より使いやすさをめざしたカスタマイズを施し、2023年7月に運用がスタートした。

シンプルでわかりやすいUIで、業務フローが向上

コニカミノルタウイズユー株式会社 浜松町グループ グループリーダー/宮本 信太郎さん

コニカミノルタウイズユー株式会社

浜松町グループ グループリーダー
宮本信太郎さん

浜松町ビル内にあるCRDで印刷業務などを請け負うグループの業務責任者。

コニカミノルタウイズユー株式会社
浜松町グループ メンバー/松山 悠人さん

コニカミノルタウイズユー株式会社

浜松町グループ メンバー
松山 悠人さん

CRD において、各種カタログの発注処理から印刷、梱包、発送など一連の業務を担当。

オンデマンドMPMの導入により、業務フローは大きく改善された。現在カタログ発注の承認を担当する櫨元さんは、

「発注したい人が、直接システムを操作できることが一番大きな変化です。私は住所や部数を確認し、あとは承認ボタンを押すだけなので明らかに業務負担は軽減されました。従業員からも、自分で最新のカタログやセット内容を確認してから発注できるので便利だという声が届いています。」

と導入効果を実感されている。

同時に印刷を受注するウイズユーでも、作業現場ではいくつもの変化があった。CRDの現場を統括している宮本さんは、

画面がシンプルでわかりやすく、ボタン一つでこの案件は製造中なのか、受注処理が終わっていないのかなどステータス管理がしやすくなりました。今ではほぼ指導員の介入なく業務ができるようになり、システムが整うことでメンバーの活躍できるフィールドがもっと広がると感じています。」と語る。

実際に印刷業務を担当している松山さんも

「進捗状況がわかりやすくなったため、発送忘れなどを防ぐことができます。他にも納品伝票にお問い合わせ番号が入力できるようになり、履歴などの検索もしやすくなりました。」

と、現場のニーズに応えたUIの改善によって、作業性の向上やケアレスミスの削減を実現している。

グループの連携が新たなソリューションへ

キンコーズ・ジャパン株式会社
担当営業/車塚さん

キンコーズ・ジャパン株式会社
推進担当
車塚さん

キンコーズ・ジャパン株式会社 担当営業/阿部さん

キンコーズ・ジャパン株式会社
担当営業
阿部さん

オンデマンドMPMの導入から約1年が経過し、もう一つ大きな効果を現したのが廃棄ロスの減少だ。大量部数が必要なカタログはオフセット印刷を行っているものの、発注状況によってオンデマンド印刷への切り替えも行っている。

「オフセット印刷では、データに変更が生じた場合はどうしても在庫を廃棄しなければならない。オンデマンドへ移行したことで、廃棄量も1万冊以上減少する見込みが立ちました。」

と確実に効果は現れている。また、キンコーズの営業担当者の阿部さんは

「オンデマンド印刷化が進む中で、今後、印刷部数の増加や短納期への対応が必要になった場合はキンコーズが作業フォローに入ることも可能です。」

と語るように、カタログを滞りなく供給するためのバックアップ体制も整えられている。さらに印刷機などの販売を担当する清野さんは、

「私たちはプリンターなどの機器を販売するだけでなく、特例子会社のような企業内印刷室の立ち上げ支援も行っています。グループが持つノウハウを活かして、機器とシステムを合わせた提案をするなど、さらにお客さまの現場が安定稼働するところまでご支援ができるのではと考えています。」

と期待を高めている。キンコーズを含むグループ3社によるシナジーの強まりが、新たなソリューションを生み出すきっかけとなり、可能性を広げていく。

コニカミノルタジャパン㈱メンバーと、コニカミノルタウイズユー㈱メンバー
現在、月に1回程度の定例会を開催し、機能についての情報共有や改善点のヒヤリングを実施。
使用していく中で使い勝手の悪い部分を改善していけることもオンデマンドMPMのメリット。

コニカミノルタジャパン株式会社

所在地  東京都港区芝浦1-1-1浜松町ビルディング 26F

設 立  1947年11月

従業員数 3,245名(2024年4月現在)

事業内容 複合機(MFP)・プリンター、印刷用機器、ヘルスケア用機器、産業用計測機器などの販売、並びにそれらの関連消耗品、ソリューション・サービスなど。新規注力事業の強化・拡充のための開発、企画、マーケティングなど。

コニカミノルタジャパン㈱メンバー皆さま

コニカミノルタウイズユー株式会社

所在地  東京都八王子市石川町2970コニカミノルタ東京サイト八王子

設 立  2013年10月1日

特例子会社認定日 2013年11月6日

従業員数 185名(内障がい者従業員数128名 2024年4月1日現在)
     障がい種別内訳(知的障がい:123名、精神障がい:13名、身体障がい:1名)※延べ人数

事業内容 デジタル印刷および付帯業務、データ入力、スキャン業務、園芸、園芸関係加工品制作、カフェ・ショップ業務、コピー用紙補充、機密文書回収/シュレッダー業務、機械メンテナンス、メール仕分け/集配業務、社史管理業務

コニカミノルタウイズユー㈱メンバー皆さま

※インタビュー内容、役職、所属部署は取材当時のものです。

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