社内書類を電子化するメリット・
デメリットとは？文書電子化の進め方

近年では、保管スペースを確保できない、必要なときに書類が見つからないなどの理由でさまざまな文書が電子化されています。従来は紙媒体が一般的だった製品マニュアルや取扱説明書も電子化され、身近にパソコンやタブレット、スマートフォンがあれば、いつでもマニュアルを確認することができるようになりました。

そこで今回は、文書電子化のメリットとデメリットや電子化に適した文書についてご紹介します。文書の電子化に興味がある方はぜひ参考にしてください。

文書電子化とは

文書電子化とは、紙媒体に印刷した文書をスキャンしてインターネット上あるいはCDやDVD、USB上にデジタルデータとして保管することを指します。文書電子化によって作成された文書は、言葉を入れ替えて「電子化文書」とも呼ばれます。

電子文書との違い

電子文書とは、はじめからテキストデータとしてコンピューター上で作成された文書のことです。エクセルやワード、会計ソフトで作成した文章が電子文書に当てはまります。

文書電子化のメリット

文書電子化のメリットについて4つ解説します。

【メリット1】保管場所を取らない

「捨てられないけれど保管する場所もない」という書類は、どのようなオフィスにもあるのではないでしょうか。

このような書類の保管場所の確保は大変ですが、文書を電子化させれば心配無用です。

文書電子化によって保管場所を減らし、空いたスペースを別の用途に活用することができます。

【メリット2】検索が容易である

大量に保管された紙文書の中から、閲覧したい文書を探し出すことは非常に手間が掛かります。しかし、電子化した文書であれば必要な情報をスピーディーに探し出すことが可能です。

【メリット3】持ち運びしやすい

重くてかさばる紙文書は、持ち運びには向いていません。たくさんの文書の移動を1度に行う場合は郵送費が発生することも考えられます。一方、電子化文書であれば表示する端末さえあればいつでもどこでも閲覧でき、紙文書と比較して持ち運びの手間や労力がかかりません。

【メリット4】内容の更新や差し替えが容易

電子化した文書の場合、内容の更新や差し替えはデータを書き換えるだけで済みます。頻繁に情報を更新しなければならない文書の場合、非常に便利です。

文書電子化のデメリット

文書電子化のデメリットについて3つ解説します。

【デメリット1】電子化に手間や時間が掛かる

紙媒体の文書を電子化する場合、一般的には文書のスキャンという作業が発生します。冊子になっている文書をスキャンする場合は断裁しなければならない場合もあるなど、手間が掛かってしまいます。

大量の文書を電子化したい場合は、その分断裁やスキャンの作業が必要です。自社だけで電子化を行おうとすると、コア業務が滞る可能性もあるでしょう。

【デメリット2】システム障害や媒体劣化によるリスクがある

電子化された文書は、データが保管されているサーバーやコンピューターにシステム障害が起きた場合に閲覧できなくなるリスクを持っています。また、文書を保存している媒体も、時間の経過とともに劣化する可能性があります。

【デメリット3】視認性が低下する恐れがある

文書を電子化すると、当然コンピューターなどの画面に表示させることとなります。そのため、画面の光で目が疲れやすくなることが考えられます。文字の大きさやレイアウトなどにもよりますが、紙媒体の方が視認性に優れている場合もあるのです。

文書電子化の進め方

文書を電子化する際は、文書をただスキャンしていけばいいというわけではありません。全ての文書を一度にスキャンしようとすると膨大な時間がかかってしまいます。そのため、次のような手順を追っていくと、円滑に進めることができます。

1.電子化させる文書の種類や量を把握する

保管している全ての文書を一気に電子化させることは手間がかかるため、電子化させる文書を選定していきます。選定する際、同時に文書や書類の整理を行いましょう。

保管義務のない書類や不要な書類は処分し、電子化させたい文書を選別していきます。

まずは利用頻度が高く、すぐに参照したい書類に限定して電子化することをおすすめします。

2.データの保管方法を決定する

次にデータの保管方法を決定させておきます。保管方法については、サイズや解像度などを決める必要があります。下記では、決定すべき保管方法についてご紹介します。

ファイルの保管場所

保管場所はいくつか種類があります。社内のファイルサーバーに保存しバックアップを用意する方法や、クラウドストレージを利用して保存する方法もあります。

サイズ

書類のほとんどがA4であることがほとんどです。そのため、電子化させる際はA4サイズに統一させると良いでしょう。

解像度

解像度は高ければ高いほど、きれいな状態で保存が可能です。しかし、高い解像度のファイルは容量が大きくなってしまうため、保存するためにも時間がかかります。一般的な書類であれば200dpi、画像や小さい文字が利用されている場合は300～400dpiで保存することを決定すると良いでしょう。

ファイル形式

データ量が少ないPDFでの保存がおすすめです。他にもJPEGなどの画像ファイルとして保存する方法もあります。保存の際のファイル形式も、事前に決定しておきましょう。

格納するフォルダの構成

データを保存するフォルダの構成もあらかじめ決めておきましょう。事前にしっかりと決めておくと、検索性がよくなります。

データベース化

契約先や契約日などの書類の属性データを入力することで、データベース化が可能になります。

3.スキャンを実施し電子化を実行していく

電子化する書類と保管方法が決定したら、スキャンを実行し電子化させていきます。

スキャンできる複合機がある場合、複合機を利用することで、低コストで文書の電子化が可能です。ただし、高品質なデータを作成する場合は、お使いの複合機とは別の機材が必要になることもあります。

書類が大量にある場合やスキャンがない場合、高品質なデータの電子化には、専用の機械で品質の高いスキャンができるキンコーズをご利用いただくのもおすすめです。

電子化に適した文書・書類とは

文書や書類を電子化させるにあたり、電子化に適している文書や書類から進めていく必要があります。電子化に適している文書・書類は下記の通りです。

・契約書

・請求書

・領収書

・作業手順

・各種管理台帳

・勤務台帳

・製品カタログやマニュアル

・設計図書や建築図面などの図面

・会議資料　　など

文書・書類を電子化する際に気を付けたいポイント

紙面で作成している文書や書類を電子化する際には、いくつか気を付けたいポイントがあります。

量が多いとスキャンに時間がかかる

冊子になっている書類も多く、スキャンするのには手間がかかります。紙図面ともなると大きくスキャンするのも一苦労です。

量が多ければ多いほど、スキャン作業にリソースを割く必要があり、他の業務を進めることが困難になります。量が多い場合は、外部会社に依頼してスキャニングをしてもらうことをおすすめします。

原本は外部の倉庫に保管

電子化させることで、すぐに書類を確認することができます。そのため、原本はオフィスに保管しておかなくても大丈夫。セキュリティ設備が整った外部の倉庫に保管しておくことをおすすめします。

保管期限がすぎたものは溶解処分をする

文書電子化に向けて整理をしていると、保管期限のすぎた文書・書類も出てくるかもしれません。機密書類や契約書などが含まれている場合は、溶解処分がおすすめです。ダンボールに書類を詰めれば、箱のまま処分してくれます。

保管期限がすぎた書類は、定期的に処分し、スペースを確保しましょう。

電子での保存が認められていない文書がある

全ての契約書や書類を電子化によって保存できるわけではありません。紙（原本）での保存が義務付けられている書類もあるので注意しましょう。

例えば、定期借地契約書や定期建物賃貸借契約書などが該当します。法律で書面での交付が義務付けられていますので、事前に確認しておきましょう。

e-文書法と電子帳簿保存法

文書を電子化させるにあたり、e-文書法と電子帳簿保存法といった法律に気を付ける必要があります。

e-文書法とは、本来は紙面での保存が義務付けられていた文書に対して書類スキャンによる電子化保存を認めた法律です。法人税法や商法、会社法などにより本来は紙で保存しなければいけない書類が対象となっています。この法律では、見読性・完全性・機密・検索性の用件を満たすことが必要です。

一方で、電子帳簿保存法とは、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存法などに特例する法律のことです。国税関係の書類に対して、電子化できる書類や書類のスキャンが認められています。ただし仕訳帳や損感情元帳の帳簿など、一部対象外になっている場合もあります。こちらも事前に確認が必要です。

文書電子化システム・サービスの選び方

スキャンを外部に依頼することで、電子化させるための人員を割く必要がなく、データの加工までも行ってくれます。

では、文書電子化を外部に任せるとき、どのような会社が信頼できるのか、気になるのではないでしょうか。

セキュリティ対策が万全か

まず、文書を電子化させるにあたり重要なのが「セキュリティ」です。そのため、文書電子化システム・サービスに十分なセキュリティ対策が備わっているか確認する必要があります。

見分け方としてPマークまたはISO/IEC 27001の取得が挙げられます。Pマークは個人情報保護の体制・運用が適切であることを示す資格です。

ISO/IEC 27001は、情報の気密性や安全性を示す資格となっています。これらの資格を取得しているか、確認しましょう。

法律に対応しているか

先ほどもご紹介した通り、文書を電子化させるには、e-文書法と電池帳簿保存法といった法律がかかわってきます。そのため、文書の電子化に関する法律について詳しい専門のスタッフがいるかどうかも選び方の基準になります。

スキャンの品質に問題がないか

文書電子化にあたりスキャニング作業はとても重要です。
そして、e-文書法では情報の見読性が求められていて、文書の文字をしっかりと見えるようにスキャンしなければなりません。そのため、スキャンしたときに文書の文字が見えにくいなどといったことがないように、スキャンの品質がとても大切です。

システムやサービスを選ぶ際は、豊富な設備が整っているかなども確認しましょう。

サービスの確認

サービスの内容は、委託会社によって異なります。

サイズや枚数、カラーかモノクロかによって料金も異なり、場合によってはオプションとなる場合があります。

事前にどこまで自社で対応できるのか、どこから外注したいのか、それとも全て外注に任せるのかなど、決めておきましょう。

おわりに

電子化文書には、保管に場所を取らず、検索や操作、更新が比較的容易、さらに持ち運びしやすいというメリットがあります。

今抱えている大量のマニュアルや社内書類も、文書電子化サービスを提供している印刷会社に依頼すればデータ化することができます。紙媒体の文書の保管にお悩みの場合は、文書電子化を検討されてはいかがでしょうか。

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