報告書の表紙の作り方・書き方から
印刷・製本までを徹底解説！

社会人になると、さまざまなシーンで報告書を作成することになります。

しかし、書き方のコツがわからなかったり、言いたいことが相手に伝わらなかったりすることもあるのではないでしょうか。

わかりやすい報告書を提出するために、内容の書き方から表紙の作り方、印刷・製本まで、おさえておきたいポイントをご紹介します。

褒められる報告書の書き方のポイント

報告書の書き方で、仕事ができる人かどうか判断されることもあります。相手に褒められる報告書作成のポイントを3つにまとめました。

簡潔にわかりやすく書く

報告書をチェックするのは、上司や先輩、お客様など自分より立場が上の人が多いでしょう。報告書は、忙しい人でもサッと目が通せるような、わかりやすい言葉で簡潔にまとめるのがポイントです。特にお客様に提出する場合は、難しい専門用語は使用せず、わかりやすい言葉に置き換えることを意識しましょう。

表題・要旨・詳細の3構造で書く

いきなり長い文章でダラダラと書き始めては、報告内容の要点がつかめません。

まずは「表題」で報告書の内容を一言でまとめましょう。

次に「要旨」では、報告内容を3行程度にまとめます。内容の要約となるため、要旨は最後に書いた方がスムーズです。

最後に「詳細」では、報告内容を自分の所見や客観的事実も述べながら、詳細にまとめます。このとき見出しなどを使って見やすくレイアウトするのがポイントです。

見た目にも気を配る

報告書の内容がわかりやすく書かれていることは最低条件です。褒められる報告書にするには、文章のレイアウトや表紙のデザインなど、見た目にも気を配りましょう。また、適切な場所で画像を用いれば、よりわかりやすい報告書になります。

報告書の表紙ってどうしたらいい？お悩み解決

報告書の内容はスムーズに書けても、最後に表紙で悩んでしまうことはありませんか？読み手が最初に目にする表紙は、意外と重要な要素です。表紙作成のポイントをおさえて、読み手に好印象を与える報告書を作成しましょう。

表紙の構成

表紙に必要な要素は以下のとおりです。

・宛名

・タイトル

・サブタイトル

・作成日

・作成者名

この中でも特に重要なのが「タイトル」です。どのような内容が書かれているのかが要約されている、わかりやすいタイトルを作成しましょう。

表紙のデザイン

表紙は、シンプルでわかりやすくレイアウトしましょう。色は黒一色でも問題ありませんが、必要に応じて文字に色をつけても構いません。ただし、複数の色を使うとごちゃごちゃしてわかりづらくなってしまうため、使う色は1～2色程度にとどめましょう。

どうしてもいいレイアウトが思いつかない場合は、テンプレートをダウンロードして使うことをおすすめします。

報告書の製本・印刷方法について

報告書を書き終わったら、最後は印刷と製本です。見やすく読みやすい印刷・製本方法をご紹介します。

印刷のポイント

報告書をプリントする際は、文字や画像がハッキリきれいに印刷される機器を使用しましょう。文字がにじんだり画像が汚かったりしては、手抜きをした印象を持たれてしまいます。

また、印刷部数が大量な場合、時間と手間がかかってしまうことも考慮しなければなりません。

おすすめの印刷方法は、印刷会社に依頼することです。仕上がりがきれいで読みやすく、製本までお願いできるため、大切な報告書や大量印刷の場合、印刷会社に依頼するのが効率的でしょう。

印刷にかかる費用は、カラーより白黒の方が、普通紙より再生紙の方がリーズナブルに済みます。

製本のタイプ

製本の方法は、書類の量によって変わります。

【少なめ】

書類の量が少ない場合は、ホチキス留めが一般的です。端の一ヶ所を留める、もしくは2つ折りにして中央を留め、本のように見開きにする方法があります。

【多め】

書類の量が多い場合、リングで固定する「リング製本」か、書類の背を糊付けし、表紙用の厚紙でくるむ「くるみ製本」がおすすめです。

おわりに

報告書作成の一連の流れをご紹介しました。意外と悩みの多い報告書ですが、ポイントを抑えておけば、わかりやすく、見やすい報告書をつくることも可能です。

読み手が感心するような報告書を作るためには、その内容はもちろん、表紙のデザインや印刷・製本など細部にまでこだわりましょう。

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