2020.12.03ビジネスユーザー

オフィス移転の手間とコストを書類電子化で削減!新しい文書管理の進め方

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オフィス移転の手間とコストを書類電子化で削減

オフィスを移転する際、社内で保管されている膨大な紙の書類をどう移動させるかが悩みの種となりがちです。折しも環境問題にともなう紙資源の削減や、社会情勢に即したテレワーク化の推進などが叫ばれています。オフィスの移転を機会に、書類を電子化することを検討してみてはいかがでしょうか。

今回は、オフィス移転のタイミングで書類を電子化することによる文書管理の効率化やそのメリット、書類を電子化する手順などをご紹介します。

 

オフィス移転にともなう書類整理が重要な理由

オフィスの移転にはさまざまな事情や理由がありますが、移転先のオフィスが物量的・リソース的に従来以上の余裕があるとは限りません。

ここでは、オフィスを移転する際の書類整理の重要性についてご紹介します。

 

増加していく紙書類の保管を考慮することが難しい

増加していく紙書類の保管を考慮することが難しいオフィスの移転は、業務規模の見直しや企業活動に有利な立地への移動を目的として行われることが一般的です。

そのため、今後の業務継続によって増える紙書類の管理まで考慮して移転先を確保することは困難なケースも少なくありません。

オフィスを移転するタイミングは、従来保管してきた紙書類をどう整理するかを考えるきっかけともなり得ます。場合によっては保管場所を別に借りる、複数の箇所に分散して保管するなどの方法も挙げられますが、コストや手間を考えると省スペース化を検討することが先決と言えるでしょう。

 

オフィス移転の最大理由がコスト削減である場合

事業所移転の理由が、経費の削減であるケースもあるでしょう。その場合は移転に際して維持コストや管理コストに関する洗い出しを行い、それらの改善を図ることも同時に行わなければなりません。

もし紙の書類の保管に多くのスペースを割き、多くの管理コストが掛けられている状況であれば、書類を整理することでスピーディなコスト改善が図れる可能性があります。

 

オフィス移転時の書類整理に「電子化」をすすめる理由

オフィス移転にともない書類を整理するためには、別のスペースを確保する方法や他の事業所へ管理を一任する方法などが考えられます。

しかし、それらの手段では、書類の保管や管理に掛かる手間やコストを減らせるどころかさらに増やしてしまうこともあり得ます。

そこでおすすめしたい手段が、書類を電子化することですここでは、オフィス移転にともなう書類の電子化を推奨する理由をご紹介します。

 

働き方改革へ柔軟に対応できる

テレワークをする女性社員昨今の情勢の影響で進められている事業のテレワーク化や、オフィス内のフリーアドレス化など「働き方改革」を進めるためにも、書類の電子化は最適です。

データ化された書類がサーバーやクラウドに保管されていれば、いつどこにいても検索や閲覧、共有が可能です。

 

 

 

 

 

紙書類の維持管理コストを削減

紙の書類が電子データになることで、それらの物理的な分量をぐんと減らすことができます。
スペースを確保するコストや、劣化しやすい紙を適正に保管できる環境維持のコストを減らし、経費削減にも貢献することが可能です。

 

業務の効率化

紙の書類を探す際は保管場所まで行き、大量の書類から探さなければなりません。
それでは手間が掛かり、業務上必要な確認作業1つにもかなりの時間を要することがあります。電子化することで、自席に居ながらにして容易な検索や閲覧・共有が可能になり、業務連絡へのレスポンスもスムーズになります。

 

書類電子化を自社で行う場合/外注する場合のメリット・デメリット

書類を電子化する作業は、自社内でも行えますし外注依頼することも可能です。

ここでは、書類の電子化を自社でするケースと外注するケースに分け、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

 

書類の電子化を自社で行うメリット・デメリット

書類の電子化を行う女性社員書類の電子化を自社内で行うおもなメリットは、外部に支払うコストが不要となる点や情報漏えいのリスクを最小限に抑えられる点です。

しかし、電子化の業務を担当する従業員の負荷が増え残業などが多くなれば経費コストが増大するリスクもあり、それがそのままデメリットとなり得ます。

 

 

 

 

書類の電子化を外注するメリット・デメリット

書類の電子化を外注するおもなメリットは、自社の従業員が本来の業務に集中できるため企業競争力の維持や強化に支障をきたさない点です。強いてデメリットを挙げるなら、外注コストが掛かることや機密上のリスクがゼロではない点でしょう。

しかし、これらは適正な予算を設定の上、信頼できる業者を選定することである程度の解決が可能と考えられます。

 

書類電子化に向けて社内で行う準備作業

オフィス移転の期日がすでに決まっているなら、それにともなう書類の電子化も計画的に行うことが必要です。準備段階からある程度長期的にスケジュールを設定し、それに沿って無理なく準備を行っていきましょう。

ここでは、書類電子化に備えて社内で実施しておくことの必要な準備作業についてご紹介します。

 

電子化に必要な環境の整備

セキュリティ強化したパソコン書類を電子化して継続的な運用をするには、必要なツールの調達や環境の整備が必要です。

電子書類を各従業員が運用するためのハードウエア(パソコンやタブレット)がそろっていなければ、それらの不足分を調達しなければなりません。

また、ネットワーク体制やセキュリティ面の強化も必要に応じて行うことが重要です。

 

 

 

電子書類の運用規定

書類を電子化してスムーズに活用を図るには、保存や保管・維持管理に関して一定のルールを定めておくことが必要です。書類ファイルの形式や名称の付け方、ファイルの保管場所などについて決めごとを設け、社内への周知と共有を図っておかなければなりません。

 

上記の準備作業は、電子化の作業を社内で行う場合はもちろん、外注する場合にも必要となります。移転の期日にある程度目処が付いた時点から開始するなど、早期に着手を図って移転直前に慌てることのないようにしましょう。

 

オフィス移転時の書類電子化スケジュール

オフィス移転にともなって書類を電子化する際は、移転時にはそれらの作業が完了しているように余裕を持ったスケジュール設定が必要です。企業の規模や保有する書類の分量によって異なりますが、一例として書類電子化のスケジュールをご紹介します。

 

社内での文書整理と電子化が必要な書類の分量把握(移転の10カ月~前まで)

社内の紙文書の種類や分量を把握し、どれだけの書類を電子化する必要があるかを整理しておきます。この作業は、オフィス移転の約10カ月前までには実施できていると良いでしょう。

 

電子化にともなう社内規定の策定(移転の8カ月~前まで)

電子書類の保存・管理・運用に関するルールを策定します。この作業は移転のタイミングより8カ月ほど前までに完了していると安心です。

 

電子化作業に関する計画の策定(移転の6カ月~前まで)

オフィス移転時の書類電子化スケジュール 実際に、電子化を行う作業に関する計画を立てます。

こちらは移転の6カ月前を目安に策定しておくことをおすすめします。

 

 

 

 

 

 

電子化にともなう運用ツールや環境の準備(移転の4カ月~前まで)

電子化された書類を移転先で管理・運用するためのツールと環境を準備します。この作業は移転の半年前から4カ月前を目安に行いましょう。電子化を外部に任せる際の外注先探しや依頼に関する打合せ作業なども、この時期に行います。

 

書類の整理作業と不要書類の廃棄(移転の6~4カ月前まで)

各部署で保管している書類を実際に整理し、電子化保存するものと不要なものに分けます。この作業はツール・環境整備と外注先探しを行っている時期、移転の6カ月前~4カ月前ころに並行して実施しましょう。

 

書類の電子化と集中保存(移転の1カ月~前まで)

外注先などが決まったら、電子化作業を正式に依頼し実施してもらいます。これはオフィス移転の2~3カ月前には着手でき、1カ月前には完了できていると良いでしょう。

 

上記でご紹介したスケジュールの目安は、企業の規模や状況、保管している文書量などによって異なります。あくまで一例と捉え、できるだけ早期に計画を立ててスムーズに実行へ移せるようにしましょう。

 

おわりに

今回はオフィス移転にともなう書類の電子化について、その重要性や手段、計画の立て方についてご紹介しました。

書類の電子化は事業所の省スペース化やコスト削減に貢献できるだけでなく、働き方改革の実現やテレワーク化の推進にも寄与できます。電子化された書類はすぐに共有や伝達を図れ、事業所間や外部とのやり取りもスムーズになるため業務の効率化も可能です。

すべての書類を一気に電子化すると考えるとハードルが上がりますが、電子化可能な書類の洗い出しから始めて徐々に電子書類への移行を図ることも一案です。特にオフィス移転は電子化を踏み切る良い機会ですから、紙文書の管理を現状の懸案としているならぜひ実施を検討してはいかがでしょうか。

 

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