2022.05.11オンデマンド印刷 , ビジネスユーザー

文書や書類を種類別に分類・管理する方法は?電子化後の活用方法もご紹介

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文書管理の方法

今回はさまざまなオフィスの書類を種類別に管理するポイントを解説いたします。

ここ数年で書類の電子化が進んでおり、業務の効率化やテレワークやリモートワークに対応するためにも書類を電子化し活用してくことも大きな課題となっています。

まだ電子化できていない場合でも今後の電子化に向けて、再度書類の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

 

大量のオフィス文書・書類管理の基本は?

文書・書類の基本サイクルをつくる

大量のオフィス文書を管理するためには、どんな種類であっても以下のような基本サイクルを確立することで管理がしやすくなります。

文書管理の基本サイクル 

書類の整理

分類

保管・保存

活用ルール化

廃棄

 

活用することを前提とし、整理、分類、保管することで、活用を見込めないもしくは活用し終えた書類は速やかに廃棄ができるような流れを作ることが重要となります。

 

「活用ルール化」をどう設定するかで業務効率化につながる

紙での保管であっても誰しもが活用しやすいようなルールを設定することが業務効率化への近道となるでしょう。

また、活用ルールを設けた上で運用を開始することで、電子化などに移行した場合も引き続きスムーズに活用できるようになります。

さまざまな書類が電子化されるのは、どのような企業においてもそれほど遠くないことが見込まれますので、これから分類をされる場合などでも活用することを意識して分類保管していきましょう。

 

文書の管理・整理・電子化のお悩みは、キンコーズへご相談ください。

 

文書・書類を種類別に管理方法を解説

ここからはオフィスにおいて管理されている書類を、種類別に解説していきたいと思います。

業種や部署によってさまざまな種類の書類を使用しますが、今回は「契約書」「社内オフィス文書」「経理書類」「カタログ・マニュアル」「図面」の分野に分けて解説いたします。

 

契約書

<対象となる書類例>

契約書として分類対象となるのは以下のような契約書が代表的なものとして挙げられます。

契約書・機密保持契約書
・業務委託契約書
・代理店契約書
・賃貸借契約書
・基本取引契約書
・売買契約書
・リース契約書 など

 

契約書はありとあらゆる場面で締結することがありますので、上記以外の契約書も多く存在します。

また、契約書は上記などの書類に加えて付随される書類も多くなるため、それらの書類はどのように管理するのかもあわせて考えましょう。

 

契約書管理によくあるお悩み

契約書管理に関する悩みとして多いのは、以下のようなものがあげられます。

・管理ルールが徹底されていない

・契約期間や書類保管期間など常にメンテナンスが必要

・重要書類を含む場合がほとんどのため紛失や持ち出しなどのセキュリティ管理が必要

・現在の契約情報がまとまっていないため取引先や取引額などが把握できない

 

上記のような悩みが多い反面、上記のポイントに気をつけて管理することができれば適切な管理ができるようになるといえます。

電子化する場合についても上記のポイントが抑えられるような管理方法を検討しましょう。

 

契約書を管理するポイント

契約書を管理するポイントは、契約項目などをいかに細分して保存・管理ができるかによるでしょう。

日付」「会社名はもちろんのこと、取引額契約期限など細分して記録することができれば、以降に確認が必要になった場合でもスムーズに閲覧が可能となります。

紙で保管する場合はそれらのさまざまな軸で保管をすることは不可能ですので、管理台帳を使うなどして一覧にすると良いでしょう。

 

また契約書を電子化してこれらの項目を一括で管理や検索ができるようにすると、大きく業務の効率化を図ることが可能です。

保管期限の管理がしやすくなったり、現在の顧客の契約情報なども整理できることから、営業活用のデータとしても活用が可能となるでしょう。

 

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社内のオフィス文書

<対象となる書類例>

社内のオフィス文書として代表的な書類は以下のようなものが挙げられます。

社内オフィス文書・各種管理台帳
・法的申請書類
・勤務台帳
・業務仕様書
・稟議書
・作業手順書
・社内報
・社内新聞
・社史
・人事データ など

 

オフィス文書と呼ばれるものはありとあらゆるものが含まれ、重要なものからそうでないものまで多種多様です。

 

社内オフィス文書の管理によくあるお悩み

社内オフィス文書の管理に関する悩みとして多いのは以下のようなものが挙げられます。

・部門や部署単位で管理しているため他の部門・部署で把握ができない

・使用する頻度が高い書類もあり、その都度誰が保管や持ち出しをしているかがわからない

・管理体制があいまいな場合が多く、管理者の異動や退職でわからなくなることがある

・さまざまな文書を管理しているため、必要不必要問わず膨大な量の文書を保管している

 

ローカルルールやその時々によって管理方法が変わっていることなどが多いのが社内オフィス文書です。

重要度が高いものから低いものまであることから、一元管理ができてないケースが多くなっています。

 

社内オフィス文書を管理するポイント

社内オフィス文書を管理するポイントとしては、ルールの徹底と情報の共有です。

使う人や場面によって重要度が変わる社内のオフィス文書はどうしてもバラバラな管理になりがちです。
保管のルールと情報の共有ができる環境を作り、徹底することで適切な管理を目指しましょう。

対外的な書類でないことも多い事から電子化に向いている書類とも言えますので、積極的に電子化していくことをおすすめします。

契約書類などと比べて、かえって日常の業務で使うことが多い書類などもありますので、電子化することで直接的に業務の効率化につながることもあるでしょう。

 

社内資料を電子化したら効率的に活用!横断的に高速検索できる「Neuron ES」|キンコーズ・ジャパン

 

経理書類

<対象となる書類例>

経理書類として分類対象となるのは以下のような書類が代表的なものとして挙げられます。

請求書・請求書
・納品書
・入金帳票
・領収書
・与信管理台帳
・決算資料
・経費精算資料
・検査書 など


もっとも管理が大変といってもいいのが経理書類です。

法律上原本を保管しておく義務が発生するものが多く、その保管期間も長い場合などが多いからです。重要性も高い書類がほとんどになるため、経理書類の管理は他の書類と比べることができない性質を持っています。

 

経理書類の管理によくあるお悩み

経理書類の管理に関する悩みとして多いのは以下のようなものが挙げられます。

・保管期限が長く保管場所を常に圧迫している

・保管する種類が多く細かく分類するとキリがない

・保管に関する期限や種類に関して法改正で変更になることがある

 

経理部門の方の書類管理はとくに悩みを抱えている場合が多いでしょう。
現金による経費精算などを行っている場合は、提出が遅い、書類の不備がある、など頭を抱えている担当者も少なくないのではないでしょうか。

 

経理書類を管理するポイント

経理書類の管理の基本としては、保存が必要な期間ごとに分類して保管をすることです。

半永久的に保存が必要なもの、10年間の保存が必要なもの、7年間保存が必要なものなどと書類の種類と期間別に保管をすることをおすすめします。

保存期間ごとに分類をしていないと、保管期限をすぎても破棄ができずどんどん書類が溜まっていく可能性があるからです。

また、経理書類の電子化についても近年大きく進んでいます。e文書法や電子帳簿保存法の改正で電子保存が一部みとめられるようになるなど、法律面での後押しもあり、電子化することで管理方法や管理コストを大きく改善できるチャンスともいえます。

 

<こちらの記事もご参考ください>
請求書を電子化管理!PDF化・スキャン保存の注意点を解説|キンコーズ・お役立ちコラム

 

カタログ・マニュアル

<対象となる書類例>

カタログ・マニュアルとして分類対象となるのは以下のような書類が代表的なものとして挙げられます。

カタログ・製品カタログ
・商品マニュアル
・会社案内パンフレット
・説明書冊子
・提案資料
・販促ツール など   

 

 

カタログ・マニュアルの管理によくあるお悩み

カタログ・マニュアルの管理に関する悩みとして多いのは以下のようなものが挙げられます。

・紙であったり冊子であったり種類がさまざま

・製品やサービスが刷新される度に新しいも資料と差し替えになる

・古くなった資料など在庫を抱えることが多い

 

PRや営業資料として使うことが多いカタログ・マニュアルはどれだけ使用するかわからないことが多いことから、余分に管理をしているケースが多くなります。
整理や管理を怠っているといつの間にか大量の資料の在庫を抱えているなんてこともすくなくありません。

 

カタログを管理するポイント

カタログやマニュアルなど販促ツールに必要な書類を管理するポイントは在庫管理を徹底することです。

印刷時のコストを抑えたいがために、大量に発注することが多いカタログやマニュアルですが、在庫管理を徹底することで余計な発注を抑えコスト削減にも繋がります。

 

また、電子カタログの利用を進めるなどの対策を同時に展開していくことで、管理面での改善だけでなく、営業活動の面でも営業マンの負担軽減やオンライン上で商品やサービスの購入を検討したい方にアプローチしやすくなるといったメリットが生まれるでしょう。

 

<こちらの記事もご参考ください>
デジタルカタログ作成のメリットとは?カタログ電子化の方法も解説|キンコーズ・お役立ちコラム

 

図面

<対象となる書類例>

図面として分類対象となるのは以下のような図面が代表的なものとして挙げられます

図面管理・設計図書
・建築図面
・設計提案書
・設備図面
・海図 など

 

 

図面管理によくあるお悩み

図面の管理に関する悩みとして多いのは以下のようなものが挙げられます。

・図面の種類によっては法律上の保管期限がある

・ひとつの紙図面のサイズが大きい・枚数が多い

・紙での保管が主流であったため古い図面などが大量に保管されている

 

専門的な書類である図面は一部の業種や部署において使われるため、古くから保管されている図面などが多く残っている場合があります。

 

図面を管理するポイント

図面を管理するポイントとしては、過去の図面を含め今後の図面をいかに電子化して管理していけるかを検討してみましょう。

図面の電子管理はスペースの削減、探しやすさや共有しやすさが向上することからメリットが大きいといえます。
図面をまとめて電子化してくれる専門のサービスなどもありますので、電子化に移行し管理してみてはいかがでしょうか。

 

<こちらの記事もご参考ください>
図面の管理や整理方法に困った場合の解消方法は?電子化・データ化のすすめ|キンコーズ・お役立ちコラム

 

とめ

オフィスにおける書類や文書を、種類別に管理のポイントなどを解説いたしました。

書類の管理は適切に保管し活用することで業務の効率化に大きく影響します。

さらにさまざまな書類を電子化することで、さらなる効率化や多様な働き方に対応できるようになりますので、電子化を見据えた書類管理を検討してみてはいかがでしょうか。

 

文書管理・文書の電子化のご相談はキンコーズへ|キンコーズ・ジャパン

文書電子化

 

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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