2017.08.08オンデマンド印刷

ビジネス挨拶状に使う社用封筒や挨拶状はがきを印刷会社に依頼するメリット

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社用封筒や挨拶状はがきを印刷会社に依頼
会社で使用する社用封筒やはがきの作成は、印刷会社に依頼するのと自社で制作するのとではどの程度の違いが生まれるのでしょうか。また、コストを掛けてでも印刷会社に依頼するメリットはあるのでしょうか。

今回は、ビジネス挨拶状に使用する社用封筒や挨拶状はがきを、印刷会社に依頼するメリットについてご紹介します。

時間と労力を節約できる

時間と労力を節約
大量のビジネス挨拶状を自社内で制作・送付する場合、かなりの労力と時間を消耗します。社用封筒の印刷、挨拶状はがきの印刷、宛名書き、封入、切手貼り、投函まで複数のステップがあり、そのためにアルバイトなどの新しい人員を臨時で用意する会社もあるほどです。

また、自社制作の場合、プリント方向を間違えてしまったり、プリンターが封筒印刷に対応できなかったりと、さまざまな問題が生じる可能性もあるでしょう。

しかし印刷会社に依頼すれば、封筒や挨拶状印刷のために多くの時間と人件費を割く必要はありません。低コストで高品質のものを比較的短期間で用意することができるため、ビジネスに使用する場合こそ、印刷会社を利用するべきでしょう。

可変印刷(バリアブル印刷)が簡単にできる

可変印刷
可変印刷、 バリアブル印刷という言葉を耳にしたことがあるでしょうか。印刷物1枚1枚のデザイン・レイアウトを同一にしつつ、一部のテキストを変更して印刷することを指します。

宛名印字までを印刷会社に依頼する場合、当然のことながら宛名部分に印刷されるテキストは1枚1枚異なります。

また、挨拶状の文面を何パターンかに分けて、顧客の属性によって変えることも可能です。1つのテンプレートを1,000通作成して一斉に送るのではなく、ある程度顧客によったアプローチができるため、挨拶状のビジネス的な利用価値が高まるのではないでしょうか。

このような多様な印刷物は、1枚1枚データを作成して自社で作ることも可能ですが、膨大な時間が掛かってしまうことは明白です。

しかし、オンデマンド印刷に対応した印刷会社であれば、可変印刷を依頼することが可能です。宛名印字や何パターンかの挨拶状の印刷を短期間かつ1枚から依頼することができるため、急な追加発注にも対応することができます。

オンデマンド印刷に対してオフセット印刷がありますが、オフセット印刷では可変印刷はできません。

オフセット印刷は、封筒・はがきを大量に印刷する必要がある場合に便利な印刷方法です。しかし、その印刷方法の性質上、同じ内容のものを印刷することしかできないため、1枚1枚内容が異なる宛名印字や、挨拶状の文面を差し替えることはできないのです。

多様な用紙に対応しているというメリットはありますが、宛名を手書きするか別途オンデマンド印刷で宛名シールを用意するなどの必要性が生じます。

内容に合わせた用紙を選択できる

自社内で社用封筒や挨拶状を制作する場合、何種類もの封筒やはがきを用意して、挨拶状の内容によって用紙を変えることは現実的に難しいのではないでしょうか。

しかし印刷会社に依頼するのであれば、封筒の形や用紙など、豊富な選択肢の中から必要な分だけを無駄なく印刷することが可能です。

フォーマルな挨拶状に最適な高級感あふれる用紙を選択することもできるため、会社の印象アップに役立ててはいかがでしょうか。

おわりに

挨拶状のための社用封筒や挨拶状はがきを印刷会社に依頼すると、担当者の労力や手間の軽減のみならず、挨拶状の仕上がりもはるかに良くなります。

ビジネス上つながりのある相手に好印象を持ってもらうためにも、印刷会社に任せて作成することをおすすめします。

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

Kinko'sお役立ちコラム編集部

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