2019.05.29セルフサービス , ビジネスユーザー

コワーキングスペースでイベント開催!運営者が気をつけたいこと

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コワーキングスペース

働く場所としてだけではなく、イベント開催の場としても注目されている「コワーキングスペース」。コワーキングスペースでイベントを予定されている方、中でも初めてイベントを開催される方は、どのようなことに気をつければよいのか悩みどころではないでしょうか。

そこで今回は、コワーキングスペースでイベントを開催する際、運営者として気をつけたいことをご紹介します。

そもそも「コワーキングスペース」とは?

コワーキングスペースとは、さまざまな業種の方や世代の方が集まって利用する、「共同のワークスペース」のことを指します。利用者は、フリーランスなど決まった仕事場がない方がほとんど。ビジネスの場としてだけではなく、他の方々と情報を共有するためのコミュニケーションの場としても活用されています。

また、コワーキングスペースは用途の自由度が高く、勉強会や交流会などイベントやセミナーの開催場所としても利用されています。

運営者が気をつけたいこと(イベント前日まで)

PCを操作する女性

コワーキングスペースでイベントを開催するときは、事前準備が重要です。イベント前日までに運営者が気をつけたいことを見ていきましょう。

 

 

 

 

 

 

イベントを告知する

せっかくイベントを開催するなら、多くの人に参加してもらいたいものです。事前に興味のある人や、イベントの需要がある人を集められるように、告知をしておきましょう。

【イベント告知の手段】

・SNSを使ってイベント告知を行う

・イベント用のサイトを開設する

・イベント会場であるコワーキングスペースに告知ポスターやチラシを置かせてもらう

会場の設備を事前に確認する

イベントで活用したいのが機材や設備です。開催するイベントに必要な設備や機材は会場にそろっているか、自分で用意する場合は手配をしておきましょう。

【確認しておきたい設備】

・電源の数

・インターネット環境

・スクリーンやプロジェクター

・マイクや照明などの音響設備 など

(必要に応じ)飲食物を手配する

イベント後は、異業種交流会や懇親会を行うのもおすすめです。

飲食物の持ち込みが可能なコワーキングスペースなら、イベント後に立食パーティーを兼ねた懇談会を行えます。場所移動せずに済むので、参加者も出席しやすいです。飲食物の手配方法としては、ケータリングやテイクアウトサービスなどがあります。

イベント会場に飲食物の持ち込み不可の場合は、近隣の飲食店を予約して確保することが必要です。

できれば会費は事前徴収しておく

イベント当日は運営者は慌ただしく動き回ることになります。参加費など現金の取り扱いミスが起こりやすくなります。できることなら、会費は事前徴収しておくのがおすすめです。

前日にリマインドメールを送る

せっかくイベントを開催したのに、申込人数の半分ほどしか出席しなかった……ということがないように、前日にはリマインドメールを送りましょう。

リマインドメールには、開催日時と場所、当日のスケジュールや会費などのほか、万が一のドタキャンを防ぐために当日の緊急連絡先やキャンセル方法も記載しておくことをおすすめします。

運営者が気をつけたいこと(イベント当日)

出欠確認表

運営者にとってはイベント当日まで気が抜けません。イベントを成功させるために当日気をつけたいことをチェックしましょう。

 

 

 

 

 

 

 

出欠管理の方法

実際にイベントを申し込んだ人と参加者が合致するよう、受付で出欠管理をします。

特にネット上で申し込まれた場合は本人確認ができず「なりすまし」の可能性もがあるため、注意が必要です。なりすましを防止するには本人確認書類の提示や、または事前にパス(チケット)を発行しておき会場で提示を求めるなどの対策が考えられます。

今後につながるアナウンスとフォローも忘れずに

イベント開催が成功に終わったら、今後も定期的に開催できるよう、参加者のフォローを忘れずに。すでに次のイベント開催が決まっているのなら、ぜひ告知して次の集客につなげましょう。

また、イベントに関する改善点や感想など、参加者からフィードバックを集めるのも運営者の重要なタスクです。イベント終了時にアンケートを回収する、「参加のお礼」にアンケートを添えたメールを当日のうちに送信するのもおすすめです。

おわりに

今回は、コワーキングスペースでイベントを開催する際、運営者として気をつけたいポイントをご紹介しました。

イベント当日は運営者は慌ただしく動き回ることになります。一見すると大変に思われますが、イベントから得るものも少なくないはず。ご紹介したポイントを参考に是非イベントを成功させてください。

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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