異動決定後は早めに名刺の発注を！
おすすめは短納期のオンデマンド印刷

組織改編に伴う人事異動や転勤、新入社員や中途社員の入社にあたっての人事総務部の準備は多岐にわたります。その中でつい忘れてしまいがちなのが、新しい名刺の発注です。

名刺をできるだけ早く準備したい、名刺の発注管理をもっと楽にしたいとお考えの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、名刺の発注を迅速化できるオンデマンド印刷とWeb名刺発注システムについてご紹介します。短納期で名刺発注をしたい総務担当者の方は、ぜひチェックしてください。

異動や入社時の名刺発注にオンデマンド印刷をおすすめする理由

「急な異動決定に伴って該当社員の名刺を新しくしないといけない」といった場合や、「入社式は目前なのに、手違いで新入社員の名刺がまだ用意できていない」といった場合には、短納期かつコストパフォーマンスの高いオンデマンド印刷がおすすめです。

ここでは、名刺の発注にオンデマンド印刷を利用するメリットをご紹介します。

短納期で、必要なときに印刷できる

一般的な印刷方法であるオフセット印刷の場合、紙に刷り出す際に必要な元となるもの（「版」）が必要になります。

しかし、オンデマンド印刷はデジタルデータを直接印刷機に送ることによって印刷がなされるため、「製版」をする必要がありません。つまり、オフセット印刷と比べて工程が減ります。工程が減る分スピードが上がるため、「短納期」が可能となるのです。

「オンデマンド（on demand）」とは“要求があったらすぐ”という意味を持っています。会社で使う名刺には、会社の住所や電話番号、会社のWebサイトのURL、役職などが印字されています。会社データの変更があった際には、すぐにでも反映させる必要があります。

また、人事異動や転勤があった際はもちろん、新卒入社や中途入社の方が入ってこられたときも、その方が仕事をしやすいように1日も早く新しい名刺を用意する必要があるでしょう。

このように「今すぐ欲しい」「短期間で仕上げてほしい」などの要望に応えてくれるのがオンデマンド印刷です。名刺の完成が遅れたばかりに、新入社員に不信感を持たれたりビジネスで後れをとったりなどということがないようにしましょう。

必要な数だけ印刷できる

従来のオフセット印刷と比べ、最も大きな違いの1つが、この少量印刷への対応ではないでしょうか。

オフセット印刷は「版」を作る料金がかかるため、コストパフォーマンスを考えれば大量印刷したほうがお得です。
しかし、オンデマンド印刷はデータから印刷を行うため、1部からの印刷を低価格で行うことができます。

印刷部数のコントロールができることは、コストを考える上で大変有益です。名刺を発注する度に数百枚も印刷する必要があると考えた場合、よほどの大企業であったとしても使わない在庫の名刺が溜まっていくばかりになってしまうでしょう。個人の名刺管理も疎かになりかねません。

それを考えれば、オフセット印刷で大量に作って保管しておくより、オンデマンド印刷で必要な分だけのストックを持つ程度に留めておくのが良いのではないでしょうか。

その他のメリット

タイミングを選ばずに好きな量だけ印刷できる、そしてコストに見合う、これがオンデマンド印刷の大きなメリットです。

もちろん、その他にもオンデマンド印刷にはメリットがあります。ここでは他のメリットをまとめて見ていきましょう。

「融通が利く」「柔軟性がある」という意味では、「修正しやすい」こともメリットに挙げられます。

オフセット印刷では、印刷物の内容を変更する際は「版」を作り直さなければなりません。しかし、オンデマンド印刷の場合、印刷に必要なのは“データ”です。パソコンを使ってデータを編集するという簡単な作業だけで内容の変更が可能です。

つまり、会社での異動時のように、細かな部分でデータの修正が必要な印刷物が何種類も必要という場合にはオンデマンド印刷が適しているといえるでしょう。

また、オンデマンド印刷には「1部ずつ違う内容の印刷」にも対応可能というメリットがあります。
「版」を作る必要がないため、仕上がり確認のためのサンプル印刷も気軽に依頼できます。ベーシックなデザインの名刺とユニークなデザインの名刺の2種類を作成するといったトライアルもできるでしょう。

Web名刺発注システムを利用すれば名刺発注業務もスピーディーに！

名刺の発注から納品までの期間だけでなく、発注に掛かる時間も短縮させたいとお考えの方におすすめなのが、Web名刺発注システムの利用です。

Web名刺発注システムとは、Web上で名刺の管理・発注ができるシステムのことです。
名刺データの入力からできあがりイメージの確認、発注までをすべてPC上で行うことができます。発注書の作成やメール・FAXなどでのやり取りが不要となるため、業務効率化に大きく貢献することでしょう。

キンコーズのWeb名刺発注システム「WIL名刺」

「WIL名刺」はキンコーズの働き方改革ソリューションWIL（WORKSTYLE INNOVATION LAB.）のひとつで、Web上で名刺データの管理や発注ができるWeb名刺発注システムです。

名刺の管理対象を「本社」「関西支社」などのロケーション単位とすることで、名刺台帳管理負荷の大幅な軽減が期待できます。発注した名刺は各ロケーションに向けて発送されるため、本社に届いた名刺を支社へ転送するといった手間もなくなります。

従業員の名刺データはExcelファイルで一括アップロード。
Web上のリストから名刺が必要な従業員を選び、カートに入れて発注します。ECサイト感覚で発注ができるので、Web上での名刺発注がはじめての方でも簡単に操作ができます。

クラウドサービスのためスピーディーな導入が可能。初期導入費用が不要な点も大きな魅力です。

＞キンコーズのWeb名刺発注システム「WIL名刺」の詳細・お問い合わせはこちらから！

社員証の作成もオンデマンドがおすすめ

人事異動や入社時に必要となるのは名刺だけではありません。勤務地や所属部署が変更となる場合は、社員証も書き換えが必要となる場合もあります。異動に伴って社員証も変更が必要な場合は、早めに準備を進めましょう。

社員証も、オンデマンド印刷なら短納期で必要数だけ作成ができるのでおすすめです。

キンコーズのオンデマンド社員証印刷

キンコーズのオンデマンド印刷なら、写真入りの社員証を1枚からでも作成可能です。納期目安は1週間。急な人事異動の決定や発注忘れにもスピーディーに対応ができます。

＞キンコーズのオンデマンド社員証印刷の価格表などの詳細はこちら！

おわりに

今回は、名刺や社員証の作成に便利なオンデマンド印刷と、名刺発注業務を効率化するWeb名刺発注システムについてご紹介しました。

名刺は社員自身や企業について知ってもらうための自己紹介ツール・営業ツールであると同時に、異動や入社したことの実感を高め、会社への帰属意識を高めるアイテムでもあります。人事異動や新入社員の入社が決定したら速やかに名刺発注を行い、異動や入社の当日に本人へ手渡せるよう手配しましょう。

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