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日本コンベンションサービス株式会社

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プレゼン獲得率の高さは、企画提案の精度にこだわればこそ
医学会に向ける JCS の想いを、キンコーズがサポート！

CASE STUDY：16
導入商品：学会やイベントの提案書印刷、ポスターやチラシのデザイン印刷
業種・業態：コンベンションの企画・運営
日本コンベンションサービス株式会社

日本コンベンションサービス株式会社（以下JCS）は、日本で初めてのコンベンション運営会社として1967年に創立。50余年の歴史と実績を重ねながらコンベンション事業をはじめ、MICE※業界を支える多くの事業を展開してきました。中でも医学会を中心とする学術集会の運営をJCSが1971年に民間初として手掛けるなど、以降、時代の変化に即した企画・運営ノウハウは医歯薬系学会から高く評価され、厳しい競合プレゼンでも多くの実績を残してきました。その一助となるキンコーズの取り組みを紹介します。

※MICEとは、企業等の会議（Meeting）、企業等の行う報奨・研修旅行（インセンティブ旅行；Incentive Travel）、
国際機関・団体、学会等が行う国際会議（Convention）、展示会・見本市、イベント（Exhibition/Event）の頭文字を使った造語で、これらのビジネスイベントの総称。

2019年5月9～12日にパシフィコ横浜で開催された「第92回日本整形外科学会学術総会」。
運営に関する業務すべてをJCSが担当された。

プレゼンを勝ち取るため、資料の精度を上げる時間を確保し、印刷手配の時間を短縮したい

医歯薬系の学術集会の競合プレゼン作業に関わるキンコーズ。

JCSは、政府系の会合や国際会議、シンポジウム、セミナー、学術集会など、ビジネスイベントの企画や運営、事務局代行を実施するコンベンション専門企業（PCO：Professional Congress Organizer）である。中でも医歯薬系の学術集会を担当するのがJCSのメディカル部。主催者となる大学の医歯薬学部や主要医療機関を主なクライアントとし、予算管理から会場の使用・誘導計画、式典やパーティーの演出、さらに学術集会に特有な発表論文の演題処理など、総合的な運営プランの提案を行っている。主にRFP（Request For Proposal：提案依頼書）を通じて案件の趣旨や概要が明らかになった後、正式な競合プレゼンとして他社と競うことになり、キンコーズはJCSが作成する提案書の印刷・製本の業務に大きく関わっている。

主催者の想いに応える企画・運営内容を盛り込んだ提案書づくり。

医歯薬系学術集会は、大小合わせて年間で2,000件以上が開催されている。特に領域の基幹となる学会など、大規模な学術集会が競合プレゼンの案件となるケースが多い。「基本的には、一人のドクターがその学術集会の大会長になれるのは一度きり。ドクターのキャリアにとって重要な、一生に一度の機会を成功に導くのが私たちの使命であり、やりがいにもなる。その想いをキンコーズさんも伴走しながら共有してくれるのが、私たちメディカル部の大きな支えになる」。キンコーズはJCSの受注獲得のため、まさに切り札とも言える提案書づくりの大役を仰せつかっている。プランナー兼ディレクターの岩瀬さんは「まず、提案書で重視されるのが、主催者の想いを反映し、且つ、情報の精度が高いこと。さらに医師や大学の先生が対象なので、ロジカルで根拠のある仕立てが好まれる」と力強く語る。多岐にわたる提案に裏付けとなる正確な情報やデータを反映し、より説得力のある内容に高めようとすれば、提案書の作成は期限ギリギリまで及ぶこともある。提案書のページ数は時に100ページ以上にも達する。「この緊迫感に応えていくキンコーズの存在が心強い」。

提案書を「美と質」で間に合わせる「神業ならぬ紙技」。

岩瀬さんがここぞ！というときに頼りにするキンコーズの業務は、作成した提案書のパワーポイントデータを短時間で大部数印刷し、製本された状態でオフィスまで納品するというもの。これら業務の発注先として浮かぶのは、印刷会社やネット印刷などが候補に挙げられるが、そのスピード感と仕上りの美しさや丁寧さは、キンコーズが勝るという。「コストパフォーマンスだけでなく、何でも相談のできる営業担当者がいるので、安心して一手におまかせすることができる」と岩瀬さんは評価する。この業務以外にもキンコーズは会場を演出するバナーや販促ツールなども提案・納品している。

今後はデザインやデータ作成などビジュアルメイクの分野でも微力ながらJCSの即戦力的サポートを努めていく心積もりである。

TOPICS: JCSの強みは、コンベンションに必要なものすべてをワンストップで遂行できること。通訳者手配や翻訳、プロジェクターやスクリーンの機材設備、人材派遣によるスタッフ手配、招待者の交通・宿泊手配まで万全な対応で臨んでいます。2019年には茨城県で開催された「G20茨城つくば貿易・デジタル経済大臣会合」、北海道で開催された「G20観光大臣会合」など、大臣会合をはじめとする通訳業務や運営に関するすべてを担当されました。