印刷会社の宛名印刷サービスとは？メリット・デメリットや委託方法を詳しく解説します！

宛名印刷の種類は主に2つ

宛名印字とは、私製はがきや圧着DM、封筒などに直接、宛名やバーコード、ナンバリングなどを印刷することです。また、その方法は大きく「直接印字」と「シール・ラベル印字」に分かれます。それぞれの特徴は次の通りです。

直接印字	シール・ラベル印字
● シール代が不要なためコストを抑えやすい ● 読みやすいレイアウトで印字できる ● シールやラベルの貼付が不要なため、時間を短縮できる	● 用途を選ばず使いまわせる ● 必要な時に必要な分だけ使用できる ● はがきや封筒などの在庫を減らせる

また、印刷会社が提供する「宛名印刷サービス」を利用するという方法があります。宛名印刷サービスは、あらかじめ印刷会社に住所録を渡すことで、その一覧から1つ1つ宛名印刷を行ってもらうことが出来ます。

なお、キンコーズでは、宛名印刷の「直接印字」と「シール・ラベル印字」のいずれにも対応しています。ぜひ一度ご相談ください。

＞はがきへの宛名印刷について詳しく見る

宛名印刷を印刷会社に委託する3つのメリット

次に、宛名印刷を印刷会社に委託するメリットについて解説します。

• コストの削減が可能
• 業務効率化につながる
• 印字ミスによる無駄がない

それぞれについて詳しくみていきましょう。

①コストの削減が可能

自社内ではがきの印刷や宛名の印字をする必要がないため、その分の社内工数を削減できます。時期によっては、はがきの作成に時間や手間がとられる場合もあると思いますが、印刷会社への委託により、その負担を低減できます。

はがきや封筒への印刷と宛名印字をワンストップで委託できる印刷会社に依頼すれば、より社内工数の削減が可能です。
外部に委託することで費用がかさむことを心配されるかもしれませんが、はがき作成にかかっていた時間を人件費として換算した場合、印刷会社へ委託した方がコストを抑えられる場合も少なくありません。

②業務効率化につながる

はがきの作成に人手を割かなくてはならず、本来の業務に支障をきたしているという会社も少なくありません。

しかし、はがき作成の一連の業務を委託すれば、安心して本来の業務に専念でき、業務の効率化につながります。

＞DMデータ・DMデザイン

③印字ミスによる無駄がない

普段から印刷業務に携わっていない方が印字する場合には、印字の向きや場所を間違えたり、宛名の間違いをしたりするなど、印字ミスではがきや封筒を無駄にするケースも少なくありません。

しかし、印刷会社に委託する場合は、このような心配がありません。

宛名印刷を印刷会社に委託する3つのデメリット

次に、宛名印刷を印刷会社に委託するデメリットについて解説します。

• コストがかかる
• 納期が長い場合がある
• 修正が難しい

それぞれについて詳しくみていきましょう。                

①コストがかかる

印刷のサイズや用紙の種類、採用する印刷技術によって価格は変動します。とくに、質の高い印刷を求める場合、コストは高くなる傾向にあります。

印刷コストを抑えたい場合は、低価格を売りにしている業者を選択する手もありますが、品質の面で妥協が必要になるかもしれません。そのため、印刷会社に宛名印刷を委託する際には、コストと品質のバランスを考えながら、適切な業者を選ぶ必要があります。

②納期が長い場合がある

印刷会社に宛名印刷を委託する場合、見積もりや印刷、そして発送に至るまで、多くのステップがあるため、これらが原因で納品までの時間が長くなる場合があります。

とくに、イベントや会議など特定の日に印刷物が必要な場合は、納期を十分に考慮し、余裕を持った依頼が欠かせません。

ただし、市場には短納期で対応可能な印刷会社も存在するため、緊急性が高い場合はそのようなサービスを提供する業者を選びましょう。

③修正が難しい

デザインの変更や文言の追加など、後から変更を加えたい場合でも、一度印刷が開始されると対応が困難になります。もし、修正が可能な業者であっても、追加のコストや納期の調整が必要な場合がほとんどです。

そのため、注文を確定する前に、デザインや送付先の情報に誤りがないか慎重に確認し、不備がないように注意してください。

本記事では、宛名印刷サービスの概要や印刷会社に委託するメリット・デメリット、印刷会社へ委託する方法について解説します。また、宛名印刷を外注する際に確認すべきポイントについても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
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宛名印刷を印刷会社に委託する方法

次に、宛名印刷を印刷会社に委託する方法について解説します。

• 印刷会社に直接持ち込む場合
• Webから印刷会社へ申し込む場合

それぞれについて詳しくみていきましょう。

①印刷会社に直接持ち込む場合

あらかじめ印刷会社のWebサイトから、テンプレートをダウンロードします。

それに沿ってPCで宛名リストを作成し、出来上がったものを印刷会社の窓口へ持参しましょう。印刷会社側で印字前に校正を行い、正しいデータで印字します。

②Webから印刷会社へ申し込む場合

持ち込みの場合と同様、印刷会社のWebサイトから、テンプレートをダウンロードします。

それに沿ってPCで宛名リストを作成し、そのままWeb上から注文します。そのデータを印刷会社側で印字前に校正し、正式なデータで印字します。

宛名印刷を外注する際に確認すべきポイントは3つ

最後に、宛名印刷を外注する際に確認すべきポイントについて解説します。

• 金額やスケジュールを確認する
• 委託できる作業の範囲を確認する
• 個人情報の管理状況を確認する

それぞれについて詳しくみていきましょう。  

①金額やスケジュールを確認する

宛名印刷を業者へ依頼する前に、サービスの総費用と依頼から納品までの具体的なタイムラインを明確にしましょう。

また、見積もりは複数の業者から取り、比較検討すると最適なサービスを提供している業者が明らかになります。

さらに、対応が丁寧な業者は信頼性が高く、発注後もスムーズなコミュニケーションが期待できます。

②委託できる作業の範囲を確認する

宛名印刷の業者を選ぶ際には、委託できる作業の範囲を確認しましょう。

たとえば、初めてDM発送にチャレンジする場合、リスト作成からマーケティング戦略の策定、デザインや印刷、さらには効果測定に至るまでの一連のプロセスを一手に引き受けてくれる業者を選ぶのがおすすめです。

これにより、経験不足からくるミスを避け、効率的かつ効果的なキャンペーンを実施できます。自社での対応が難しい作業は業者に委託し、期待する成果が達成できるようにしましょう。

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③個人情報の管理状況を確認する

宛名のリストには、非常に重要な個人情報が含まれているため、情報の取り扱いには最大限の注意が必要です。

情報漏洩は企業の信頼を大きく損なうため、外注先を選定する際には、その業者が個人情報保護に関してどれだけ真剣に取り組んでいるのかチェックするようにしましょう。

その指標の1つとして参考になるのが、適切な個人情報の管理と保護を実施している企業に与えられる証であるプライバシーマークの有無です。プライバシーマークを取得している業者であれば、個人情報の取り扱いに関して一定の基準を満たしています。

まとめ

本記事では、宛名印刷サービスの概要や印刷会社に委託するメリット・デメリット、印刷会社へ委託する方法、外注する際に確認すべきポイントについて解説しました。

宛名印刷を印刷会社へ委託する場合、社内工数の削減による業務の効率化や、印字ミスの発生による修正コストを削減できます。そのため、これまで社内ではがきや封筒への宛名作成を実施していた企業は、宛名印刷サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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