オフィス書類データ化のはじめ方。
導入前にやっておきたい5つの準備とは？

2020年のコロナウイルス蔓延により企業での働き方にも大きく影響を与えました。今後も企業の柔軟な対応や多様な働き方への対応は企業にとって大きな課題となっています。

今回はそんな多様な働き方に対応するためにかかせない、「紙文書の電子化」について解説いたします。

いざはじめようと思っても、何から準備すればよいの？確認するべきポイントは？などさまざまな疑問が出てくると思います。電子化を導入する前の準備や注意点、メリットなどを改めて解説していきます。電子化への課題を抱えている担当者や経営者の方はご参考ください。

ポストコロナがもたらした働き方の変化

コロナ蔓延を境に私たちの働き方が大きく変わったことは言うまでもありません。電子化を導入するにあたって、社会的背景から「なぜデータ化する必要があるのか？」を理解しておくと良いでしょう。

① テレワーク・リモートワークの推奨

コロナ禍がもたらした働き方にもっとも影響をもたらしたひとつがテレワーク・リモートワークの普及でしょう。

人流の抑制を目的として国や自治体により推奨される形で多くの企業がとりいれましたが、一定の企業のなかでテレワーク・リモートワークなど、場所を選ばない働き方のひとつとして定着しました。

オフィスに行くことがあたりまえではなくなることで、これまであたりまえに紙でやりとりされていた書類なども一気に電子化やクラウド化するきっかけとなり、ペーパレス化に拍車がかかりました。

② 効率重視のためのデジタル化

電子化やデジタル化の技術やサービスが発展したことで、効率重視のためのデジタル化に取り組む企業なども多くなりました。

領収書や請求書などの会計書類だけでなく、契約書など対外的な書類もデジタル上で締結まで可能なシステムも浸透してきました。

紙の書類をなくすことでの効率化に加えて、営業コストなども削減につながることから、デジタル化による効率化の恩恵はかなり大きいといえるでしょう。

また、さまざまなサービスがデジタル化していくことで、企業としてのDX戦略につながり、新たなサービスや商品を生み出す結果へとつながっています。

③ 環境変化や災害への備え、対策意識

ここ数年企業としての取り組みとしても注目されているのが自然環境への配慮や対策です。

大きく分けると下記2つの観点で考えられています。

1. SDGsなどにみられる自然環境の保全に対する考え
2. 地震や豪雨災害などにみられる自然災害へ対しての備えや対策

この2つについて詳しく見ていきましょう。

【1】自然環境保全について

デジタル化が可能な書類の電子化、印刷が必要な物に関しても使用する紙の素材の見直し、無駄な在庫や廃棄を増やさないための在庫管理のシステム導入、運送・運輸システムの改善など、企業が環境保全に対して取り組むことができる活動は多くあります。

SDGsの活動が浸透しているからこそ、これらの様な活動に企業として取り組む責任は大きくなりつつあります。

【2】自然災害へ対しての対策について

また、もうひとつの自然災害などへの対策も大きな課題となっています。

今回のコロナウイルス蔓延もその災害のひとつといっていいでしょう。

コロナ禍のように出社を制限されるケースや、地震・豪雨などで物理的に出社ができなくなるというケースも想定されます。

そういった場合に対してさまざまな書類やシステムを電子化・デジタル化しておくことは企業の災害への備えとして大切な事項となるでしょう。

紙書類をデータ化・電子化する4つのメリット

ここで書類をデータ化するメリットについて解説していきます。

メリット1：紙保管によるスペースやコストを削減できる

もっとも目に見えて誰でも実感しやすいのがデータ化によるスペース削減でしょう。

スペースの削減に伴い管理コストの削減や他のスペースへの転用にもつながるのも大きな要因です。

上記のような物理的要因だけでなく、大量の資料がなくなることでオフィスの見た目やデザインを変更できるようになることから仕事に取り組む意欲や気持ちなど、社員への心理的な要因にも影響を与える可能性もあります。

メリット2：業務の効率化ができる

ひとりのビジネスパーソンが1年間でモノ探しや検索にかけている時間は150時間ともいわれています。

ゼロにすることは難しいですが、なんの生産性もないこの時間をできるだけなくすことで大きな業務の効率化に繋がります。

また、組織で仕事をする場合においてだれかとの資料の共有は欠かすことのできない作業です。

社員同士の共有、上司や取引先などへの報告など、データ化することでできる業務の効率化はさらに多くなるといっていいでしょう。

メリット3：多様な働き方への対応

紙などの物理的な要因を取り除くことでテレワーク・リモートワークなど多様な働き方に対応することが可能となります。

ここ数年のテレワークやリモートワークの普及で、働く側だけでなく企業自体の地方移転なども行われているほどです。

多様な働き方への対応は単に自由度が増すだけでなく、優秀な人材の獲得や流出にも大きく影響します。

企業として柔軟な体制が取れる組織なのかはもちろん、今までは東京をはじめとした首都圏にいることが前提とした採用活動なども全国、または全世界へと広げることも可能となります。

メリット4：自然災害などBCP対策がとれる

BCP（Business Continuity Plan）とは事業継続計画の略称で、企業が自然災害・大火災・テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、損害を最小限に抑えながら、事業の継続や復旧を可能とするために、事業継続のための方法などを取り決めておく計画のことです。

まさに今回のコロナウイルスの蔓延なども企業に対する緊急事態といえるでしょう。

震災や豪雨による災害も年々増えつつあり、紙の資料などが損失してしまうリスクに備えるためにもデータ化は重要な対策のひとつといえるでしょう。

＜こちらの記事も参考ください＞
災害時に備えよう！企業の災害対策に重要なBCP対策とは？

紙文書のデータ化・電子化をはじめる際の準備方法

準備1：仕分けからはじめよう【5つの分類】

電子化をはじめるにあたり、手当たり次第やみくもに取り組むのではなく、まずは仕分けから始めることをおすすめします。

仕分けをする場合、まずは以下のような5つに分類します。

①廃棄

②電子化したら捨てられるもの

③社外文書で保存期間中のもの

④社に文書で保存期間中のもの

⑤日々利用するので保管するもの

②、③、④が主な電子化の対象になる書類になりますが、スペースを意識した電子化の場合は②が大きく影響するでしょう。

準備2：処分できる・できないを判断する

会社で電子化に取り組む場合は、部署ごとなどではなく部署ごとを跨いだチームなどを作り処分ができるかできないかの判断をまずは決めましょう。

保管している書類は自分ひとりや自分の所属部署だけでは判断ができない場合が多くあります。

これを最初に決めずに仕分けなどを始めると、処分して良いかどうかがわからず、結果的に処分しないなんてことも起こりえます。

部署ごとの縦割りで決めるのではなく組織全体として判断ができる環境を作りましょう。

準備3：データ化したい文書量を把握する

次にデータ化したい文書の量を把握する必要があります。

ですが、社内で保管している書類の数を書類何枚や何ページと全て把握するのはとても時間がかかり難しい作業になります。

よって、文書量を把握する場合はキャビネットの数や幅、段数などからおおよその文書量を想定しましょう。

ここで文書量を把握した結果によって、社内で電子化の作業をするのか、電子化サービスなどの利用を検討するのかの材料になります。

また事前に金額を算出することで電子化サービスの見積もりなどの依頼もしやすくなるでしょう。

準備4：金額ベースで算出してコスト削減を明確化にする

ある程度電子化する文書量が把握できたら、実際にどの程度のコスト削減ができるか金額ベースで算出してみましょう。

キャビネットの量やファイルなどのサイズから、文書を倉庫などに預けて保管・管理した場合のコストと比較してみると、どの程度のコスト削減につながるかの算出が可能です。

▼電子化する場合の目安料金はこちらを参考に▼
/biz/solutions/document-management/scan-service/#kakaku（キンコーズ紙文書電子化サービスページへ）

準備4（補足）：電子化サービス会社による現地調査で把握も可能

上記で文書量を把握しましょうと解説していますが、規模によっては把握できないほどの大量の文書を抱えている企業などもあるでしょう。

そういった場合は、電子化サービスを行っている会社に現地調査から依頼をすることをおすすめします。

大量の文書を電子化しているサービスを行っている会社では、キャビネットごとや箱に入れた際での算出も得意としているため、量の把握や金額の算出の手間を大きく省くことができます。

準備5：電子化後の書類廃棄方法について検討しておく

電子化が終わり廃棄する場合の書類にも注意が必要です。企業にとって保管している書類は多くの機密情報を含みます。

業種によっては多くの個人情報を含んでいる場合などもあるでしょう。

そのまま処分するのではなく、文書破棄の専門業者に依頼し、溶解処分などを行いましょう。

まとめ

紙文書を電子化するメリットや導入前の準備方法などを解説させていただきました。

電子化は効率化やコスト削減だけでなく、災害など不測の事態にも対応がしやすいことが、ここ数年の私たちの体験からも実感しているはずです。

電子化は企業の対策としても働く側に与える影響としても重要な項目となっていますので、まだ対策ができていない場合は、まずは検討するところから始めてみてはいかがでしょうか。

文書管理・文書の電子化のご相談はキンコーズへ｜キンコーズ・ジャパン