2021.02.04オンデマンド印刷 , 未分類

入社式の式次第・横断幕など、会社側の準備まとめ。オンライン入社式の解説も

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新入社員

企業において、新年度の一番始めに行われる重要なイベントとして「入社式」があります。入社式の日に向けて、担当者は新入社員を受け入れる準備をしていかなければなりません。新入社員にとって、会社の印象を左右する大切な行事ともなるため、念入りな準備が必要です。

そこで今回は、会社側で行うべき入社式の準備についてご紹介します。
式次第や横断幕といった印刷物や入社記念品などの準備のほか、検討中の企業も多い「オンライン入社式」へ切り替えるにあたり必要な準備についても解説しますので、これから入社式の準備をされるご担当者様はぜひ参考になさってください。

 

入社式の目的

入社式へ向かう新入社員たち新入社員を迎え入れるほとんどの企業が行う入社式ですが、どのような目的で行われているのでしょうか。

入社式の大きな目的のひとつは、新入社員に社会人・企業の一員としての自覚を持たせることです。

新卒入社する新入社員は、入社式が終われば社会人となります。企業の一員として責任を持った行動をしなければなりません。意識を切り替えられるように入社式を行います。

他にも、企業理念の浸透や新入社員の顔合わせによって交流を深めるなどといった目的もあります。

 

入社式の流れ

入社式の内容は、企業によって多少異なりますが、大枠の流れは大体同じです。ここでは一般的な入社式の流れを、順を追ってご紹介します。

 

1.社長からの挨拶、先輩からの祝辞

マイク挨拶の内容は、働く上での心構えや、企業理念などを話す場合がほとんどです。

 

2.入社辞令の交付

正式に社員として迎え入れることや、配属先の部署などが記された書面を社員一人一人に交付します。

 

3.新入社員の代表による決意表明

新入社員の中の代表者に、決意表明をしてもらいます。

 

4.記念撮影

新入社員や社長、役員などが並んで写真撮影をします。

 

5.オリエンテーション

オリエンテーションでは、社員として働く上で大切なことを伝えます。福利厚生や通勤、配属先などの説明を受けることになります。それぞれの業務についての説明もあるでしょう。

 

6.懇親会

新入社員同士、先輩社員との親交を深めるために行います。ケータリングを手配して社内で行うケースと、レストランやホテルの宴会場などで行うケースがあります。

 

入社式に向けて事前準備すべきこと

入社式をスムーズに進めるためには、どのような準備が必要なのかを事前に把握しておきましょう。

 

日程調整

4月のカレンダー日程は、基本的に4月1日に行います。4月1日が休日や祝日であれば、4月最初の平日に行うのが基本です。

また、当日出席する社長や役員などのスケジュールも確認しましょう。
入社式では、会議室を利用する場合もあります。会議室が埋まってしまうこともあるため、参加しない社員に対しても入社式のスケジュールを共有しておきましょう。

 

会場準備

入社式の会場は、オフィスの会議室を利用することがほとんどです。人数が多い場合は、外部の会議室を借りたり、ホテルの宴会場を利用したりする場合もあります。

懇親会も行う場合は、宴会場など飲食ができる場所も確保しておくと良いでしょう。

外部の会場を利用する場合、他の企業も同じ時期に入社式を行うため予約が集中することもあります。会場は、数カ月前から予約しておくようにしましょう。

 

企画

入社式の内容を企画することも必要です。まずは、入社式の目的を決めましょう。社風の理解や業務内容の理解といった新入社員に伝えたいメッセージを具現化するなどと定めます。

そして、当日の流れを決めます。一般的な入社式でも問題ありませんし、新入社員に伝えたいメッセージを具現化するために少し変わったイベントやゲームを開催しても良いでしょう。

 

式次第の作成

式次第とは、進行表・プログラムのことです。当日の流れが決まったら、社員に配布したり会場に掲示したりするための式次第を用意します。

 

案内状の送付

新入社員に、入社式の案内状を送付します。日時や場所、式次第はもちろん、当日必要なものや服装を記載しておきます。

 

当日、新入社員に配布する資料の準備

オリエンテーションの際に、資料が必要です。就業規則などの資料や、業務に関する資料、業務で利用するツールのマニュアルなどの準備が必要です。他にも、入社式当日に交付する、入社辞令を作成しておきます。

 

入社式に向けて準備が必要なアイテムリスト

次に、入社式に向けて準備しておきたいアイテムをご紹介します。

 

当日配布する資料

当日配布する説明用の資料をまとめておきます。福利厚生に関する資料、業務内容に関する資料、就業規則など必要なものを用意しておきましょう。

 

横断幕

入社式壇上の横断幕大きな会場で入社式を行う場合は、壇上に飾る横断幕が必要です。企業名と入社式の文字を入れて作るのが一般的です。

 

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式次第

式次第は、社員一人ずつに配るものはもちろん、会場に貼り出しておくポスターサイズのものも用意しておくと安心です。

 

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案内状

新入社員宛に送付する案内状の準備も必要です。案内状は、近年はメールで送付する企業も増えてきていますが、手元に残る封書やはがきで送るのもおすすめです。

 

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入社記念品

入社記念品の用意もしておきましょう。人気があるのは仕事で使える実用的なものです。そのため、記念品として贈るなら、ノートやボールペン、パスケースなどがおすすめです。

 

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感染症対策アイテム

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の世界的な流行の影響により、昨今では人が集まる場所での感染症対策が重要になってきています。
アルコール消毒やソーシャルディスタンス床サイン、パーテーションなど、感染症対策アイテムの準備も必要です。

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オンライン形式での入社式開催も検討を

オンライン入社式中の女性社員新型コロナウイルス感染症の対策として、入社式もオンラインでの開催を検討するようにしましょう

感染症の拡大を防止するには、1カ所に多くの人が集まったり、会食をしたりすることを避けなければいけません。

緊急事態宣言の発令の有無に限らず、参加人数が多く感染リスクがある場合は、オンライン形式での開催をおすすめします。

 

 

 

オンライン入社式に必要な準備

オンライン入社式の場合、対面式での入社式とは必要なものが少し異なります。ここでは、オンラインで入社式を行う場合に準備しておきたいものをご紹介します。

 

資料等の送付

オンラインで入社式を開催する場合は、必要になる資料や入社記念品などはすべて事前に郵送するようにしましょう。
また、オンラインで開催する場合はパソコンやネット環境が必要です。そのため、ノートパソコンやモバイルルーターなどの受け渡しも入社式の前に行いましょう。

 

オンラインツールの導入

パソコンやネット環境の他にも、入社式を実施するためのオンラインツールが必要です。入社式をオンラインで開催する場合は必ず利用するため、どのツールを利用するか検討しておきましょう。
また、ツールを決めたら、事前に動作確認して当日に備えておくと安心です。

 

オンライン入社式には「動画de会社説明会サービス」がおすすめ

キンコーズの「動画de会社説明会サービス」は、会社概要やカタログなどを電子化した資料と、会社説明や挨拶などを撮影した動画を配信できるサービスです。参加者は、場所や時間にとらわれずに動画や資料を確認することが可能です。

社長や先輩からの挨拶・祝辞は「動画de会社説明会サービス」を利用し、オリエンテーションはライブ配信で行うなどして使い分けるのも良いでしょう。

 

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おわりに

今回は、入社式に向けて会社側で行う準備についてご紹介しました。

入社式は大事なイベントです。新入社員が安心して働けるように、事前に準備しておきましょう。

社員同士での顔合わせするために対面で実施したいところですが、新型コロナウイルス感染症の影響によりオンラインでの実施が好ましいとされています。オンラインで実施する場合は、電子化した資料と動画が同時に利用できるツールなどを活用して快適に行いましょう。

 

 

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Kinko'sお役立ちコラム編集部

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