ホーム お知らせ “プロ”がささえるキンコーズ～生産管理部 文書電子化チーム編～
“プロ”がささえるキンコーズ
～生産管理部 文書電子化チーム編～
文書電子化チームのプレイングマネージャー！
今回の“プロがささえるキンコーズ”でご紹介するのは、紙文書の電子化サービスを専門として対応するチーム、生産管理部 文書電子化チームにて、チームのマネジメントを行いながらも、最前線でお客様対応を行う石賀さん。
「今の仕事、好きなんですよ。」
2001年入社の石賀さんは、営業職でキンコーズに入社し、様々な店舗で営業を経験した後、店長へ。
店長を任されるお店は、新店舗の立ち上げや主要顧客の一大イベントが待ち構えている店舗など、会社からミッションを与えられるシーンが多かった石賀さん。
店長の次に任されたのは外部の協力会社様との交渉、そして新しいパートナーづくりを担当する部署で活躍を経て、現在の文書電子化チームへと配属されました。
いろいろな体験をされている石賀さんですが、昔からの経験があってこその現在。
文書電子化チームでは営業職のようにお客様へ提案を行い、店長のようにチームへ指示出し・手配を進め、時にはパートナ―となった協力会社様と一緒にお仕事を対応します。
お客様とも話せてチームの指揮もとることから「今の仕事、好きなんですよ。」と、にっこり。
「生産の部署ですが、営業のようにお客様のところへ行ってます！」
文書電子化チームでは、お客様へのご提案から実際の電子化作業までを行っています。
そんな中で石賀さんがメインに担当しているのが、営業がお客様から相談を受けた案件に対し、お客様先に訪問し対象文書の調査、見積もり作成、電子化後のデータ取り扱いのご提案を行っています。
一日3件ほどお客様訪問を行い、お預かり予定の文書のサイズや白黒・カラーの確認、そしてホチキスの有無などの現場調査を行います。
外に出ていない日はないぐらいですねと、営業さん顔負けにプレイヤーとして日々活動中です。
「安心安全の一つとして」
現在、文書電子化チームにてマネージャー業、そしてご自身も率先してお客様対応を行う、プレイングマネージャーの石賀さん。
この部署に来る数年前より、文書管理のエキスパートを認定する『文書情報管理士』の資格を取得しています。
文書取り扱い関連の“入札”を行うために取得したものでしたが、今ではお客様への安心の一つになっています。
文書電子化でお受けする案件は、社内の機密情報や個人情報が入っているものも多く、こうした資格を持ったプロが対応していることも一つの要素となっています。
文書電子化チームでは、お客様先に訪問する石賀さんだけでなく、社内で実際に電子化を行う作業メンバーも、『文書情報管理士』の資格を持っており、お客様先でも社内での対応でも自信を持って対応できる体制が整っています。
「スキャンを対応するのでは無く、スキャンしてどうしたいか」
人は年間150時間を探し物に使うと言われている中、そんな時間をどう短縮できるか、無駄なものをなくせるかに貢献したい。というのも、お受けしているのは電子化を行うスキャン業務だけではなく、その後のデータをどのように活用いただけるのかといった提案を行っています。
今はスペースを作るため、生産性を上げるため、災害時に備えてデータ化したい等、お客様はさまざまなお悩みを持ったうえで相談をいただきます。なぜ電子化したいのか、そしてその後のデータをどう活用していくのか、石賀さんはこの点を常に意識。
協力会社様とパートナーとなり、未来を一緒考えるお手伝いもしていました。
「いかがでしたか？は必ず聞きます」
やりがいはやっぱりお客様が喜んでくれること、とお話してくださった石賀さん。
そこは営業時代も店長時代も変わらないようで、その言葉を聞きたくて「いかがでしたか？」と聞いちゃいますね、とちょっと恥ずかし気。
ですが、そこでしっかりどんな点に喜んでくださったか、ヒアリングを行います。
役に立つことが出来たのか、改善点は無いか、こうしたヒアリングから更により良いサービスにつなげていきます。
こうしてヒアリングを行うと、「社内の他部署に電子化サービスを紹介しました！」と言って、取引先社内経由で次のお仕事をいただくことも多いそう。こうした繋がりから役に立てたことを実感する、そんな瞬間が石賀さんにとってのやりがいであり、これからも頑張ろうという強い支えになっています。
「パートナーがいないと成り立たない」
相談を受けてくる営業メンバー、幅広い仕様や大型の案件を対応するための協力会社様、そしてお客様とも気持ちはパートナー。
そんな沢山のパートナーとお仕事をしている中、一番支えになっていると語るのは協力会社様。社内では対応しきれない特殊な仕様や、データの活用方法等、多くの場面で情報交換からサポートまで一緒になってお客様を支えてくれる強い味方。
文書電子化の未来の目標は「業務改革」へのコンサルティング。
そんな夢にも必ず協力してくれるパートナーが必要で、これからも一緒に歩んでいきたいと、熱い想いを教えてくれました。
「プロの私が、知見と安心感を持ってご協力いたします」
営業・店長・調達と様々な経験が今に生きているからこそ、知見を活かしてお客様からの相談に対してより具体的な提案を行います。
キンコーズの「文書電子化サービス」は、ここ数年間で急成長したサービスです。
これまでは、店舗をはじめとして用紙を数枚スキャンしPDF化するだけの「スキャンサービス」でしたが、コロナ禍を機にペーパレス化が進み今の時代に合わせてアップデートしたのが「文書電子化サービス」。
キンコーズとしての経験も武器に、電子化はもちろんのこと、データ化した後どう活用していくか、一緒にパートナーとしてご提案していきます！
書類管理体制の変更、オフィス移転、BPO対策など、文書電子化のきっかけはさまざま。
まずはオフィスや倉庫にある沢山の紙文書を確認するため、プロが訪問させていただきます！
- キンコーズ・文書電子化サービスについて
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文・写真：広報 サステナビリティ推進部
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