2020.07.03オンデマンド印刷 , ビジネスユーザー

Web説明会とは?オンラインで会社説明会を行なうメリットと注意点

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

Web説明会とは?新型コロナウイルスの流行による生活様式の変化や働き方改革が急速に進む昨今、採用活動の現場でも変化が起きています。

その一つが就職説明会です。これまで会場に応募者を集めて行われていた就職説明会は、オンラインで行われる「Web説明会」という新しいスタイルに変わっています。会場に行かずとも参加可能なWeb説明会とは、一体どのようなものなのでしょうか。

今回は、Web説明会の特徴と企業側・参加者側のメリット、Web説明会を開催するにあたっての注意点をご紹介します。

 

Web説明会とは?

オンラインで行うWeb説明会には、主に以下の3つの特徴があります。

 

  • どこからでも参加できる
  • 開催に必要なものはネット環境と配信ツールのみ
  • 配信方法が録画型とオンライン型の2つある

 

どこからでも参加できる

カフェから参加する学生会場に参加者が集まって行われる通常の就職説明会とは異なり、Web説明会では参加者の自宅からはもちろんのこと外出先や学校などからでも、いつでもどこにいても参加できます。

スマートフォンやタブレット端末を使ってあらゆる場所で参加が可能で、現代に適した説明会と言えます。

 

 

 

 

必要なものはネット環境と配信ツールのみ

Web説明会は、主催側の準備も最小限で済みます。資料を参加者の人数に合わせて印刷したり、ステープラーでまとめたりする手間は不要となり、配信方法によっては多くの人に見てもらうための大きなスクリーンも不要です。

Web説明会では、安定して配信できるインターネット環境と、オンラインで配信するツールが揃っていれば開催できます。

 

配信方法は主に録画型とオンライン配信型の2つ

Web説明会の配信方法は、あらかじめ映像を用意しておく「録画型」と、リアルタイムで参加者へ配信する「オンライン配信型」の2つがあります。

 

録画型の大きな特徴は、場所だけでなく時間さえも選ばずに配信可能になることです。参加者の都合の良いタイミングで視聴してもらうことができるため、参加人数の増加が見込めます。

一方のオンライン配信型はリアルタイムで行われるため、会場での説明会と同じように質疑応答に対応することができる点がメリットです。これまでの会場に集めて行う就職説明会と同じように、臨場感のある説明会が行えるでしょう。

 

双方の特徴を理解し、重視したいポイントに合った配信方法を選ぶことをおすすめします。

 

企業・参加者から見るWeb説明会のメリットとは?

Web説明会のメリットWeb説明会のメリットは主に以下の3つが挙げられます。

 

  • 就職活動全体の時間短縮
  • 採用企業側も参加者側もコストが抑えられる
  • 参加者は説明会に参加するハードルが下がる

 

 

採用フローの時間短縮

Web説明会は、企業が採用活動を行う際に掛かる時間を短縮できます。

働き方改革が推奨される今、準備に何かと時間の掛かる就職説明会の時間を短縮できれば、職場の従業員にとって大きなメリットとなるでしょう。

 

参加者側としても、会場までの移動機会が減らせるのは大きなメリットです。参加する説明会が多い参加者であれば、そのぶん移動時間に掛かる時間は膨大なものとなっていました。時間の都合がつかず、参加数を絞っていた参加者も多かったはずです。Web説明会の導入によって自宅や好きな場所から参加できるようになれば、移動時間の短縮になるだけでなく、都合がつきやすくなり以前なら諦めていた説明会にも参加いただけるようになるかもしれません。

自宅にいながら参加できるWeb説明会は、参加者にとっても大きなメリットをもたらします。

 

コストが抑えられる

コストカット時間短縮と共通する部分もありますが、企業側、参加者側のコストもそれぞれ抑えられます。

 

通常の採用活動のコストは、就職白書2019によると、1人当たり中途採用であれば84.8万円、新卒採用であれば72.6万円となっています。

内訳は、社内業務の費用である「内部コスト」と、広告の掲載や説明会開催のための会場費といった「外部コスト」に分かれますが、Web説明会に切り替えると「外部コスト」が大幅に削減可能です。

 

参加者側としては、説明会参加のための交通費を使用せずに済むようになり、どちらにもコストカットのメリットが生まれています。

 

参加のハードルが下がる

3つ目のメリットが、説明会参加のハードルを下げられ、参加しやすい環境を作れる点です。

 

説明会に参加するとなると、まず参加するための時間を確保し、説明会の予約をしたうえで当日予約した会場へ向かう必要があります。参加する側にとってはかなりの負担となります。特に、地方に住んでいる学生は希望する企業の説明会に参加できず、泣く泣く応募を見送るということにもつながってしまいます。

 

採用活動に苦戦する企業が多い中、必要なのは、参加者の間口を広げる工夫です。

気軽に参加できる仕組みを構築することで、企業のネームバリューがまだあまりないような中小企業でも、会社の魅力を伝えるきっかけを作りやすくなります。

 

Web説明会で注意するべき点とその対策

Web説明会の注意点メリットの多いWeb説明会ですが、注意するべき点もいくつかあります。

それぞれの対策方法がありますので、「導入したから終わり」ではなく、参加者と企業にとって最も良いWeb説明会を作っていきましょう。

 

説明したい内容が明確に伝わりにくい

1つ目の注意点は、説明会の内容が伝わりにくい可能性があることです。

 

Web説明会は、相手の反応を見ながら進められる会場での説明会と違い、参加者の表情や目線といった反応が見えません。そのため、本当に説明内容や意図するところが伝わっているのか判断がつきにくいデメリットがあります。

Web説明会では、対面の説明会以上に相手へ伝わりやすくする配慮が必要です。すぐにレスポンスを確認できるチャット機能を活用したり、説明している部分と資料がリンクするように工夫したりするようにしましょう。

 

開催時のWeb環境に大きく左右される

ネット環境に問題が発生2つ目は、インターネット環境に左右されることです。

 

Web説明会では主催する企業側、参加者側の双方に安定したネット環境が必要です。

ネット環境に問題があると、映像が途中で乱れたり、音声が聞こえづらくなったりといったトラブルが発生し、最悪のケースだと説明会を中断せざるを得ない場合もあります。視聴がうまくできず、参加自体を諦める参加者が発生することもあるでしょう。

安定したネット環境を用意するほか、PC、ツールの動作環境を十分に事前確認したうえで開催する必要があります。

 

会社の雰囲気が伝わりにくくなる

3つ目の注意点は、会社自体の雰囲気を伝えることが難しくなる点です。

Web説明会は、採用担当者や説明会担当者のみが参加者との関わりを持ちがちです。現場で働いている人たちの様子や実際のオフィスが見られないことは、応募者側にとって不安要素の一つになり得ます。

Web説明会の開催の際には担当だけではなく、現役の社員との質疑応答を設けたり、会社のプロモーションとして施設紹介も含めた映像を多めに挿入したりといった工夫が求められます。

 

おわりに

採用難である現代で、良い人材を確保するためには、就職説明会に参加しやすい環境を作っていかに分かりやすく伝えるかがカギです。

その両方を叶える大きな可能性として、Web説明会は理想的な手段と言えるでしょう。Web説明会を行う際のメリットと注意点を理解し、最適なツールを選択することで、他の企業よりも有利に立てるようになります。

このような時だからこそ、採用活動の入り口から見直してみてはいかがでしょうか。

 

キンコーズからのご提案

会社説明会を撮影し、その動画を電子カタログで配信することで自宅にいながら会社説明会を受けられるサービス『動画de会社説明会』がおすすめ。

企業説明のプレゼンテーション動画はもちろん、資料(会社概要や広報誌など)を電子カタログにしてパッケージ化、配信する新しいサービスです。

詳しくはこちら

動画de会社説明会

 

 

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
The following two tabs change content below.
Kinko'sお役立ちコラム編集部

Kinko'sお役立ちコラム編集部

キンコーズってどんなところ?全国の店舗ネットワークを活用し資料のコピーやプリントアウトから、製本やポスター印刷、名刺作成など、プリンティングに関するサービスを幅広く提供しております。名刺から3mを超える横断幕に販促用のシール印刷など特殊な印刷物もひとつからご注文いただけます。無駄なく、必要な時に必要なだけ、スピーディに 時間がなく困っている方へ、プロフェッショナルなスタッフが最適なサービスをご提案いたします。