綺麗に契約書を製本する方法。
外部へ依頼する際、おすすめの会社も紹介

契約書を製本する目的とは？

契約書の製本には2つの重要な目的があります。

• 契印を押す回数を減らす
• 改ざん・偽造を防止する

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

①契印を押す回数を減らす

契約書の製本によって、一体化された文書として保管できるため、契印をそれぞれのページに押す必要がなくなります。これによって、契約締結時の手間や時間を大幅に削減できます。

また、製本された契約書は改ざんのリスクが低く、信頼性も高いです。さらに、製本によって文書の管理が容易になり、紛失や誤配置のリスクも軽減されます。

このように、契約書の製本は業務効率の向上や信頼性の確保に寄与し、契約管理をより円滑に進めるための有効な手段となります。

②改ざん・偽造を防止する

製本された契約書は、綴じられているだけの書類とは異なり、ページの取り外しや書き換えが困難です。このため、ページの抜き取りや署名欄の不正な差し替えといった行為が防止でき、契約の信頼性が向上します。

このように、契約書の製本は法的なトラブルを未然に防ぐための重要な手段となるため、契約が必要な場面において、積極的な採用がおすすめです。

契約書を製本する方法

契約書の製本は以下の4つのステップで行います。

1. 契約書を印刷する
2. ホチキスで留める
3. 帯・製本テープを貼り付ける
4. 契印を押す

それぞれのステップについて詳細を見ていきましょう。

ステップ①契約書を印刷する

印刷する前に契約書を再度見直し、誤字脱字や内容に誤りがないかチェックしましょう。印刷に高品質の用紙を使用すると、文書の耐久性と見栄えがよくなります。また、印刷する際はページ番号を付けるのがおすすめです。

そして、印刷が完了したら、それぞれのページが順序通りに揃っているか確認しましょう。印刷後は、ページの順序が正しいか再確認します。このステップは、以降のプロセスを円滑に進めるための基礎となります。

ステップ②ホチキスで留める

契約書のページが正しい順序になっているか確認したら、すべてのページの端を揃えてホッチキスで留めましょう。

ホチキスで留める際には、左端から約5mmの位置にホチキスを打つと、契約書の破損を防ぎながらも安全に留められます。

また、契約書をより安定させるためには、上部、中部、下部と3か所にホチキスを打ちましょう。

ステップ③帯・製本テープを貼り付ける

契約書を製本する際は、製本テープまたは帯状の紙を使用し、ホチキスを留めた部分をカバーするようにしましょう。

まず、帯状の紙を縦に折り、ホチキスで留めた部分に正確に貼り付けます。帯の幅がホチキスで留めた部分を十分に覆うようにし、はみ出しのないよう注意深く作業しましょう。

次に、製本テープや紙の帯をホチキスの針が隠れるようにして貼り付けると、見た目が整い、契約書の耐久性も向上します。
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ステップ④契印を押す

契約書の製本が完了した後は、契印を押します。

法律では、契印の使用が義務付けられていませんが、一般的には契約書の表紙または裏表紙に捺印する場合がほとんどです。

製本した契約書の場合、帯や製本テープがある部分に契印を施し、その印影が契約書の両面にまたがるようにします。この方法により、契約書の改ざんや不正を防ぐことができます。

契約書を製本する際のよくある失敗3つと対策

自分で契約書の製本作業を行おうとすると、以下のような失敗が頻繁に発生します。

• 製本テープの取り扱いが上手くいかない          
• 文字が隠れて読めない
• ミリ単位のずれで見た目が悪い

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。失敗しないために、作業のポイント・対策も紹介しています。

①製本テープの取り扱いが上手くいかない

市販の製本テープはロール状で販売されており、巻き癖がついているため、テープが斜めになったり、シワが寄ったりする場合があります。また、テープを貼る際は、テープをまっすぐに保つよう慎重に作業しなければなりません。
さらに、製品によって粘着力に差があり、強すぎると契約書が破損してしまうケースがあります。しかし、弱すぎるとすぐに剥がれてしまい、修正が必要になる場合もあります。

②文字が隠れて読めない

左右の余白が不十分な場合、製本テープを使用する際に重要な文字が隠れてしまい、内容を正確に読めなくなる可能性があります。
この場合、契約書の再印刷が必要となり、時間とコストのロスにつながります。 そのため、印刷を開始する前に余白設定を十分に確認し、必要に応じて調整するようにしてください。

③ミリ単位のずれで見た目が悪い

製本テープを貼る際に、わずか1mmでもずれてしまうと、見栄えが悪くなる場合があります。さらに、ホチキスで留める際にページがずれたり、用紙が厚すぎたりすると、テープを正確に測って貼っても結果的に斜めに見えてしまいがちです。
これらの小さな誤差でも、最終的な仕上がりに大きな影響を与え、契約書全体の印象を低下させてしまいかねません。そのため、製本作業では細部にわたって丁寧な作業が求められます。

綺麗に契約書を製本するなら業者へ依頼がベスト

自分で契約書の製本作業をするとなると、失敗や美しく仕上がらないリスクが伴います。重要な契約の場で恥をかかないよう、製本作業は外部へ依頼することがおすすめです。また、外部依頼をすることで得られるメリットもあります。

1. 高品質な仕上がりが期待できる
2. 時間と労力が節約できる

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

メリット①高品質な仕上がりが期待できる

契約書の製本作業を専門業者へ委託すれば、高品質な仕上がりが期待できます。
専門業者は経験と技術を有しており、製本の過程で細部に至るまで細心の注意を払って作業を行うため契約書は見た目がよく、耐久性のある仕上がりになるわけです。
また、業者は高品質な材料と最新の製本技術を使用するため、手作業では達成しにくい均一で美しい製本が可能です。

メリット②時間と労力が節約できる

製本業務を専門業者に任せると、社内のスタッフは時間をほかの重要な業務に専念できます。そのため、業務効率が向上し、企業全体の生産性が高まります。
さらに、専門業者は製本作業を丁寧かつ効率的に実施するため、納期が短い案件でも安心して依頼が可能です。これにより、企業は製本の品質を保ちながらも、ほかのビジネスチャンスに迅速に対応ができます。

製本を依頼する業者を選ぶポイントは？

では、製本作業を外部へ依頼する際、どこにポイントをおいて選ぶとよいのかポイントをまとめておきます。

• 信頼性と実績
  過去の実績と顧客からの評価を調べ、業者の信頼性を確認する
• 品質管理
  提供される製本の品質を確認するため、見本を取り寄せて使用材料や製本方法を検討する
• 納期と柔軟性
  納期の遵守能力と、急な変更への柔軟な対応が可能か評価する
• コストパフォーマンス
  複数の業者から見積もりを取り寄せ、価格とサービスの質を比較検討する
• サポート体制
  問題発生時の対応速度とサポートの質を確認し、安心して依頼できる業者を選ぶ

契約書の製本が得意な印刷会社3選

先ほどのポイントをもとに、契約書の製本を得意とするおすすめの印刷会社について紹介します。

• キンコーズ・ジャパン株式会社
• 株式会社ブックフロント
• オリンピア印刷株式会社

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

①キンコーズ・ジャパン株式会社

キンコーズ・ジャパン株式会社

「キンコーズ・ジャパン株式会社」は、多種多様な印刷ニーズに応える企業です。店頭でのセルフサービスや大判メディアの印刷など、ビジネスシーンで求められる多様な印刷オプションを提供しています。

また、印刷と製本を組み合わせた「得da値！製本パック」は、コストパフォーマンスに優れ、さまざまなサイズのカタログやマニュアル、論文などの冊子製本がリーズナブルな金額で利用可能。

製本方法にはテープ製本や中綴じ製本、くるみ製本、ツインループ製本などがあり、企業のニーズに応じて選べます。

②株式会社ブックフロント

製本直送.com

「株式会社ブックフロント」は、「製本直送.com」というサービスを運営しており、1冊からでも気軽に注文が可能です。また、中綴じ製本や無線綴じ（くるみ製本）をはじめとするさまざまな製本方法を提供しています。

基本料金はリーズナブルで、ページごとの印刷コストも低く抑えられているため、手頃な価格で高品質な製本が実現できるのが特徴です。また、PDFファイルを冊子に変換するサービスも提供しており、個人から企業まで幅広いニーズに対応しています

③オリンピア印刷株式会社

オリンピア印刷株式会社

「オリンピア印刷株式会社」は、創業から50年以上の経験を持つ歴史ある印刷会社です。大学や研究機関、企業向けに30万冊以上の冊子制作をサポートしてきた実績があります。

無線綴じ（くるみ製本）、中綴じ、平綴じなどの一般的な製本方法のほか、ハードカバー製本も手がけています。また、特殊サイズの製本にも対応し、ブックカバーやPP加工、箔押しといった特殊加工も可能です。

契約書の製本でよくある2つの質問

最後に、契約書の製本でよくある質問について紹介します。

• 質問1.契約書を製本する際に表紙・裏表紙は必須ですか？
• 質問2.契印と割印の違いは？

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

質問1.契約書を製本する際に表紙・裏表紙は必須ですか？

契約書を製本する際に表紙・裏表紙は必須ではありません。しかし、表紙には契約書のタイトルや関係者の情報を記載できるため、一目で内容を把握できる利点があります。

また、裏表紙は文書を保護し、耐久性を高める役割を果たします。 さらに、表紙・裏表紙により、契約書全体が一体化し、個々のページの紛失や損傷のリスクを軽減することが可能です。

ただし、小規模な契約書や内部文書の場合、コストや実用性を考慮して、表紙・裏表紙を省略するケースもあります。

質問2.契印と割印の違いは？

「契印」は、製本された契約書の表紙と背表紙に捺印される印鑑であり、契約書の整合性を保証するのが目的です。

製本された帯やテープと書類本体の境界にまたがるように押され、契約書の改ざんを防ぐのに役立ちます。 一方、「割印」は、複数の関連する書類にまたがって押される印鑑で、目的は書類が一連の関係にあるのを証明するためです。

一般的に、契約書の控えや領収書の控えに捺印され、書類を数枚重ねた状態で、その境目に捺印して、関連するそれぞれの書類に印影がまたがるようにします。

まとめ

製本は、それぞれのページに契印を押すかわりに、裏表紙や袋とじの帯部分に一括して契印を押せます。さらに、ページの取り外しや書き換えが困難なため、改ざんや偽造の防止の役割もあります。

契約書を製本すると、製本テープの扱いが難しくて見た目が悪くなったり、印刷の設定が細かくてやり直しになったりと失敗例が多いです。そのため、専門的な技術と設備がある業者に依頼する方が、耐久性が高く、きれいな仕上がりになります。

キンコーズでは、コストパフォーマンスに優れ、さまざまなサイズの契約書やマニュアル、論文などの冊子製本がリーズナブルな金額で利用可能です。