株主総会用の資料印刷・製本を印刷会社に依頼するメリットや注意点とは？

年に一度の株主総会を控え、印刷物の準備に頭を悩ませている企業様も多いことでしょう。「印刷部数が少ないが、費用が割高になることは避けたい」「機密性の高い情報を含むので、情報管理を徹底したい」というニーズも、印刷会社であれば対応可能です。そこで今回は、株主総会向けの資料や印刷物を印刷会社に依頼するメリットや注意点についてご紹介します。

【メリット1】法人向け・各業種向けのサービスが活用できる

株主総会で配布する印刷物の品質は、企業イメージを左右します。高品質な印刷を実現したい場合は、安全性に配慮した法人向け印刷サービスを提供している印刷会社に依頼すると良いでしょう。

さまざまな業界に合わせて、印刷会社の営業担当者がきめ細かく対応してくれる点は大きなメリットです。印刷会社は印刷のプロフェッショナルとして、自社では気付かない点を指摘してくれるため、より良い印刷物を制作することができます。

【メリット2】株式総会に必要な資料・掲示物を一括依頼できる

株式総会で必要な主な資料・印刷物としては、以下が挙げられます。

・案内状、挨拶状(株主総会の告知用)

・出席表(QRコードやバーコードを印刷しておくと、出席確認に便利)

・事業報告書(たいていは枚数が多く、製本やホチキス留めが必要)

・会場での掲示物や看板、サイン、横断幕など

株主総会では、一度にこれだけの印刷物や掲示物が必要になります。各印刷物・資料をさらにグレードアップさせるために特殊加工や製本加工をしたいなどの要望をお持ちの方も多いでしょう。

そのような場合、法人向けの印刷サービスを提供している印刷会社に一括で依頼することで、複数の業者に依頼する（案内状を印刷会社、看板を看板会社に依頼するなど）手間を省けます。

【メリット3】コア業務や他の業務に集中できる

株主総会用の資料印刷や製本を印刷会社に依頼することで、印刷や製本やそれに付随する煩雑な作業に自社の従業員を充てる必要がなくなります。そのため、コア業務やその他の業務に集中できるようになるのです。

印刷や製本などの作業専門の部署がある場合や、自社で対応できるだけの知識や技術を持った人材がいれば問題ありませんが、そうでなければやはり印刷会社に依頼するメリットは十分にあるといえるでしょう。

【注意点】ISMS認証取得済みであることを確認する

最近は、さまざまな企業において情報漏えいの事件が多発しています。情報の取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。

株主総会に必要な資料には、セキュリティーへの配慮が必要な内部情報なども多数含まれています。印刷を依頼する場合は、依頼先企業が情報管理を徹底しているかどうかを確認するようにしましょう。

特に安心してお願いできるのは、定期的に作業手順の監査の実施や、セキュリティーポリシーに則って社内コンプライアンスの徹底を行っている印刷会社です。さらに、組織内で情報資産のセキュリティーがしっかり管理されていることの証明となる、ISMS認証(ISO/IEC 27001)を受けていれば、より安心です。

おわりに

今回は、株主総会向けの資料や印刷物を印刷会社に依頼するメリットや注意点についてご紹介しました。

製本が必要な報告書などのほか、会場で掲示する看板や横断幕なども作る必要がありますが、それらを一括でお願いできるのはうれしい点です。

データの暗号化やユーザー認証など、セキュリティー対策がより強化された「法人向けサービス」を活用すれば、さらに安心感を高めることができます。これまではその都度複数の業者へ印刷をお願いしていたという場合は、株主総会用の印刷物をまとめて依頼できる印刷会社の利用を検討してみてはいかがでしょうか。