請求書を電子化管理！PDF化・スキャン
保存の注意点を解説

今回は請求書の電子化について解説していきたいと思います。

コロナウィルスの拡大などで世間の働き方も大きく変わり、リモートワークやテレワークを取り入れた働き方は当たり前の光景となってきました。

請求書を取り扱うバックオフィス業務も紙書類の電子化管理をして、業務効率化、コスト削減を目指しリモートワークに対応できる環境作りをしてみましょう。

請求書まだ紙で管理してますか？

請求書電子化の遅れで働き方にも影響が・・

このコロナ禍の働く状況において、経理・総務業務などバックオフィス部門のリモート・テレワーク化が、他の部門に比べて遅れ気味だという声を耳にすることはないでしょうか。

これは、契約書や請求書など紙を使用した業務を中心に、仕事をおこなっていることが原因とされる場合が多いと言われています。

しかし、それを逆手にとって考えれば、それらの紙のほとんどを電子化・データ化できてしまえば、他の部門に比べてテレワークが簡単にできると言い換えることができるのではないでしょうか。

請求書の電子管理を取り入れて、バックオフィス部門の業務効率化や社員のモチベーションアップを考えてみましょう。

請求書の管理は電子データで

請求書の電子化管理が進んでいる

法整備上でも紙から電子化への流れが加速しています。

2022年4月より電子帳簿保存法の改正もあり、企業においてもテレワークへの対応を含め、より便利で効率的に管理ができるように請求書の電子化が進むことが考えられます。

請求書は取引上で自社が発行し送付するものと、取引先より請求を受けて受領するものにわけられ、電子帳簿保存法のうえでは下記2つに分けられます。

①電子データ保存（会計ソフトなど電子データで帳簿を作成しデータを保存する）

②スキャナ保存（紙の書類を電子データ・画像データに変換して保存する）

自社で発行する請求書と他社から受領する請求書の運用方法は異なりますので、それぞれの場合でのデータ化について解説します。

請求書をPDFファイルで作成した際の注意点

請求書ファイルは編集できない形式を使用する

自社から発行し送付する請求書を電子ファイルにする際、送り先で編集ができないようPDFファイルの形式を使用することが一般的になっています。

請求書は双方で金額や内容の確認ができれば、どんなファイルや形式でも取引上問題はありませんが、送付先で編集ができてしまうようなファイルを使用してしまうと、送信元ではわからない状態で改ざんされてしまう可能性がでてきます。

そういった後々のトラブルなどが起きることがないよう、請求書にはPDFファイルを使用することをおすすめします。

メール送付時はパスワードで保護する

請求書には取引上で重要な情報を含んでいます。

メールなどで送付する時は請求書ファイルを開くためのパスワードを設定しましょう。

電子化することでメールなどで簡単にやりとりができる一方、誤送信やウイルスなどなんらかの形で情報が流出してしまうことも考えられます。

個人情報なども含まれることが多いため、不測の事態に備えてパスワードを別のメールで送付するなどの工夫が必要です。

請求書PDFファイル時の印鑑は

取引上、請求書には印鑑の押印は必須ではありませんが、必要な場合は電子印鑑を使用しましょう。

世間的には脱ハンコが進んでいますが、改ざんをされていないことの証明を含めて送付先で印鑑の押印がされていない請求書は受領してもらえないことがあります。

送付先に事前に確認した上で、必要であれば電子印鑑を使用できる環境を準備しておきましょう。

受領した請求書の管理方法

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件が緩和に

これまでの電子帳簿保存法でも紙で受領した請求書や領収書を、スキャナ保存の要件を満たせばスキャンしてデータ保存することは可能でした。

しかし、スキャナ保存の要件のハードルは少し高くなかなか取り入れることが難しいとされていました。

これまでのスキャナ保存の要件と改正後の要件は以下のようになっています。

改正前

1.税務署への申請

紙で保管していた請求書などの書類を電子化してスキャナ保存に変更するには、変更する3ヶ月前までに税務署に届出をし、税務署長の承認を受ける必要がある。

2.タイムスタンプなど改ざん防の真実性確保

紙の請求書をスキャナ保存する場合、改ざん防止の処置として税理士や社内の第三者によりデータの内容に相違がないかを確認し、3日以内に改ざんがされていないことを確認したタイムスタンプ等を付与する必要がある。

3.税務調査が可能なように検索機能などの可視性確保

税務調査の際に、すみやかな調査がおこなえるように、「検索機能」「カラープリンター、カラーディスプレイの用意」「国税関係の帳簿と関連付けの確認」「システムの関連書類の用意」が義務付けられている。

改正後

・税務署への事前申請を廃止

・タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様、最長約２か月と概ね７営業日以に変更

・ 受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要

・改変できないシステムやクラウドを使用する場合は税理士や社内の第三者の確認が不要

・検索機能は、取引年月日、取引金額、取引先の記録項目のみ

その他の細かな要件などは下記の国税庁のパンフレットをご確認ください

参照：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

請求書の電子データ化のメリット

メリット1　コスト削減

まず1つ目の請求書を電子化することのメリットとして、コスト削減につながる可能性があります。

ここで考えるコストとは、実際にかかるお金のコストと時間に対するコストです。

数多くの請求書を毎月送付している会社であれば、郵送代金がなくなることでコスト削減につながることはもちろんですが、手間の削減で経理部門の時間コストの削減にも大きくつながります。

紙の請求書を封入して送付する作業などを行っている場合は、より効果的といえるでしょう。

メリット2　業務効率化

請求書の電子化によるメリットの2つ目として、業務効率化につながることです。

通常の経理業務のなかで時間コストがかからなくなることも業務効率化に含まれますが、その他の請求書の修正や再発行なども容易に対応できるようになるため大きく業務が効率化されます。

業務効率化によりテレワークに対応できるようになるなども考えられるため、とても大きなメリットになります。

メリット3　スペース削減

請求書は7年間分の請求書類を保存しておく必要があります。

事業の規模によっては、
7年間分の請求書を紙で保存しておくだけでも大量の書類となることもあるでしょう。

単純なことですが、管理する場所の削減につながるのも
大きなメリットの一つといえます。

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まとめ

さまざまなものが電子化やクラウド化しているなかで、請求書の電子化も時間の問題といえます。

法改正も進んでいることで、請求書の紙での保存が何年も先まで続くことはあまり考えられないのが現状です。

バックオフィス部門の働き方の多様化にも対応していける様、紙から電子化への取り組みをすすめてみてはいかがでしょうか。