2020.05.18オンデマンド印刷 , ビジネスユーザー

リモートワーク(在宅勤務)時の印刷・環境づくりについて考えよう

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リモートワークリモートワーク(在宅勤務)は、インターネットを介してオフィス以外から円滑に仕事ができる環境づくりが求められます。また、意外と見落としがちですが、リモートワークで印刷物が必要となった時の対処法を考えておくことも重要です。

この記事では、リモートワーク(在宅勤務)で仕事がはかどる環境づくりや、リモートワーク中の印刷方法について紹介します。

 

コロナ対策で急増!リモートワークとは?

新型コロナウイルスの影響で、導入が広がったリモートワーク。
リモートワークとは、「オフィス以外の場所で働くこと」。つまりオフィスに出社しない働き方のことを指します。

「在宅勤務」や「テレワーク」とも言われていますが、在宅勤務はオフィスではなく自宅で働くこと、テレワークは離れた所を意味するtele(テレ)とwork(ワーク)を組み合わせた造語で、場所に捉われない働き方を表します。

どちらもオフィスに出社しない働き方が想定されている点で、リモートワークと同義で使用されることが多いといえます。

 

在宅勤務時の仕事がはかどる環境づくりを考えよう

在宅勤務時の仕事がはかどる環境づくりを考えよう

リモートワークでは、オフィスのように働ける環境づくりが重要なので、デスクやチェアは最低限ほしいところです。さらに、PCスタンドやクッションといった快適に仕事ができるグッズがあると便利でしょう。

さらに、オフィスを離れていてもスムーズに仕事をこなすために、会社のメンバーとつながれる環境を整えておくことも大切です。

 

チャットツール

リモートワークは確認に時間がかかることが懸念されます。そこで、チャットツールを導入して、スピーディーにコミュニケーションをとれるようにしておくことをおすすめします。

チャットツールには、「連絡が来たことがすぐに分かる」「相手がオンラインの時に連絡すれば即座に返信をもらえる可能性が高い」「複数人で同時にコミュニケーションをとれる」といったメリットがあります。

 

ファイル共有ツール

リモートワーク中でもメンバーが同じように仕事を進めるためには、業務に必要なファイルや情報が共有できることが大切です。ファイルや情報の共有には、Google DriveやDropboxといったファイル共有ツールを使用するとよいでしょう。

会議の内容や売上などもいつでも確認できると、メンバー全員がプロジェクトや会社全体の方針を共有できて今後の仕事の進め方が明確になるので、プロジェクトや会社に関する情報にもファイル共有ツールを使ってアクセスできるようにすることをおすすめします。

 

イヤホンやマイクなどネット会議に必要なもの

リモートワーク中は会議もオンラインになるので、「相手の声が聞こえにくい」「自分の声が相手に届いているか」など、対面式の会議とは異なる問題が生じます。

 

ノイズキャンセリング機能が付いたヘッドホンやイヤホン(自分の声をクリアに伝えるためには、マイク機能付きイヤホンやヘッドセットもおすすめ)、スピーカーフォンを使うと、ネット会議の問題が解消されて会議を円滑に進められるでしょう。

 

リモートワークの難点?印刷が必要になった時は?

リモートワークの難点?印刷が必要になった時は?ファイル共有ツールを使ってペーパレスで書類を確認できても、お客様との契約に紙の書類が必要、紙の状態で印刷物の最終チェックをしたいなど、リモートワークでも紙の資料や書類が必要になることは想定されます。そこで、リモートワーク中でも印刷できる方法を確認しておきましょう。

 

自宅のプリンター

自宅にプリンターがあれば、在宅勤務時でも必要な時にいつでも印刷できます。コンビニや印刷会社の店舗に行って印刷するよりも手間がかからないのもメリットです。

ただし、インクや用紙などのランニングコストがかかること、故障などのトラブルが発生するとプリンターが使用できず仕事ができないことなどが懸念されます。

 

コンビニ、コワーキングスペースなどのプリンター

自宅にプリンターがなくても、コンビニやコワーキングスペースに設置されたプリンターで印刷できます。自宅以外のプリンターは、出先で急きょ紙の資料や書類が必要になった時でもすぐに用意できるのが特長。

1枚単位で手軽に印刷できる点は魅力ですが、印刷枚数が増えると費用がかさむのが難点です。

 

オンラインプリントサービス

インターネットで印刷会社にデータを送って印刷物を郵送で受け取るオンラインプリントサービスは、見積もりからデータ受け取りまでWebでできること、お客様がデータを入稿することから人件費を抑えられる分、コストを抑えて印刷できます。大量印刷や納期に余裕がある場合には割引料金が適用されることもあるので、大量に印刷したい時、急ぎの印刷ではない時には便利です。

ただし、印刷物のアドバイスをもらえないので予想と異なる仕上がりになるケースがあること、入稿後にデータ修正できない場合が多いので入力ミスは自分で気をつける必要があることなどがデメリットです。

 

印刷会社のセルフプリントサービス

印刷会社ではPDFファイルやスマートフォンのデータを自分で印刷できる複数のプリントサービスを提供しているので、目的に合う方法で印刷できます。

USB内のPDFファイルを印刷したい場合、印刷会社の店舗に設置されているプリンターの操作だけで印刷できるので、スピーディーに印刷できます。店舗にモバイルプリント可能なプリンターを設置していれば、スマートフォン内のデータ印刷にも対応します。

また、店舗によってはレンタルPCにより、OfficeやAdobeイラストレーターなどを使用してデータの確認・編集後に印刷することが可能です(別途レンタル料がかかる場合があります)。

ただし、店舗が混雑していれば印刷までに時間がかかる、コンビニと比較すると店舗のあるエリアが限られるといったデメリットが挙げられます。

 

おわりに

リモートワーク(在宅勤務)は、チャットツールやファイル共有ツールなどでいつでも連絡できたり必要な情報にアクセスできたりする、快適なインターネット環境が求められる一方で、紙の資料や書類が必要になった時にオフィス外で印刷できる方法を知っておくことも大切です。

 

自宅のプリンターで印刷する方法から印刷会社のオンラインプリントサービスを利用する方法までありますが、それぞれ印刷物が手元に必要になるまでの時間や、コスト、印刷枚数などによって適性は異なります。すぐに印刷したい時には自宅やコンビニのプリンターやセルフプリントサービスが、大量に手頃に印刷したい時にはオンラインプリントサービスが良いでしょう。

 

キンコーズからご提案

キンコーズではお近くのコンビニでプリントが簡単にできる『WILコンビニdeプリント』サービスがあります。

全国約50,000店のコンビニで利用が可能なので、必要な時にお好きなタイミングで印刷ができます。しかも、キャッシュレス対応だから個人精算は不要、経理処理もスムーズ。

詳しくはこちらコンビニdeプリント

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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