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“プロ”がささえるキンコーズ内部監査室編

キンコーズの健康を守る、健康診断士。

今回のプロがささえるキンコーズで紹介するのは、キンコーズが企業として安全そして健全に運営が行われているのかを診断する、内部監査室の堀さん。

監査と聞くと社内でもピリッと気の引きしまる、堀さんのお仕事についてお伺いしてきました！

今年でキンコーズ歴20年の堀さん。関西の店舗スタッフとして入社した堀さんは、当時のキンコーズの自由な雰囲気に驚き！

経歴をお伺いすると関西エリアの中で沢山の経験をかさね、大阪や三宮（神戸）などでの店舗勤務から店長を経て、製造拠点のマネージャー、営業のサポートを行う推進部門や商業施設をターゲットとしたサービスを行うチームなど、様々な部門でのご経験がありました。
そして現在はその経歴を踏まえ、内部監査室のマネージャーとして活躍されています。

「店長時代は厳しいと有名だった」

店長時代を振り返ると、自分でも管理にうるさい店長だったと振り返る堀さん。

今では随分穏やかになったんですよ、とのことですが、そんな厳しさや管理を徹底する堀さんだからこそ、今の内部監査室での活躍へと繋がっていました。

現在は内部監査室では様々な監査や確認の他に、J-SOXに沿った内部統制活動や、ISMS事務局、コンプライアンス事務局に入り、推進活動（お客様からの調査対応、委託先へのセキュリティ調査、インシデント発生時のヒアリング、等）も行っております。

そして重要な役割の一つとして対応しているのが、業務の品質を担保し均一にするために設定された『標準業務手順書』、通称『SOP（Standard Operating Procedures）』の対応を行っています。
SOP監査とは各部門が策定したルールや手順通りに全店統一基準として業務が進行されているかを確認するもので、堀さんもこのSOP監査の為に月に２～４店舗へ出向き、抜き打ち監査を実施しています。

監査では、50項目ほどの確認事項があり、店舗内でしっかりと手順通りに作業がされているか、管理が徹底されているか、意識を持てているかなど、様々な項目をチェックしています。

「グループ会社からも高い評価をうけています」

キンコーズのSOPはグループ内でも評価いただいているとのこと！

こうした監査を行うことで、キンコーズのサービスの均一化を図ること、社内で策定されたルール通りに運用されること、またルール自体が社会要請と照らし合わせて適切に定められているか確認することで、不祥事や様々なリスクに繋がる可能性を未然に防ぐように努めています。

ここ最近はキンコーズ内でも商品やサービスの移り変わりがあり、それに合わせて監査項目もアップデートしています。新しいサービスにはリスクが無いかを一つ一つつぶして最適な状態をキープするように整備されています。

「細かいところが気になるタイプ」

昔から変な方向にこだわりが強いとおっしゃる堀さん。

例えば、本を読んでいて何か引っかかる文章や内容があると、その部分をしっかり理解するまで進めないとのこと。気になった点をしっかり理解して、解読してやっと読み進めるというこだわりが。

店長時代はこだわる中でも、自分で出来ないことを基準として盛り込むことはせず、誰でも対応できる内容かという部分はしっかり考え、自分で試すことも欠かさず行っていたつもりでしたが、当時の上司からは「自分の基準を全員の基準と思うな！」と度々指摘が入るシーンもあったようです。

そういった反省点もあり、内部監査を行う立場では担当部署がメインとなって取り組むことができるように、一歩引いたアドバイスを行うことで、こだわり過ぎてしまう部分を少し抑えているとのこと。

「発見したリスクをどう改善させていくか」

内部監査室へは、「これはリスクになりませんか？」という質問を受けることも。

そんな社内からの声に対応することも重要な役割の一つであり、相談してきてくれたからには、必ず回答してあげる必要があるとおっしゃる堀さん。

“悩んだら相談できる先”という認識をみんなに持ってもらうことで、リスク回避や改善に繋がっていきます。

「一緒に解決に導いていく」

課題やリスクを見つけたとき、解決策は担当部門と一緒に解決に導いていきます。

自分たちはあくまでも監査という立場であり、課題解決の為に動きルールを作るのはそれぞれの担当部署。だからと言って、全てお任せということには絶対にせず、一緒に解決をするために、案出しを一緒に行ったり、時にはツールを作成して提案したり、意見するだけでなく、自分たちからも必ず改善案とセットで対応をすることを心がけています。

こうした活動や意識があるからこそ、社内全体が一緒にリスクを軽減して、いい会社に更にしていこうという団結力が生まれています。

「何しに来たのか、ドキッとする人も多いでしょうね」

常日頃から、リスクや問題解決を意識している内部監査室。

そんな中、監査とは別に店舗へ訪問することも多く、目的は社内のメンバーへのヒアリング。

困っていることが無いか、ヒヤリとするような出来事は無かったかと、店長や店頭で働くメンバーに質問をしていきます。訪問することで、デスクワークだけではわからない現場を知ることも大切な業務の一つです。

堀さんが来るとなると、店舗側としてドキッとするのも事実。「何かしてしまったか？」と、堀さんの登場に恐る恐るといった様子もあるようですが、そんな反応も内部監査室としては正解と語る堀さん。

自分たちが来ることで、現場に締まりが生まれるということは、組織の存在が正常に機能している状態で、なれ合いにならないことも自分たちの部署に必要な要素だと語ります。

「会社のすべての人が一緒に対応している」

内部監査室のパートナ―をお伺いすると、会社のすべての人がパートナーとのお答えが。

というのも、ここまでもお話にあがったように、自分たちはあくまでも一緒に対応する立場であり、実際のルールの作成や実施は、それぞれの部署の方が行うことに。

『キンコーズに愛着がある』とお話してくださる堀さんですが、自分の業務はそんな愛着や想いが強すぎてもいけない部署であり、想いと頭は切り離している、と。しかしながら、働く様子を見ているとなかなか見せない表情に、一緒に働くメンバーへの信頼や、キンコーズラブな堀さんがいらっしゃいました！

「内部監査室があることで、信頼してキンコーズを使ってもらいたい」

内部監査は『健康診断』のようなものと語る堀さん。

内部監査と聞くと、難しいことをしていそうというイメージを持ちますが、内部監査室はキンコーズが病気になる前のリスク回避や早期発見を行います。

専門の部署があることで、誰よりもキンコーズの健康を気にかけて、キンコーズにご依頼してくれるお客様に迷惑や心配をおかけしないよう、そしていつでも安心してキンコーズに依頼いただけるように、日々検診を実施しています！

安心安全なキンコーズサービスを支えるプロがいる、お客様にいつ・どの店舗を利用しても高いクオリティをお届けできるようアップデートしています。

明日の為に日々を積み重ねる。わたしたちのSOP: 2006年からアップデートを重ねコツコツと大切に、守り続けているSOP。手順が書かれているだけではなく、その手順でしっかり店舗は運用できているか、定期監査も欠かさず行っています。とても大変で地道な作業ですが、なぜコツコツと続けているのでしょうか…？
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