展示会ブース装飾を依頼するまでの流れを解説。業者に依頼するメリットや選び方もご紹介！

展示会における「ブース」の重要性とは？

展示会においてブースは、展示物と同等またはそれ以上に重要です。さらに、自社の商品やサービスの良さを正しく伝えるには、質の高い「ブース装飾」が欠かせません。

特に、類似の商品やサービスを扱う競合他社との差別化を図るためには、ブースの装飾が大きく影響します。
なお、来場者の興味を惹く魅力的な装飾にするには、その道のプロに任せるのが近道です。

展示会ブースの装飾を業者に依頼するまでの流れは4ステップ

展示会ブースの装飾を業者に依頼する流れは次の通りです。開催日の6カ月前から開始しておくとよいでしょう。

1. ブースのコンセプトとデザインを決定する
2. ブースの施工会社を決定する
3. 施工会社がブースデザインを作成する
4. 開催日の1～2日前に搬入・設営する

ステップごとの内容について詳しく解説します。

ステップ1. ブースのコンセプトとデザインを決定する（開催日の6ヵ月前まで）

コンセプトとは、商品やサービスなどの基本的かつ統一的な考え方・視点のことです。

コンセプトは展示会ブースにとって設計図となるものであり、業者に正しく伝わっているか伝わっていないかで、その後の仕上がりに大きく影響します。

そのため、まずはブースのコンセプトを決めるためにも、事前のオリエンテーションなどで展示会に出店する目的や内容を明らかにしましょう。そして、明らかになったコンセプトをもとに、ブース装飾全体のデザインを考案します。

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ステップ2. ブースの施工会社を決定する（開催日の2～4ヵ月前）

展示会ブースのコンセプトとデザインが決まったら、次はそれを再現してくれる施工会社を選びます。

再現できるかどうかの判断は、過去の実績や作業範囲などを参考にしてみてください。

ただし、1つ注意点があります。それは、依頼のタイミングです。展示会の開催から逆算し、2〜4ヶ月前までには施工会社を決定する必要があります。

ステップ3. 施工会社がブースデザインを作成する（開催日の4ヵ月前まで）

展示会ブースの装飾を依頼する施工会社が決定した後は、実際にデザインを作成します。

ここでの注意点は、事前に確認した展示会ブースのイメージと実物の印象は異なるケースがある点です。

どうしても平面図では、展示会ブースのイメージを十分につかめない場合があります。そのため、平面図だけでなく、立面図（バース）も作成してくれる業者を選ぶと安心です。

＞木工？システムパネル？展示会ブースのパース図イメージはこちらから確認できます

開催日の4カ月前までには図面作成をはじめて、3カ月前までにブース全体のデザインや装飾を確定するのがベストです。

ステップ4. 開催日の1～2日前に搬入・設営する

展示会ブースの搬入や設営は、原則「1〜2日前」に行います。そのため、自社が持ち込む備品や販促品などの運搬手段も決めておきましょう。

運搬手段は社用車やレンタカー、運送会社への依頼などが考えられます。なお、大規模な展示会の場合、会場内部まで車で進入できるケースもあります。

そして、搬入が終わったら業者が設置した電気やブース装飾のチェックなどを実施して、完了です。

＞展示会出展が決まった！けど予定通りに進まない…そんな時はご相談ください

展示会のブース装飾を業者に依頼する4つのメリット

展示会ブースの装飾を業者に依頼すると、デザイン性だけでなく次のようなメリットがあります。

• 展示会の出展プランを明らかにできる
• 他社との差別化を図れる
• 段取りから終了までスムーズに進行できる
• さまざまなトラブルにも対応してくれる

自社ならではの専門性をアピールして集客につなげられるよう、それぞれについて解説します。

メリット1：展示会の出展プランを明らかにできる

展示会に出展する目的は「できるだけ多くのリードを獲得する」や「商品・サービスの認知度を高める」などさまざまです。

そこで、経験豊富な業者に依頼することで、自社のビジョンや目的などを組み取った最適なブース作成の提案を受けられます。

また、業者によっては展示会終了後の効果検証についても支援しています。その後のマーケティング活動へ活かせるような、ベストプランを提案してくれるケースも少なくありません。

メリット2：他社との差別化を図れる

展示会ブースの装飾を業者に依頼すると競合他社との差別化が図られ、自社のアピールにつながります。

例えば、初めて展示会に出展する場合は「どのようなデザインが来場者の興味を惹くのかわからない」と悩むケースも少なくありません。

しかし、豊富な経験や知見を持つ業者に依頼すれば、デザインのプロとしての提案はもちろん、表現方法やノウハウなども教えてもらえます。来場者の導線設計はもちろんのこと、自社のブランディング方法についても相談が可能です。

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メリット3：段取りから終了までスムーズに進行できる

展示会ブースの装飾を業者に依頼すると、段取りから撤退までサポートを受けられます。

そのため、全体の進行がスムーズになり、自社の負担を減らすことが可能です。

一方、全体の進行よりもコストを重視する場合には、撤退は自分たちで対応するという選択肢もあります。よって、事前に撤退を省いた見積もりも取得しておくと安心です。

メリット4：さまざまなトラブルにも対応してくれる

展示会ブースの装飾を業者に依頼することで、何らかのトラブルが生じた際、迅速に対応できます。

例えば、ブース内にモニターを設置する場合、何らかの原因で「画面が移らない」や「音声が出ない」といったトラブルが生じるケースもあります。

しかし、自社だけで対応すると接続ルートがわからず、復旧作業に時間がかかってしまう場合も少なくありません。また、トラブル対応に人をとられ、本来の活動に支障をきたす可能性もあります。

このようなトラブルが起きた際にも、専門的な知識や経験がある業者に依頼していると、展示会に専念できます。

展示会ブースの装飾を依頼できる業者の種類

展示会ブースの装飾を依頼できる業者として、次の5種類が挙げられます。

• デザイン会社
• 広告代理店
• イベント制作会社
• ブース装飾会社
• 印刷会社

業者ごとに得意分野が異なるため、依頼する際は事前に確認しましょう。

①デザイン会社

デザイン会社は、ブース装飾のデザインにこだわりたい方におすすめです。

目を引くデザインを作るプロとして、自社のコンセプトを汲み取った提案を期待できます。

ただし、デザイン会社ごとに得意とする分野やジャンルに違いがある点には注意が必要です。
過去の装飾実績や事例などを参考に、自社の商品やサービスとの相性を事前に確認してみてください。

②広告代理店

広告代理店は、集客に力を入れたい方におすすめです。カタログやWEB広告など、広告に関する点も含めて一貫して依頼できます。

また、広告代理店にはデザインや企画、プランニング企業をパートナーとしている場合があります。そのため、プロモーション活動に注力し、商談や契約の機会を増やしたい方におすすめです。

ただし、対応範囲が広い分、コストは高くなる傾向にあります。さらに、小規模会場の案件には対応していない業者もあるため注意が必要です。

③イベント制作会社

展示会の本番では、ステージの進行や運営スタッフの管理などが必要になる場合があります。
その点、イベント制作会社に依頼することで、イベント全体の支援やフォローを受けられます。

また、企画や進行のサポートだけでなく、展示会が終わった後の販促戦略に力を貸してくれる業者もあり、中長期的な付き合いも期待できます。

ただし、デザインや装飾品の作成などは外注している場合が多く、その分コストが高くなる可能性もあります。

④ブース装飾会社

ブース装飾会社は、コストを抑えて装飾を依頼したい方におすすめです。自社で装飾品を作成している場合が多く、その分費用を抑えることができます。

また、ブース装飾の経験も豊富なので、初めて展示会に出展する企業に向いています。ただし、ブース装飾会社の中には装飾のみに対応している場合があり、デザインについての対応範囲も異なります。

そのため、装飾とデザインの対応範囲についてそれぞれ事前に確認することをおすすめします。

⑤印刷会社

印刷会社は、展示会で配布するポスターやチラシなどの印刷物を用意する方におすすめです。印刷物のプロとしてポスターやチラシと一貫性のあるブースデザインを提案してくれます。

また、印刷会社によっては企画の立案から集客、当日の運営やその後の分析まで対応してくれる場合もあります。

なお、弊社「キンコーズ」では、展示会ブースの企画や終了後の分析はもちろん、当日の運営や映像配信などすべてをワンチームでサポートしています。 会場の規模感は関係なく、運営に関する人員の確保やブランディング強化に向けたプロモーション企画などはぜひお任せください。

＞展示会ブースのデザイン装飾・企画に困ったらキンコーズへ（事例掲載中）

展示会ブース装飾を依頼する際の業者の選び方

展示会ブースの装飾を選ぶ際のポイントは、次の通りです。

• 予算から選ぶ
• 対応の速さやアフターフォローから選ぶ
• デザイン力から選ぶ
• 対応規模から選ぶ

自社が優先するポイントを踏まえ、業者選びの参考にしてみてください。

予算から選ぶ

展示会ブースの装飾は、業者によって予算が異なります。なぜなら、対応している範囲によってコストが異なるからです。

展示会ブースの予算は会場の規模や区画の広さ、装飾の種類、納期などをもとに算出します。
そのため、事前に大枠の予算が決まっている場合は見積もり段階で業者に伝え、各社がどこまで対応できるのかを確認してみてください。

また、対応範囲と価格にそれほど違いがない場合は、ホームページなどに掲載される事例などを参考に比較してみることをおすすめします。

対応の速さやアフターフォローから選ぶ

装飾を依頼する業者は費用だけでなく、対応の速さも重視しましょう。
全体的な対応が遅いと、自社の要望に対する提案までに時間がかかってしまいます。

また、展示会の終了後のアフターフォロー面も確認してみてください。業者によっては、名刺交換した方のデータを入力したり、報告書を作成してくれたりする場合もあります。

展示会の効果検証を実施することで、その後のマーケティング活動に活かすことができます。

デザイン力から選ぶ

自社ならではのブランディングを重視する場合は、デザイン力から選びましょう。
競合他社との差別化を図るには、展示会におけるブース装飾の経験の豊富さが重要になってきます。

業者によってはデザインの事例集を用意しているケースもあるため、打ち合わせの段階で確認してみてください。

また、見積もり段階でブースの完成予定図を用意してくれる業者もあります。

対応規模から選ぶ

業者によっては「装飾のみ」「プロモーション活動のみ」「当日の運営のみ」といったように、対応規模が大きく異なります。

そのため、展示会ブースの装飾だけでなく、当日の搬入や運営、分析など、どこまで自社が求めるのかを事前に明らかにして、業者を選んでみてください。

また、対応規模と合わせて、対応できる地域についても事前に確認しておくとスムーズです。

展示会ブースにおける依頼の流れでよくある3つの質問

ここからは、展示会ブースの装飾を業者に依頼する際、よくある質問を紹介します。

• 自分たちでブース装飾した際によく起こるトラブルは？
• ブース装飾の依頼方法で注意すべきポイントは？
• 展示会におけるブース装飾の役割は？

それぞれの質問について回答します。

質問①自分たちでブース装飾した際によく起こるトラブルは？

展示会ブースの装飾で一貫性を持たせることが大切です。
しかし、複数の業者に装飾品を分離発注した場合、実際に設営してみるとバラバラな印象となるケースがあります。

なぜなら、同じデザインであっても、使用する素材によって色味が大きく異なる場合があるからです。特に、コーポレートカラーにこだわりがある場合は注意が必要です。

質問②ブース装飾の依頼方法で注意すべきポイントは？

ブース装飾の依頼方法で注意すべきポイントは、事前に会場の情報を把握しておくことです。

展示会によっては、高さの制限やセットバックの有無といった装飾規定が定められている場合があります。
これらの規定によって、事前に打ち合わせた装飾が施せないといったケースも少なくありません。

また、当日はモニターや収納スペース、陳列棚、商談スペースなどが必要になる場合もあります。
これらも会場でレンタルできるか、それとも自分たちで用意が必要かといった点をあらかじめ確認しなければなりません。

質問③展示会におけるブース装飾の役割は？

展示会におけるブース装飾の役割は、商材や企業としてのイメージを来場者にアピールすることです。

質の高いブース装飾は来場者の目を引き、より多くの集客を見込めます。

質の高いブース装飾によって商品やサービスを1人でも多くの来場者に見てもらい、商談の機会を増やしましょう。

まとめ

今回は、展示会ブースの装飾を依頼する流れについて、押さえておきたい注意点や業者の種類などを紹介しました。展示会ブースの装飾を業者に依頼するうえで、出展するコンセプトやデザインなど、決める内容が多く負担に感じてしまう方もいるでしょう。

なお、弊社「キンコーズ」ではお客様に寄り添いつつ、イベント企画の立案からデザイン制作、当日の運営などをすべてワンチームでサポートします。また、オンラインやデジタル関連の商材も多数提供しています。

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