【初心者向け】失敗しないマニュアル作成のコツは5つ。目的や作り方を分かりやすく解説！

そもそもマニュアルとは何？

マニュアルとは、業務全体の流れやルール、業務を遂行するうえでの注意点やこれまで積み上げてきたノウハウといった情報を総合的にまとめたドキュメントのことです。ここでは、マニュアルについて以下の2つを解説します。

• マニュアルを作成する目的
• マニュアルと手順書の違い

 それぞれ詳しく見ていきましょう。 

マニュアルを作成する目的

マニュアル作成のおもな目的は以下の4つです。

• 業務の効率化
• 品質の均一化
• 属人化の防止
• ノウハウの共有

業務内容だけでなく、効率の良い仕事の進め方や有益なノウハウなどをマニュアルで共有しておけば誰でも円滑に業務を進められます。その結果として、品質の高い商品やサービスの提供につながります。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルも手順書も、業務の効率化や品質の均一化などを目指して作成するものです。しかし、以下のような点に大きな違いがあります。

目的や役割、情報量などの違いを踏まえ、上手く使い分けることが大切です。

マニュアルを作成する目的は4つ

マニュアル作成の目的として、以下の4つが挙げられます。

1. 業務の効率化
2. 対応品質の均一化
3. 属人化の防止
4. ノウハウの共有

ここでは、目的ごとの詳しい内容を解説します。

1.業務の効率化

1つ目の目的は「業務の効率化」です。個々の判断で対応すると、作業が終わるまでに時間がかかったり、ミスが増えて更なる対応に追われたりと業務効率が悪化する恐れがあります。

しかし、マニュアルがあれば誰でも効率的な方法で作業を進められるだけでなく、トラブルがあっても冷静に対応できます。業務にかかる時間を短縮して効率化できるため、生産性を向上できる点も大きなメリットです。

2.対応品質の均一化

2つ目の目的は「対応品質の均一化」です。個々の能力や経験値は人によって異なります。
そのため、マニュアルを用意せず個々の判断に任せると商品やサービスの品質にばらつきが出やすくなります。

しかし、マニュアルに沿って業務を進められるようになれば、誰が対応しても商品・サービスの品質を常に一定以上の水準に保てます。
また、品質が均一化されることでミスやクレームなどのトラブルが起こるリスクも抑えられるのです。

その結果として対応に追われる時間も短縮でき、精神的な余裕が生まれやすくなる点もメリットです。

3.属人化の防止

3つ目の目的は「属人化の防止」です。属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などが組織内で共有されておらず、特定の担当者のみが把握している状況を指します。

このような状況下では、担当者が休んだり退職したりした場合に業務の遂行が滞る可能性が高くなります。

しかし、業務の進め方や進捗状況などをマニュアルにまとめておけば、特定の担当者に頼らずとも誰でもスムーズに業務を遂行できるため、属人化の防止につながります。

4.ノウハウの共有

4つ目の目的は「ノウハウの共有」です。人間は仕事を続けていくうちにその業務に関する専門技術・知識、業務を効率的に進めるコツなど、ノウハウが徐々に蓄積されていきます。

そのため、各従業員が業務を通じて得たノウハウをマニュアルで組織全体で共有できれば、業務の効率化や人材育成などに役立てられます。

マニュアル作成の手順は5ステップ

分かりやすいマニュアルを作成するには、以下の5ステップに沿って計画的に作成することが重要です。

1. マニュアル作成の目的を明確にする
2. 完成までのスケジュールを決める
3. 全体構造を考える
4. 利用するツール・フォーマットを決める
5. 実際の手順を書き進める

 ステップごとの詳しい内容について見ていきましょう。

ステップ①マニュアル作成の目的を明確にする

まずは、マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。「どういった目的で作成するのか」「誰に読んでほしいのか」「どういったシーンで使用するか」といった点について具体的に記載することが重要です。

ステップ②完成までのスケジュールを決める

次に、完成までのスケジュールを決めます。マニュアルに記載する情報の整理や見出しの作成、内容の作成や修正、チェックなど、それぞれの工程にどれくらいの時間・日数を要するのか予想し、スケジュールに落とし込みます。

マニュアルに盛り込む情報量や関連する部署の数によっては、内容の作成やチェックに時間がかかるケースもあるため、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。

ステップ③全体構成を考える

次に、タイトルや目次、見出しなどマニュアル全体の構成を考えましょう。

最初に全体の構成を決めておくと、必要な情報を整理して読み手が理解しやすい文章をスムーズに書けるようになります。

また、全体の流れも把握しやすくなるため、作成目的やタイトルと矛盾せず一貫性のあるマニュアルとなります。

ステップ④利用するツール・フォーマットを決める

次に、マニュアル作成時に利用するツールを決めます。マニュアルの作成では、以下のようなツールを使用するのが一般的です。

• ワードやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフト
• パワーポイントやGoogleスライドなどのプレゼンテーションソフト
• NotePM・Teachme Bizなどのマニュアル作成に特化したツール

自分にとって使いやすいツールを選んで作成に取りかかりましょう。また、マニュアルを書く際のルールや保存形式など、フォーマットを決めることも重要です。

フォーマットを決めないと、人によって文章の書き方やデザインなどがバラバラになり、統一性のないマニュアルとなりかねません。読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成するためにも、フォーマットを決定・共有してから取りかかるようにしてみてください。

ステップ⑤実際の手順を書き進める

最後に、タイトル・見出しに沿って実際の手順を書き進めていきます。その際は以下の点に注意しましょう。

• 初心者でも分かるような簡単な言葉・表現を使う
• 一文が長くなりすぎないように注意する
• 画像や図表、箇条書き、改行、文字装飾などを活用し、視覚的に分かりやすくする
• 見出しと書き出した内容に矛盾・ブレがないかチェックする

失敗しないマニュアル作りのコツは5つ

誰が読んでも内容を理解できるようなマニュアルを作成するには、以下の5つのコツを押さえることが重要です。

• 5W1Hを明確にする
• 見た目のわかりやすさを工夫する
• 特に伝えたい箇所は強調する
• 過去に発生したクレームやトラブルを盛り込む
• ITツールを活用する

ここからは、それぞれのコツについて詳しく解説します。

1. 5W1Hを明確にする

失敗しないマニュアルを作成するには、5W1Hを明確にするのがポイントになります。
5W1Hとは、以下の5つの英単語の頭文字をとった言葉です。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

これらの要素が欠けているマニュアルは「自分はどの作業をやれば良いのか分からない」や「作業の進め方が分からない」といったように、読み手を困らせる恐れがあります。

2.見た目のわかりやすさを工夫する

マニュアルは内容だけでなく、見た目のわかりやすさにもこだわりましょう。

文字だけが並んでいると内容を理解するのに時間がかかるだけでなく、読み手にストレスを与えてしまいます。

画像や図表を入れたり、見出しや箇条書きリストを作って情報を整理したりといった工夫で視覚的に訴えれば、内容を理解しやすくなります。

3.特に伝えたい箇所は強調する

マニュアルの中で特に伝えたい重要な箇所は、赤字・太字・アンダーラインなどの文字装飾を活用して強調させましょう。

特に文字のみのマニュアルの場合は、何が重要なのか読み手に伝わりにくく、内容の理解に時間がかかります。

一方、文字装飾を使って強調しておけば、マニュアルをしっかりと読み込まなくてもパッと見ただけで重要なポイントが伝わります。

4.過去に発生したクレームやトラブルを盛り込む

マニュアルには、過去に発生したクレームやトラブル、対応手順やノウハウなども盛り込みましょう。

ミスを犯しやすいポイントや顧客や取引先企業から受けた理不尽なクレームなど、業務によって発生しやすいトラブルは異なります。
そこで、過去の事案をマニュアルで確認できれば、同じようなクレームやトラブルの再発防止につながります。

また、万が一同じようなクレームやトラブルが発生しても、マニュアルがあれば適切に対処することが可能です。

5.ITツールを活用する

マニュアルの作成には、文書作成ソフトやマニュアル作成に特化したツールなどITツールを活用するのがおすすめです。

ITツールには、業務用のフォーマットやテンプレート、装飾などが充実しており、初心者でも分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。

また、作成したマニュアルをクラウド上で管理・閲覧できるようにすれば、管理場所を一元化できるため、必要なときにマニュアルを探しやすくなります。さらに、内容に変更があれば簡単に更新できる点もメリットの1つです。

【無料】マニュアル作成におすすめのITツール4選

マニュアルの作成に使えるおすすめのITツールとして、以下の4つがあげられます。

• Googleドキュメント・スプレッドシート
• YouTube
• Dropbox Paper
• Microsoft ワード・パワーポイント

ここからは、それぞれの特徴について解説します。

1.Googleドキュメント・スプレッドシート

引用：Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ | Google Workspace

Googleドキュメント・スプレッドシートは、Googleが提供する文書作成ソフト・表計算ソフトです。オンライン上のサービスで、権限が与えられたGoogleアカウントでログインすれば、いつでもどこでも無料で利用できます。

マニュアル作成に特化したツールではありませんが、見出しや箇条書き・番号付きリスト、画像、図表、グラフなどを駆使すれば分かりやすいマニュアルを作成できます。作成後はオンライン上に保存されるので、マニュアルの閲覧や共有、更新作業も容易です。

2.YouTube

引用：https://www.youtube.com/

文章や画像だけでは、作業の手順を分かりやすく伝えるのが難しい場合もあります。そんなときはYouTubeを活用し、動画でマニュアルを作成するのがおすすめです。

実際に作業している様子を撮影してテロップなどの編集を加えた後に、メンバー限定で動画をアップロードすれば、マニュアルを見せたい人に向けて作業の手順を分かりやすく伝えることができます。

3.Dropbox Paper

引用：Paper – Dropbox

Dropbox Paperはクラウド上でドキュメントを作成できるツールで、Dropboxユーザーなら無料で利用できます。

ドキュメント上ではテキスト入力のほかにも、画像や動画、図表を挿入したり、箇条書き・番号付きリストを作成できます。

また、セクションごとに区切ることもできるため、分かりやすいマニュアル作りに役立つツールの1つです。

4.Microsoftワード・パワーポイント

参考：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/word?activetab=tabs%3afaqheaderregion3

Microsoftワード・パワーポイントもマニュアル作成に特化したツールではありません。しかし、無料のテンプレートが豊富でマニュアルの作成に使える機能も充実しています。

また、ビジネスシーンで普段から良く使われているツールで使い慣れている人も多く、手軽にマニュアルの作成に取り掛かれる点もメリットといえるでしょう。なお、弊社「キンコーズ」では、パワーポイント資料のデザイン制作もご依頼いただけます。

「業務が立て込んでいて資料をつくる時間がとれない」や「時間をかけて作ってもいつもクオリティの低い資料になる」といった課題がある場合は、ぜひ一度キンコーズにご相談ください。

＞パワーポイント資料のデザイン制作について詳しくはこちら

マニュアル作成でよくある3つの質問

マニュアルを作成するうえでよくある質問として、以下の3つが挙げられます。

• マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントは？
• マニュアルを運用する際のポイントは？
• マニュアル作成ツールとは何？

ここからは、それぞれの質問について回答します。

質問1.マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントは？

マニュアルの作成に使うツールを選ぶ際のポイントとして、以下の3つが挙げられます。

• 操作が簡単
• 更新作業が容易に行える
• セキュリティ面も信頼できる

操作が簡単なツールは、マニュアル作成をスムーズにしてくれます。また、マニュアルは完成して終わりではありません。

常に最新の状態で運用する必要があり、更新のしやすさも意識してツールを選ぶことも大切です。さらに、マニュアルの内容が外部に漏れるのを防ぐためも、セキュリティ対策が施されたツールを選ぶことも重要です。

質問2.マニュアルを運用する際のポイントは？

マニュアルが完成しても、その内容を仕事で活用してもらわなければ意味がありません。多くの人にマニュアルを運用してもらうには、次の3つのポイントがあります。

• 保存場所を明確にする
• 運用担当者を決めておく
• 内容に変更があれば早めに更新する

作成したマニュアルがどこにあるのか分からないと、従業員は必要なときにマニュアルを確認できません。そのため、誰でもすぐにアクセスできるような場所にマニュアルを保存しましょう。

また、マニュアルの運用担当者を決め、担当者は内容に変更があったら早めに更新作業を行うようにしてください。なぜなら、情報が古いままだと、効率的に業務を遂行できなかったり、ミスやトラブルが増えて対応に手間がかかったりします。

さらに、担当者を決めておかないと「誰かが更新してくれるだろう」と更新が滞るケースも少なくありません。誰に運用責任があるのか明確にすることが大切です。

なお、マニュアル運用時のポイントについては次のページで詳しく解説しています。ぜひこちらも参考にしてみてください。

＞（あわせて読みたい）【担当者必見】業務マニュアルの作成の手順やコツを徹底解説。運用時のポイントもご紹介します！

質問3.マニュアル作成ツールとは何？

マニュアル作成ツールとは、あらかじめ用意されているテンプレートや目次や見出しの作成・図表や画像の挿入、箇条書きや番号付きリストの作成などの編集機能でマニュアルの作成をサポートしてくれるツールのことです。

具体的には、Microsoftのワード・Googleドキュメントなどの文書作成ソフト、Microsoftのパワーポイント・Googleスライドなどのプレゼンテーションソフト、NotePM・Teachme Bizといった専門ツールを指します。

まとめ

マニュアルは読んだ人全員が内容を理解できるよう、目的や全体の構成、言葉遣いや表現、デザインなどを意識して作成するのがポイントです。今回ご紹介した手順やコツを参考に、業務の効率化や品質の均一化に繋がるマニュアル作りに取り込んでみて下さい。

なお、弊社「キンコーズ」では、作成したマニュアルの電子化や共有に関する「文書電子化サービス」もご提供しております。
「マニュアルを探すために業務効率が低下してしまっている」や「安全性の高いデータの保管場所を探している」といった場合は、ぜひ一度ご相談ください。