2021.03.15ビジネスユーザー , 製本・紙・加工

業務マニュアル作成の手順やコツ、マニュアル電子化のメリットをご紹介

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業務マニュアル

 

業務マニュアルの作成は重要な業務の1つです。
新入社員がマニュアルを読んで業務を覚えられるようにすることはもちろん、業務品質の向上やスピードアップを図るためにも、業務内容をわかりやすく記載したマニュアルの作成が求められます。

 

そこで今回は、業務マニュアルの作成手順やコツ、マニュアル電子化のメリットをご紹介します。マニュアルの作り方のポイントを押さえて、作業の質と効率アップにつながる使いやすいマニュアルを作成しましょう。

 

業務マニュアルの作成手順

まずは、業務マニュアルの作成手順からご紹介します。

 

手順1.内容を決める

始めに、どこまで業務マニュアルに記載するのか、どのような内容を盛り込むのかを決めていきます。
誰を対象として作るのか、読んだ人に何ができるようになってほしいのかを念頭に置いて、内容を決めましょう。

手順2.マニュアルの構成を決める

マニュアルを持つ人

内容が決まれば、マニュアルの構成を考えていきます。構成の流れは、大きい項目から決め、中項目、小項目と決めていきましょう。構成は、業務マニュアルの目次にもなります。

 

手順3.マニュアル作成へ

内容が決まったら、次は構成通りに仮のマニュアルを作成していきます。

マニュアルができたら、実際にマニュアル通りに仕事をしてみて不足している点や手順など、修正点があれば修正します。また、関係者にも一読してもらい内容にズレがないか確認しましょう。

 

わかりやすい業務マニュアル作成のポイント

【ポイント1】部門全体の業務内容を把握する

自身が勤務している会社であっても、全部門の業務内容を把握している従業員は少ないでしょう。
「自分の所属部門については詳しいが、他部門についてはあまり知らない」「どの部門のことも大体わかるが、業務の詳細になると答えられない」という場合がほとんどです。

 

したがって、マニュアルを作る際はどのような業務が行われているかを知る必要があります。
まずは各部門の業務内容を徹底的に洗い出すことから始めましょう。

業務内容は大まかなものではなく、細かいところまでマニュアル化することが求められます。
各部門の担当者に担当業務を書き出してもらうか、マニュアル作成担当者がヒアリングをしてまとめていきましょう。

 

【ポイント2】注意すべき業務を優先的に載せる

注意すべき業務

業務の中には、ミスやトラブルが起こりやすい業務、作業効率が悪く時間や労力を要する業務があるでしょう。
そのような業務は優先的にマニュアルに盛り込みましょう。

マニュアル作成時のポイントは、発生し得るミスやトラブルなどについて、具体的な事例を記載することです。

組織全体で業務情報を共有することにより、未然にミスやトラブルを防げます。マニュアルの内容は定期的に見直しましょう。

 

【ポイント3】読みやすいレイアウト・デザインにする

フローチャート図マニュアルの使いやすさは、レイアウトによっても左右されます。

各業務の意味や目的、仕事全体の流れ、作業工程、求められる水準(各工程の作業時間や品質、達成度など)が一目でわかるレイアウトを考えましょう。

さらに、「チェックリストの欄を設け、業務がスムーズに行われているかを確認できるようにする」「漠然とした目標ではなく、具体的な数値目標を示す」などの工夫をすることで、使いやすさが格段にアップします。

レイアウトに悩む場合は、テンプレートを活用するのがおすすめです。

パワーポイントを使ったテンプレートは編集も楽で、イラストレーターのアプリがなくても開くことができます。共有しやすいので、パワーポイントを使った業務マニュアルの作成を検討しませんか。

 

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【ポイント4】冊子版と電子版の両方を用意する

【ポイント4】冊子版と電子版の両方を用意する 現行の業務マニュアルが冊子版しかなく、電子データが残っていないケースもあることでしょう。既存のマニュアルを更新するにあたって紙面に直接書き込みをしたり、1枚1枚手作業でスキャンやコピーをしたりするのは大変です。 電子版のマニュアルがない場合は、紙の書類を電子化するサービスの利用をおすすめします。 業務マニュアルを電子化すれば、新入社員が入社した際の増刷や、作業フローが変更になった際のマニュアル更新作業も容易になります。電子データを直接PCの画面上で見ることもできるため、マニュアルを持ち歩く必要もなくなります。 キンコーズの書類電子化・データ化(スキャニング)の詳細・お問い合わせはこちらから! https://www.kinkos.co.jp/biz/solutions/scan-service/現行の業務マニュアルが冊子版しかなく、電子データが残っていないケースもあることでしょう。

既存のマニュアルを更新するにあたって紙面に直接書き込みをしたり、1枚1枚手作業でスキャンやコピーをしたりするのは大変です。

 

電子版のマニュアルがない場合は、紙の書類を電子化するサービスの利用をおすすめします。

業務マニュアルを電子化すれば、新入社員が入社した際の増刷や、作業フローが変更になった際のマニュアル更新作業も容易になります。
電子データを直接PCの画面上で見ることもできるため、マニュアルを持ち歩く必要もなくなります。

 

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【ポイント5】印刷会社に依頼する

業務マニュアルは社内でも、印刷して製本することが可能です。

しかし、印刷業でない限り、キレイに印刷・製本ができない場合もあります。

そこでおすすめなのが、印刷会社に印刷・製本を依頼することです。高品質な製本が可能なため、見やすく読みやすいマニュアルを作ることができます。

中綴じ製本はもちろん、プラスチックのリングで固定した製本方法や、表紙に厚紙を利用したマニュアルなど印刷会社ならではの製法も可能です。傷みにくい用紙で頑丈に製本してもらうことができます。

 

ただし、印刷会社によってサービス内容が異なるため、まずはいくつかの印刷会社に見積もり依頼をし、どのようなサービスが受けられるのかをチェックしましょう。

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【事務職向け】マニュアル作成のコツ

マニュアルを見る事務職事務職は実際のものを扱うというよりも、数字や文書などの見えない情報を扱うことがほとんどです。

そのため、事務系の作業内容はスピードや手際に差があっても、行った結果に差が出るというわけではありません。

一定の知識と作業手順を身につけることで、仕事をこなせるようになります。
ただし、マニュアルによって成果に大きな差が出てしまうこともあります。事務職向けのマニュアル作成のコツを見ていきましょう。

 

情報を整理する

事務職のマニュアルを作成する際は、情報を整理しなければなりません。

まずは、基本情報からの整理を行います。情報システムの仕組みや、情報が記載されているもの、情報の受け渡し方法などが当てはまります。
他にも受注時や納品時などにはどのような情報が発生するのか、担当者はどのタイミングで何を行うのかも整理していきます。

 

作業内容を洗い出す

作業を洗い出していきましょう。

帳票が必要な場合、どのように起票すればいいのか作業手順を確認していきます。また、判断基準も整理する必要があります。

事務職とはいえ、取り扱うサービスによって登録する内容が異なる場合もあるでしょう。こうして取り扱うものによって登録する内容や作業手順が異なる場合は、判断基準やルールなどを整理しておく必要があります。

 

【製造業向け】マニュアル作成のコツ

製造業では、熟練者の中にコツやノウハウを持っている方がいます。そのため、製造業での業務マニュアルでは熟練者の中にある知識を引き出して、文書化することがとても大切です。

熟練者の中にある知識を引き出すには、現場での情報収集が必要です。ヒアリングがうまく行くように、事前に作業工程を整理しておき、全体のアウトラインを作成しておきます。

また、ヒアリングをする際は、何がコツなのか、どうしたらうまく行くのかなど大まかに聞いてしまうと答えにくい部分があります。そのため、何を見ているのか、どうなったらダメなのかなどを細かく聞いていくことで答えやすくなります。

 

おわりに

今回は、業務マニュアルの作成手順やコツ、マニュアル電子化のメリットをご紹介しました。

マニュアルなしで作業者個人の感覚で仕事を進めてしまうと、業務の質にばらつきが生じることがあるため、経験者にとっては当たり前と思えるような作業でも、文章や図による「見える化」は欠かせません。

マニュアルがあることで、新入社員や異動してきた方も作業に取り組みやすくなります。そのため、業務を見える化させることで、属人化を防ぐことにもつながります。

誰が読んでもわかりやすく、読めばスムーズに作業を進められるような質の高いマニュアルを作りましょう。

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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