2017.06.12製本・紙・加工

製造業向け・わかりやすい業務マニュアルの作り方

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わかりやすい業務マニュアル

製造業に従事する方にとって、業務マニュアルの作成は重要な業務の1つです。新人がマニュアルを読んで業務を覚えられるようにすることはもちろん、業務品質の向上やスピードアップを図るためにも、業務内容をわかりやすく記載したマニュアルの作成が求められます。

そこで今回は、製造業向けのわかりやすいマニュアルの作り方をご紹介します。マニュアルの作り方のポイントを押さえて、作業の質と効率アップにつながる使いやすいマニュアルを制作しましょう。

【ポイント1】部門全体の業務内容を把握する

部門全体の業務内容を把握自身が勤務している会社であっても、全部門の業務内容を把握している従業員は少ないでしょう。

「自分の所属部門については詳しいが、他部門についてはあまり知らない」「どの部門のことも大体わかるが、業務の詳細になると答えられない」という場合がほとんどです。

したがって、マニュアルを作る際はどのような業務が行われているかを知る必要があります。まずは各部門の業務内容を徹底的に洗い出すことから始めましょう。

業務内容は大まかなものではなく、細かいところまでマニュアル化することが求められます。各部門の担当者に担当業務を書き出してもらうか、マニュアル作成担当者がヒアリングをしてまとめていきましょう。

【ポイント2】注意すべき業務を優先的に載せる

注意すべき業務を優先業務の中には、ミスやトラブルが起こりやすい業務、作業効率が悪く時間や労力を要する業務があるでしょう。そのような業務は優先的にマニュアルに盛り込みましょう。

マニュアル作成時のポイントは、発生し得るミスやトラブルなどについて、具体的な事例を記載することです。組織全体で業務情報を共有することにより、未然にミスやトラブルを防げます。マニュアルの内容は定期的に見直しましょう。

【ポイント3】読みやすいレイアウトにする

マニュアルの使いやすさは、レイアウトによっても左右されます。各業務の意味や目的、仕事全体の流れ、作業工程、求められる水準(各工程の作業時間や品質、達成度など)が一目でわかるレイアウトを考えましょう。

さらに、「チェックリストの欄を設け、業務がスムーズに行われているかを確認できるようにする」「漠然とした目標ではなく、具体的な数値目標を示す」などの工夫をすることで、使いやすさが格段にアップします。

【ポイント4】印刷会社に依頼する

業務マニュアルに掲載する内容が決定後、いよいよ印刷会社にマニュアル制作を依頼します。それぞれの印刷会社によってサービス内容が異なるため、まずはいくつかの印刷会社に見積もり依頼をし、どのようなサービスが受けられるのかをチェックしましょう。

印刷会社に制作を依頼する際に大切なことは、わかりやすい業務マニュアル作りのサポートを全面的に行ってもらえるかどうかです。製本方法や用紙の種類、色の選択などでプロのサポートを必要とする場合があるため、希望にマッチしたサービスを提供してくれるかどうかだけでなく、プロならではのアドバイスをしてくれる会社なのかを確認してください。

また、作業中に読まれるマニュアルは、傷みにくい用紙で頑丈に製本してもらいましょう。親身になってマニュアル作りに尽力してくれる印刷会社を選ぶことが大切です。

おわりに

今回は、製造業向けのわかりやすい業務マニュアルの作り方をご紹介しました。ものづくりの現場では綿密な作業が要求されることが少なくありません。マニュアルなしで作業者個人の感覚で仕事を進めてしまうと、業務の質にばらつきが生じることがあるため、経験者にとっては当たり前と思えるような作業でも、文章や図による「見える化」は欠かせません。

誰が読んでもわかりやすく、読めばスムーズに作業を進められるような質の高いマニュアルを作りましょう。

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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